Salah satu fungsi dari HRD adalah rekrutmen, dimana proses tersebut merupakan gerbang dari proses bergabungnya seseorang ke dalam sebuah jabatan dalam suatu perusahaan.
Menurut Noe at. all (2000) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.
Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008), menyatakan bahwa rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Dari beberapa pendapat ahli tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa rekrutmen merupakan sebuah aktifitas awal yang bertujuan mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja potensial yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu dalam rangka seleksi orang-orang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Rekrutmen sendiri mempunyai beberapa tujuan, seperti yang dinyatakan oleh Henry Simamora (1997:214) rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain sebagai berikut :
- Untuk memikat sebagian besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.
- Tujuan pasca pengangkatan adalah penghasilan karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
- Meningkatkan citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan.
Berkaitan dengan tujuan rekrutmen tersebut di atas, salah satu yang menarik perhatian saya adalah : meningkatkan citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan.
Paradigma proses rekrutmen di era sekarang sudah mengalami perubahan dimana sebuah perusahaan dapat dilihat tingkat elegansi dan pencitraan positifnya dari bagaimana mereka menjalankan proses rekrutmen. Ketika sebuah proses rekrutmen dijalankan, bukan hanya departemen HRD yang mempunyai “gawe” tetapi hal tersebut adalah “gawe” perusahaan, sehingga dalam proses rekrutmen ini calon karyawan dapat melihat bagaimana citra yang dimunculkan oleh sebuah perusahaan.
Pencari kerja setelah mereka mengirimkan lamaran tentunya berharap dipanggil untuk menjalani proses seleksi, yang notabene secara umum terbagai menjadi : seleksi administratif, tes tertulis, tes psikologi, wawancara dengan HRD, wawancara dengan User, wawancara dengan Direksi ( untuk posisi tertentu ) dan tes kesehatan. Namun yang sering terjadi setelah pencari kerja mengirimkan lamaran dan menjalani proses, hanya yang lolos yang diberi tahu. Hal tersebut dari sudut pandang pencari kerja akan menimbulkan pencitraan negatif dan menurunkan elegansi terhadap perusahaan yang dilamar.
Dalam era yang sudah mengalami perubahan dan pencitraan perusahaan menjadi sebuah proyeksi bagaimana kondisi perusahaan tersebut, perlu ditingkatkan metode bagaimana HRD Departemen melayani calon customer internal. Beberapa tips dan saran yang dapat membantu :
- Buat email khusus untuk rekrutmen, tentukan media penyampaian lowongan dengan tepat ( note : era modernisasi, minimalkan kertas, gunakan email dan sarana jejaring sosial dan mailist ).
- Buat detail persyaratan jabatan, spesifikasi yang dibutuhkan, lokasi kerja, sistem kerja, benefit yang diterima ( gaji tidak dimunculkan karena sifatnya confidential ). Pengalaman saya, detail persyaratan jabatan, spesifikasi yang dibutuhkan, lokasi kerja, sistem kerja, benefit yang diterima saya jelaskan dengan detail dan efektif menyortir sendiri lamaran yang masuk, disamping itu juga memperlihatkan profil perusahaan secara umum.
- Batasi waktu pengiriman lamaran. Dalam kaitan dengan hal ini, saya pernah duduk sebagai HRD Supervisor di sebuah perusahaan yang sudah bersertifikat ISO 9001 : 2008, dimana proses pemenuhan karyawan ada batas waktu yang menjadi standar pemenuhannya ( staff 30 hari, supervisor 40 hari, manager 60 hari ). Jika lewat dari batas tersebut, dipastikan KPI akan rendah dan menjadi sasaran tim audit….hehehehehe….. Oleh karena itu saya batasi waktu pengiriman lamaran rata-rata hanya 7 hari, proses seleksi 7 hari, dan 14 hari ini saya gunakan untuk mengejar approval ( ini ternyata proses yang memakan waktu yang lama mengingat approval ini dilakukan oleh level jabatan yang sangat sibuk biasanya ).
- Berikan respon bagi para calon pelamar yang tidak lolos dalam tahapan apapun. Hal ini akan menimbulkan respon positif bagi mereka yang gagal, karena mereka walaupun gagal masih dihargai oleh perusahaan dengan respon yang diberikan. Proses ini bagi kalangan seksi rekrutmen mungkin merepotkan dan sangat menyita waktu………bagi yang tidak punya metode kerja saya rasa…hehehehe…yang saya lakukan adalah setiap calon customer internal harus mendapatkan pelayanan yang baik, karena “produk” kita sangat memungkinkan dikenal dengan getok tular.
- Jika bisa wawancara via telepon, gunakan itu. Bagi customer, kemudahan adalah salah satu poin plus dalam mencitrakan sebuah layanan. Bagi HRD, sudah banyak metode wawancara yang tidak harus bertatap muka, melainkan berdasarkan esensi wawancara….Ada yang bertanya mungkin, bagaimana kita bisa mengamati bahasa tubuh pelamar jika kita wawancara via telepon ? Bukankah cara merespon jawaban merupakan salah satu bahasa tubuh…..
- Jika semua proses sudah dilakukan, bagi pelamar yang diterima segera munculkan perjanjian kerja yang disepakati dan segera sampaikan kepada yang bersangkutan.
Semoga beberapa saran diatas bermanfaat bagi kalangan HRD dan semoga pencitraan terhadap perusahaan mejadi semakin positif.
“Memberikan layanan yang dilandasi humanisme mencitrakan pemberi layanan yang elegan”
