Sistem adalah seperangkat elemen yang saling bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem harus memiliki organisasi, keterkaitan, integrasi, dan tujuan utama. Setiap bagian dari sistem disebut sebagai subsistem. Subsistem apapun dalam suatu sistem dapat dibagi lagi menjadi beberapa bagian atau subsistem baru.
Contoh dari suatu sistem yang ada di perusahaan adalah Sistem Informasi. Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dibuat manusia yang secara umum terdiri dari seperangkat komponen terintegrasi, dapat berbasis komputer maupun manual, yang ditetapkan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dan memberikan output berupa informasi ke pengguna. Sistem informasi memfasilitasi fungsi operasional perusahaan dan mendukung pengambilan keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat manajer gunakan untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan perusahaan.
Salah satu subsistem dari Sistem Informasi yang ada di perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6), Sistem Informasi Akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users). Sedangkan Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (2001, h.3) merupakan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Tujuan dari SIA adalah untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dari kegiatan bisnis perusahaan. Tujuan SIA ini terlihat juga pada fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi, yaitu :
- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
SIA memiliki tiga subsistem yaitu sistem pemrosesan transaksi, sistem buku besar / pelaporan keuangan, dan sistem penutupan dan pembalikan. Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Komponen yang terdapat di dalam SIA antara lain :
- Manusia, sebagai pelaku yang menjalankan sistem
- Transaksi, sebagai objek dari sistem informasi akuntansi yang merupakan masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi
- Prosedur, sebagai langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan
- Dokumen, berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
- Peralatan, sebagai suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan
Komponen-komponen dari SIA ini merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan dan membentuk SIA perusahaan. Diawali dari masuknya data, lalu pemrosesan data yang sesuai prosedur, hingga hasil dari proses tersebut yang berupa informasi akuntansi. Komponen-komponen SIA harus terintegrasi dengan baik supaya menjadi suatu sistem yang kelak akan menghasilkan informasi yang akurat, aktual, dan berguna untuk para users (pengguna), baik di dalam perusahaan maupun luar perusahaan.
Manfaat SIA bagi perusahaan dapat dilihat dari beberapa poin berikut :
- Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien
- Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
- Meningkatkan efisiensi
- Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
- Meningkatkan sharing knowledge
- Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Dari uraian mengenai SIA di atas, dapat disimpulkan bahwa SIA sangat penting untuk suatu perusahaan. Dengan adanya SIA yang baik, perusahaan dapat melakukan proses operasi maupun informasi dengan lebih efektif dan efisien karena adanya pengendalian yang mengendalikan proses-proses tersebut sehingga hasil yang dicapai dapat sesuai dengan tujuan perusahaan. Selain itu informasi akuntansi yang dihasilkan dari SIA dapat dipertanggung jawabkan untuk kelak digunakan dalam mengambil keputusan mengenai keuangan perusahaan maupun digunakan oleh pihak di luar perusahaan seperti pemasok, investor, dan klien yang berhubungan langsung dengan kegiatan bisnis perusahaan.
Dapat dibayangkan apabila SIA suatu perusahaan tidak berjalan dengan baik, misalkan karena suatu komponen di dalam SIA yang tidak bekerja dengan optimal, tentu hal ini akan menyebabkan sistem yang berjalan menjadi terhambat sehingga mengakibatkan kegiatan bisnis perusahaan tidak berjalan lancar, informasi yang dihasilkan tidak akurat, dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan pun sulit untuk dicapai. Oleh karena itu, suatu perusahaan perlu merancang dan menjalankan SIA yang terbaik demi lancarnya kegiatan bisnis dan tercapainya tujuan perusahaan. Tidak hanya SIA, subsistem dari Sistem Informasi lain pun perlu dirancang dan dijalankan dengan sebaik mungkin agar kegiatan bisnis perusahaan dapat berjalan dengan efektif juga efisien dan perusahaan dapat berkembang seiring berjalannya waktu.
