Laporan Keuangan dan Dokumen Pendukung Studi Kasus pada Magang di PT. UMB

PT Umat Mandiri Berkemajuan (PT UMB) merupakan unit bisnis dari Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang berbentuk Perseroan Terbatas dan holding company bagi 13 unit bisnis aktif dalam bidang persewaan, makanan & minuman, lembaga keuangan mikro syariah, air mineral, piranti lunak, penunjang pendidikan (bahasa), aplikasi, poliklinik swasta & pelayanan kesehatan, konstruksi dan perdagangan.
PT. UMB sendiri juga menerapkan Budaya Organisasi PROAKTIVE, yaitu PROFESIONAL (Kompeten, Unggul, Cakap) AMANAH (Jujur, Disiplin, Tanggung Jawab) KOMITMEN (Loyalitas, Patuh, Kekeluargaan) TRANSPARAN (Terbuka, Toleran, Akuntabel) Inovatif (Kreatif, Analitis, Kebaruan) VISIONER (Berkemajuan, Kolaborasi, Idealis). Sistem ini digunakan untuk mendukung operasional dan administrasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Mencakup berbagai fitur yang dirancang untuk membantu proses bisnis, seperti pengelolaan keuangan, administrasi dokumen, manajemen sumber daya manusia dan layanan akademik. 

PT. UMB sendiri mempunyai 13unit bisnis yang dijalankan, yaitu:
1. UMB BOGA (Jasa penyediaan layanan kuliner yang inovatif dan berkualitas)
2. BMT UMY (Bergerak di bidang keuangan mikro dengan prinsip syariah)
3. LTC (Bergerak pada pelatihan bahasa)
4. UMB TIRTA (Memproduksi dan mendistribusikan air minum dalam kemasan)
5. UMB CONSTRUCTION AND TRADING (Bergerak di bidang konstruksi)
6. UMB AUTOCARE (Jasa pencucian dan perawatan mobil dan sepeda motor)
7. UMB TECHNO CREATIVE (Bergerak pada pengembangan sistem informasi dan juga pengembangan aplikasi)
8. WISMA MENTARI (Bergerak pada jasa penyewaan bangunan atau penginapan)
9. UMB ARMADA (Jasa penyewaan bus dan rental mobil)
10. MAHAD ALI BIN ABI THOLIB (Jasa pelatihan bahasa arab dan hafiz)
11. WISMA PASCASARJANA & STUDENT EXCHANGE (Bergerak pada penyewaan kamar bagi mahasiswa lokal dan mahasiswa exchange)
12. UMB KANTIN & PERTOKOAN (Bergerak pada jasa penjualan ruko )
13. PERSEWAAN GEDUNG (Bergerak pada jasa penyewaan gedung sportorium UMY, lantai dasar Masjid K.H Ahmad Dahlan)
Keberadaan PT. UMB sebagai Holding Company dengan berbagai unit bisnis mencerminkan komitmen perusahaan dalam menyediakan layanan berkualitas yang bermanfaat bagi masyarakat. PT. UMB terus berupaya melakukan inovasi dan memperluas layanannya agar dapat berperan sebagai pendorong pembangunan dan pemberdayaan masyarakat.

PT. UMB sangat bergantung pada pengelolaan dokumen yang sistematis untuk memastikan kelancaran proses bisnis. Namun, sistem tradisional berbasis dokumen fisik sering kali menjadi kendala dalam efisiensi kerja. Oleh karna itu, digitalisasi dokumen dan penerapan sistem filing yang terintegritasi menjadi prioritas utama.

Penerapan sistem digitalisasi dan filing di PT. UMB diharapkan dapat menjadi model bagi perusahaan lain yang menghadapi tantangan serupa. Dengan mengintegrasikan teknologi ke dalam proses manajemen dokumen, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan memperkuat daya saingnya di pasar. Penelitian ini memberikan gambaran menyeluruh tentang langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, mulai dari identifikasi masalah, implementasi Solusi, hingga evaluasi hasil.

Pengelolaan dokumen keuangan merupakan elemen kunci dalam operasional perusahaan. Kebutuhan akan pengelolaan dokumen keuangan yang efektif semakin penting di era saat ini. Dengan perkembangan teknologi, organisasi dituntut untuk menerapkan sistem pengelolaan yang efisien guna meningkatkan produktivitas dan akurasi data. Perusahaan membutuhkan sistem yang efisien untuk mengelola dokumen fisik dan digital, mengingat banyaknya volume data yang harus diolah setiap hari. Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan, termasuk PT. Umat Mandiri Berkemajuan adalah ketidak efisienan dalam penyimpanan akses dokumen. Masalah ini seringkali menyebabkan penumpukan dokumen, peningkatan risiko kehilangan data, dan waktu yang lebih lama untuk mencari informasi yang dibutuhkan.