Urgensi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Efektivitas Administrasi Sekolah

Kemajuan suatu lembaga baik lembaga pendidikan, pemertintahan, sosial, dan politik dapat dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang dengan pesat pada era ini. Setiap lembaga tersebut tentunya mendambakan proses administrasi yang unggul dalam manajemen dan penggarapan arsipnya. Berbagai upaya untuk melakukan perawatan arsip dengan baik, akan tetapi masih ada tidak secara menyeluruh tertata rapi.  

Arsip adalah naskah dalam bentuk tertulis yang didalamnya mengandung berbagai keterangan penting (Wijaya et al., 2018). Manajemen kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penyimpanan, perawatan, supervisi atau pengawasan, pemindahan, dan penghapusan.  

Manajemen arsip ini memiliki peranan yang sangat penting, karena apabila persuratan atau arsip pada sebuah lembaga terbengkalai maka dapat membuat para pegawai dan staf terhambat dalam mencari sebuah dokumen arsip yang mereka perlukan. Tidak sedikit sekolah yang mendapat keluh kesah dari siswa mengenai dokumen atau berkas ijazah mereka yang mengalami kerusakan atau bahkan hilang. 

Hal ini juga termasuk penyebab pentingnya pengelolaan arsip yang unggul pada sebuah lembaga pendidikan, karena pengelolaan arsip mencakup proses penyusunan, penyimpanan berbagai dokumen dan surat surat sejak dari lembaga pendidikan tersebut didirikan, pencatatan data yang mencakup seluruh peserta didik, tenaga didik dan kependidikan dari awal mereka masuk sampai keluar (Musyarofah, 2010). 

Oleh karena itu untuk mewujudkan manajemen kearsipan yang unggul perlu adanya optmalisasi dalam fungsi-fungsi manajemen kearsipan, yang meliputi aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan kearsipan. Seperti yang telah disebutkan fungsi manajemen kearsipan meliputi

1. Fungsi Perencanaan

Proses ini diawali dengan menetapkan alternatif perencanaan yang bersifat realistis dan ekonomis dengan tetap memperhatikan keselarasan yang baik agar para pegawai mendapatkan kejelasan. 

Perencanaan yang baik tentunya perlu didasari dengan pengetahuan yang memadai dan mendalam, serta naluri yang tajam. Dalam proses perencanaan tentunya juga tetap melibatkan keikutsertaan pegawai dengan tetap mempertimbangkan segala sisi positif dan negatifnya.

2. Fungsi Pengorganisasian

Kegiatan ini sama halnya dengan penggunaan arsip yang dilakukan dengan cara memberikan fasilitas layanan peminjaman arsip kepada pihak private (dalam) maupun pihak luar. Pihak sekolah dapat mengunci akses peminjaman arsip untuk publik apabila menghambat berjalannya proses, mengganggu kepentingan proteksi hak dan persaingan yang tidak sehat, membahayakan, dan membawa kerugian. Pengorganisasian memiliki peranan dalam mendistribusikan pembagian kerja, dan menentukan hubungan kerja diantara satuan pengolah dalam sebuah sekolah.

3. Fungsi Penyusunan

Dapat diartikan sebagai proses penyusunan staf yang bertugas atau pengisian jabatan dengan memperhatikan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dibuat. Proses ini berfungsi dalam perekrutan pegawai perusahaan untuk memastikan apakah sudah mendapatkan pegawai sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditentukan.

4.  Fungsi Pengarahan 

  Fungsi ini diberikan oleh para pimpinan kepada staf bagian arsip dengan cara menyampaikan motivasi, memeberikan masukan atau bebarapa saran, menjaga lancarnya komunikasi dengan baik, dan menggiatkan para pegawai kearsipan agar mampu dan lebih mengoptimalkan pekerjaannya sehingga dapat mewujudkan sistem kearsipan yang unggul dalam adminitrasi suatu sekolah maupun lembaga pendidikan. 

Fungsi ini juga bisa dikatakan sebagai salah satu dari beberapa fungsi manajemen kearsipan yang dapat meningkatkan efektivitas kerja secara maksimal dalam rangka mewujudkan manajemen arsip atau administrasi pendidikan dalam bidang tata usaha yang unggul.

5.  Fungsi Pengawasan

 Setelah fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, dan pengarahan terlaksana maka selanjutnya adalah fungsi pengawasan. Fungsi ini merupakan upaya untuk menentukan capaian prestasi dengan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya, merancang sistem dari feedback informasi, menimbang apakah prestasi yang dicapai sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan atau belum, dan menelaah apakah terjadi penyimpangan dan muncul beberapa problematika ketika proses sedang berjalan, kemudian jika terdapat hal-hal tersebut maka perlu dilakukan evaluasi dan perbaikan terkait probelamatika yang terjadi.

Fungsi-fungsi yang telah dipaparkan diatas memiliki peranan dalam manajemen kearsipan untuk mendorong terwujudnya sistem arsip pendidikan yang unggul dan berkualitas, dalam hal ini para pegawai kearsipan tentunya harus berkompentensi dan memiliki keahlian dalam bidang arsip, serta mampu melakukan inovasi-inovasi di dalamnya. 

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin berkembang pada era ini bisa dimanfaatkan sebagai sarana dalam melakukan inovasi manajemen kearsipan yang semulanya dilakukan secara manual maka pada era sekarang ini dilakukan dengan sistem arsip digital, di mana inovasi dalam bentuk sistem arsip digital ini sangat memudahkan bagi para pegawai dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi pendidikan. 

Sejalan dengan (Aw et al., 2015) yang mengemukakan bahwa dengan manajemen kearsipan berbasis digital maka kualitas layanan akan lebih unggul dan pengguna arsip tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk memperoleh dokumen atau berkas arsip yang mereka butuhkan.

Daftar Pustaka 

Aw, S., Rosidah, & Kumoro, J. (2015). Efisiensi kajian ilmu administrasi. Prodi P.ADP FF UNY, 13(1), 1--100.

Musyarofah, S. (2010). Pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP dua mei ciputat. 1--96.

Wijaya, R. A., Wiyono, B. B., & Bafadal, I. (2018). Pengelolaan kearsipan. Jurnal Administrasi Dan Manajemen Pendidikan, 1(2). https://doi.org/10.17977/um027v1i22018p231