Siapa yang disini sudah muali pusing di akhir tahun dengan tutup buku perusahaan. Jadi tutup buku menjadi aktivitas yang  melekat dengan dunia akuntansi. Perusahaan akan melakukan tutup buku pada akhir bulan dan akhir tahun periode akuntansi. Tutup buku akan memindahkan saldo akhir di tiap akun neraca lalu dipindahkan menjadi saldo awal di akun bulan atau tahun periode selanjutnya.
Nah ini yang menjadikan akuntan di perusahaan yang mengalami kesulitan saat tutup buku akhir tahun, di artikel kali ini MASERP akan memberikan tips dan cara mudah melakukan tutup buku yang tidak membutuhkan waktu lama, yuk disimak sampai habis ya!
Apa Sih Itu Tutup Buku?
Tutup buku menjadi kegiatan menutup atau cut off laporan keuangan di akhir periode akuntansi, biasanya dilakukan oleh divisi keuangan. Lalu tutup buku ini dilakukan setelah selesai membuat laporan keuangan untuk memudahkan saat pemeriksaan transaksi antara periode akuntansi saat ini dan transaksi di periode selanjutnya.
Selain informasi transaksi, tutup buku setelah membuat laporan keuangan juga mengetahui nilai akun modal di akhir periode dimana saldo modal tidak berbeda antara laporan dan di neraca, mengetahui saldo awal neraca di periode selanjutnya sehabis tutup buku, memisahkan nominal akun pendapatan dan beban di periode selanjutnya, dan menginformasikan kondisi keuangan perusahaan.
Saldo di akhir periode bisa bulan/tahun dilihat diperoleh dari akun-akun di laporan neraca, lalu dipindahkan ke saldo awal di periode selanjutnya, baik itu bulan maupun tahun. Untuk saldo akhir di laporan laba rugi akan ditutup atau dipindah menjadi akun laba tahun berjalan dan laba tersebut dipindahkan ke laba ditahan.
Tutup buku di akhir bulan bertujuan membuat jurnal penyusutan aset dan revaluasi, dua aktivitas tersebut tidak ada di tutup buku akhir tahun. Untuk memudahkan tutup buku akhir tahun, Anda perlu melakukan tutup buku bulanan lebih dahulu sampai Desember tahun tersebut ya.
Tips Melakukan Tutup Buku
Cek Utang Perusahaan
Selain piutang, utang bisnis juga perlu dicek loh apa perusahaan Anda sudah menerima dan mencatat tagihan vendor terhadap semua pembayaran produk dan jasa di bulan Anda ditagih. Utang usaha yang tidak dibayar dapat menyebabkan perusahaan Anda mendapatkan isu kepercayaan dari vendor. Jadinya perusahaan Anda perlu memastikan kalau tidak ada utang yang menunggak, kalau kewajiban pembayaran belum bisa dipenuhi di tanggal jatuh tempo, Anda bisa melakukan konfirmasi rencana pembayaran ke vendor untuk kesepakatan pembayaran.
Cek Piutang Perusahaan
Ketika memulai tutup buku, Anda perlu memastikan semua pelanggan yang sudah menerima produk maupun jasa di periode tersebut sudah membayar (tertagih). Kalau pencatatan dilakukan di software akuntansi, saldo di fitur piutang usaha (account receivable) harus sesuai dengan saldo di buku besar laporan neraca.
Lalu, cek umur piutang usaha. Kalau umur piutang sudah terlalu lama dan belum tertagih, ini perlu menjadi perhatian. Kalau piutang tidak bisa ditagih, maka bisa dihapus dan dijadikan sebagai kerugian piutang tak tertagih.
Laporan keuangan perusahaan bisa menjadi lebih akurat kalau tanggal faktur di bulan pengiriman produk atau jasa juga menjadi pendapatan yang diakui di bulan tersebut.
Rekonsiliasi Rekening Bank
Selanjutnya, saldo di laporan mutasi bank (rekening koran) dan di software akuntansi harus sama, begitu pun dengan transaksi yang sudah terjadi. MASERP memiliki fitur rekonsiliasi bank di modul Kas/Bank yang akan memudahkan Anda melakukan tahapan ini.
Tips jitunya, sebaiknya Anda melakukan rekonsiliasi bank setiap akhir minggu, jangan menunggu hingga akhir bulan apalagi akhir tahun karena kalau ditemukan kesalahan pencatatan akan lebih sulit untuk memperbaikinya.
Catat Setiap Pembelian Aktiva (Aset) Tetap
Selain transaksi utang dan piutang, setiap transaksi mengenai aset tetap pun perlu dicatat karena umumnya memiliki nominal besar dan digunakan untuk keperluan operasi perusahaan. Setiap aset tetap akan mengalami depresiasi, dan untuk memudahkan perhitungan ini dapat menggunakan software akuntansi tanpa perlu menghitung manual.
Buat Jurnal Penyesuaian
Tidak sedikit perusahaan yang menggunakan metode akrual dalam pencatatan transaksi (transaksi dicatat saat waktu tersebut, walau kas belum diterima). Biasanya akan diposting di jurnal pada akun berikut ini:
- pendapatan/pendapatan belum ditagih/pendapatan ditangguhkan
- persediaan/harga pokok penjualan
- beban/beban dibayar di muka/beban harus dibayar
Cek Laporan Keuangan
Agar tutup buku berjalan dengan baik dan data yang disajikan akurat, Anda perlu memeriksa laporan neraca perusahaan seperti saldo yang sangat signifikan dari bulan sebelumnya, barang atau persediaan yang hilang, atau kesalahan dalam pencatatan transaksi.
Kalau perusahaan memakai basis akrual, lakukanlah koreksi atau buat jurnal penyesuaian. Selain laporan neraca, cek juga laporan lain seperti laba-rugi, arus kas, perubahan modal dan laporan posisi keuangan.
Update Anggaran
Dari laporan keuangan, Anda bisa mengetahui anggaran mana yang jumlahnya melebihi rencana atau berbeda dari rencana. Lalu, Anda bisa mengeceknya dan mencari tahu apa penyebab anggaran bisa tidak sesuai rencana.
Anggaran perusahaan biasanya tidak selalu statis, karena bisa saja urusan operasi atau transaksi sedang meningkat atau menurun, di sini Anda bisa menganalisa dari data tiap bulan serta buat perkiraan untuk waktu yang akan datang.
Ketika menyusun anggaran di awal tahun, catatlah anggaran yang memang memiliki nilai tetap, lalu di kolom sebelahnya berikan juga perkiraan anggaran.
Sekarang, software akuntansi merupakan solusi bagi banyak perusahaan yang sering mengalami kesalahan dalam pencatatan data keuangan. Banyak manfaat yang diperoleh perusahaan yang menggunakan software akuntansi antara lain pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif karena bisa mengotomatisasi pekerjaan yang berulang.
