Metode yang umum digunakan untuk pencatatan transaksi pada perusahaan dagang adalah metode pencatatan persediaan perpetual dan metode pencatatan persediaan periodik. Setiap metode memiliki pendekatan yang berbeda dalam pencatatan persediaan dan transaksi penjualan, Di antara kedua metode tersebut, metode perpetual banyak dipilih karena memberikan informasi persediaan yang lebih akurat dan real-time
Metode perpetual
 Pencatatan persediaan dilakukan secara terus menerus atau real time. Setiap kali terjadi transaksi pembelian atau penjualan , persediaan langsung diperbarui dalam pembukuan, sehingga saldo persediaan selalu akurat dan mencerminkan jumlah barang yanga ada.
Berikut contoh perusahaan yang menggunakan metode perpetual
- PT Matahari Departemen Store Tbk (matahari)
Ini adalah perusahaan ritel yang mengelola departemen store di berbagai kota besar di Indonesia. Dengan ribuan item produk yang tersedia, matahari menggunakan metode perpetual untuk memantau persediaan secara real-time. Ini memudahkan manajemen untuk melacak stok barang di seiap toko, memperbarui ketersediaan produk, dan merencanakan restocking
- Tokopedia dan shoppeÂ
Platform e-commerce terbesar di Indonesia. mereka juga mengadopsi metode perpetual untuk mengelola persediaan, khususnya dibagian logistic dan warehouse mereka (untuk produk yang tersimpan di gudang mereka). Ini berujuan untuk memperbarui stok secara otomatis setiap ada transaksi penjualan, menjaga akurasi data stok, dan mengatur kebutuhan restock dengan cepat.
Metode periodik
Mencatat persediaan pada akhir periode tertentu, biasanya bulanan atau tahunan. Selama periode tersebut, tidak ada pencatatan khusus untuk setiap transaksi persediaan, penjualan dan pembelian hanya dicatat sebagai transaksi biasa tanpa mempengaruhi saldo persediaa langsung. Pada akhir periode, persediaan dihitung fisik dan diperbarui di pembukuan.
Contoh perusahaan dagang yang menggunakan metode periodik
- Toko kecil atau warung yang menjual bahan makanan atau kebutuhan sehari-hari sering menggunakan metode periodik karena jumlah transaksinya relatif rendah , dan tidak memerlukan pencatatan yang terlalu detail.
- Usaha mikro , kecil dan menengah (UMKM)
Banyak UMKM di Indonesia yang masih mengguankan metode periodic karena skala usahanya yang kecil. Misalnya , produsen kerajinan atau pengusaha catering kecil tidak memerlukan pencatatan stok secara real-time karena jumlah transaksi harian mereka cenderung terbatas.
Namun berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan dari metode perpetual :
- Kelebihan :
1. Informasi persediaan yang akurat dan real-time dengan metode ini stok persediaan selalu diperbarui setiap kali ada transaksi, sehingga perusahaan memiliki data persediaan yang selalu tekini.
2. kontrol persediaan yang lebih baik dengan pencatatan persediaan secara real-time agar perusahaan mengidentifikasi kekurangan stok atau kelebihan stok lebih cepat , sehingga dapat mengurangi risiko kehilangan penjualan atau overstocking.
3. Kemudahan dalam pengambilan keputusan dengan informasi stock yang real-time mempermudah manajemen dalam membuat keputusan terkait pembelian, promosi dan produksi. Dengan data yang akurat , manajemen bisa mengatur restock lebih tepat waktu dan menghindari biaya penyimpanan yang tidak perlu.
4. Akurasi dalam laporan keuangan dengan metode perpetual membuat nilai persediaan dan harga pokok penjualan (HPP) selalu up-to-date, sehingga laporan keuangan lebih akurat. Hal ini membantu perusahaan dalam memantau profitabilitas dan membuat laporan keuangan lebih mudah.
5. Meminimalkan kebutuhan perhitungan fisik
Karena pencatatan dilakukan secara berkelanjutan, perusahaan tidak perlu melakukan investaris fisik sesering mungkin. Ini menghemat waktu dan sumber daya, walaupun investaris fisik tetap diperlukan untuk memverifikasi keakuratan sistem.
- Kekurangan
1. Biaya implementasi yang tinggi yang membutuhkan sistem yang canggih seperti perangkat lunak ERP dan sistem kasir otomatis untuk memastikan pencatatan persediaan secara otomatis dan real-time
2. Memerlukan teknologi yang bagus, metode ini sangat bergantung pada teknologi, seperti sistem computer atau perangkat lunak, untuk memantau dan memperbarui persediaan. Jika terjadi kerusakan atau masalah teknis, pencatatan persediaan bisa terganggu yang dapat mempengaruhi operasional perusahaan.
3. Pencatatan yang lebih rumit dengan pencatatan secara perpetual membutuhkan sistem yang lebih kompleks dan proses pelatihan yang lebih mendalam untuk karyawan. Pencatatan yang detail setiap kali terjadi transaksi bisa menambah beban administrasi.
4. Ketergantungan pada penginputan data yang tepat, karena pencatatan bersifat otomatis , kesalahan dalam menginput data dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam persediaan.
5. Pengawasan lebih ketat terhadap persediaan ,meski mengurangi fisik , perusahaan tetap perlu melakukan inverstaris fisik secara berkala untuk memastikan akurasi data. Pengawasan ini membutuhkan upaya tambahan agar data persediaan sesuai dengan kondisi nyata digudang.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
