Pembahasan Soal Diskusi 2 Ciri dan Contoh Surat Korespondensi Bisnis yang Baik

Surat korespondensi adalah surat yang ditulis untuk tujuan komunikasi formal antara individu, organisasi atau lembaga. Surat ini bisa berupa permohonan, laporan atau informasi lainnya yang biasanya mengikuti format tertentu dan memiliki tujuan spesifik seperti menyampaikan informasi , meminta klarifikasi atau menjalin kerjasama.

Ciri-ciri surat korespondensi bisnis yang baik dan benar

• Format yang rapi : surat korespondensi bisnis yang baik harus disusun dengan format resmi dan teratur. Hal ini meliputi penggunaan kop surat yang mencantumkan nama perusahaan , alamat, nomor telepon  dan alamat email. Selain itu, penting untuk mencantumkan tanggal penulisan surat, Alamat lengkap penerima, serta menempatkan tanda tangan di akhir surat, format yang rapi tidak hanya menunjukan profesionalisme tetapi juga memudahkan penerima dalam membaca surat.
• Lugas : ialah hemat kata tetapi tidak mengurangi makna dan maksud dari pembuatan surat. Kalimat yang digunakan tidak bertele-tele, sehingga penerima langsung mengetahui maksud dari surat tersebut.
• Bahasa formal dan jelas : dalam penulisan surat bisnis, penggunaan bahasa yang sopan , formal, dan jelas sangat penting pilihlah kata-kata yang mudah dipahami dan hindari istilah yang terlalu teknis kecuali memang diperlukan . kesopanan dalam berbahasa mencerminkan rasa hormat kepada penerima dan membantu membangun hubungan baik.
• Tujuan yang jelas : surat harus diawali dengan menyebutkan tujuan penulisan secara langsung dan jelas. Dengan car aini , penerima segera memahami inti dari surat tersebut tanpa harus membaca keseluruhan isi. Tujuannya agar membantu mengarahkan pembaca untuk merespon dengan lebih tepat.
• Informasi yang lengkap : surat bisnis yang efektif harus memuat semua informasi yang relevan terkait dengan tujuan surat. Ini termasuk detail produk atau jasa yang ditawarkan spesifikasi harga, syarat pemesanan, serta informasi lain yang dapat membantu penerima membuat Keputusan. Inforamsi yang lengkap akan memberikan kesan professional dan memudahkan komunikasi lebih lanjut.
• Struktur yang teratur : menggunakan paragraph yang terorganisir dengan sangat baik, ini penting untuk memudahkan pembaca memahami isi surat. Struktur yang baik membantu menjaga alur pemikiran yang logis, sehingga setiap bagian surat saling tehubung dan mendukung pesan utama yang ingin disampaikan.
• Penutupan yang sopan : dibagian akhir surat, penting untuk memberikan penutup yang sopan termasuk ajakan untuk merespon atau menghubungi Kembali. Hal inio menunjukan sikap terbuka dan siap menjalin hubungan komunikasi lebih lanjut. Penutup yang baik menciptakan kesan postif bagi penerima.
• Tanda tangan dan nama yang jelas : surat harus menyatakan nama pengirim serta jabatan di perushaan dan jika menggunakan format fisik, tambahkan tanda tangan dibagian bawah. Ini memeberikan keaslian dan kepercayaan pada surat tersebut.

Dari ciri-ciri atas  mari kita buatkan contoh untuk surat korespondensi bisnis yang baik dan benar

berikut dibawash ini contohnya : 

 

PT NUSANTARA FURNITURE

Jalan Karang Batu No. 126

Tel.022.66541447,Fax.022.66541446

Nomor                       : 006/BB/V11/2024

Lampiran                   : 2 lembar