Arsip Disimpan dan Dikelola Dimana Ya? Yuk Cari Tahu!

Kalian pasti sudah tidak asing lagi dengan arsip bukan? Atau mungkin kalian lebih sering menyebutnya sebagai dokumen. Di pembahasan ini, mau bicara soal arsip nih. Dibaca dan pahami baik-baik ya!

Jadi mari kita mulai dengan pertanyaan, apa itu arsip? Arsip adalah dokumen bernilai penting dalam kehidupan yang merekam suatu kejadian, biasanya dibentuk dengan berbagai media sesuai perkembangan teknologi.  Seperti yang kita tahu pada era saat ini segala hal sudah serba digital, benar? Arsip pada saat ini sudah dapat dialihmedia dengan cara di scan dan dijadikan file pdf agar bisa dikirim ataupun disimpan secara digital. Contohnya, pasti kalian sering sekali menemukan syarat dari beberapa perusahaan yang meminta kalian mengirimkan salinan Kartu Keluarga atau KTP melalui e-mail. Pastinya dokumen yang diperlukan akan di scan terlebih dahulu bukan? Hal tersebut juga termasuk ke dalam proses pengamanan dokumen, lho. Yaitu perubahan dokumen fisik menjadi dokumen digital.

Bicara soal pengamanan dokumen, terdapat tempat yang dikhususkan untuk menyimpan arsip. Tidak hanya menyimpan tetapi juga mengelolanya hingga proses disposisi atau penghancuran terhadap suatu arsip yang biasanya sudah tidak diperlukan, yaitu Lembaga Kearsipan. Lembaga kearsipan ini tidak sembarang dalam menyimpan jenis arsip. Jenis arsip yang disimpan ialah arsip statis dari sebuah perusahaan atau organisasi atau unit kerja. Menurut UU No. 43 Tahun 2009, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak oleh Arsip Nasional Republik Indonesia/Lembaga Kearsipan.

Untuk lembaga pemerintahan, penyimpanan arsip dilakukan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) yang  berada langsung dibawah serta bertanggungjawab kepada Presiden. ANRI tidak hanya bertugas untuk mengelola dan menyimpan arsip, nih, melainkan tugas pokoknya ialah menyediakan pengembangan atau pembinaan kearsipan pada tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi.

Lalu bagaimana dengan penyelenggaraan kearsipan di Perguruan Tinggi? Ini merupakan tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya seperti Rektorat, Fakultas, civitas akademika, atau unit kerja di lingkungan perguruan tinggi. Terakhir, ada fakta lain nih. Perguruan tinggi yang kegiatannya dibiayai anggaran negara, APBD, maupun luar negeri akan tetapi belum memiliki lembaga kearsipan, perguruan tinggi tersebut wajib menyerahkan arsip statisnya kepada lembaga kearsipan daerah.

Begitu pentingnya peran pusat arsip maupun lembaga kearsipan dalam pengelolaan dan pelestarian arsip terutama bagi dokumen yang memiliki nilai sejarah. Terdapat kutipan dari dosen Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas YARSI, Nita Ismayati & Farli Elnumeri mengenai pusat dan lembaga arsip:

“Arsip adalah dokumen yang sangat penting dan fatal jika pengelolaannya tidak sesuai prosedur. Lembaga kearsipan akan membantu melakukan pembinaan terhadap pengelolaan arsip, penyimpanan, dan pelestarian arsip sehingga arsip akan tetap terjaga dan tidak rusak.”

Sekarang sudah tahu kan seperti apa peran pusat arsip dan lembaga kearsipan? Sangat berpengaruh bagi pelestarian arsip. Lalu, jagalah arsip kalian dengan baik dan benar pada tempat yang aman dan terhindar dari sinar matahari dan kondisi ruangan yang lembab. Semoga pembahasan diatas dapat membantu kalian dalam memahami lembaga kearsipan, ya!