Tugas dan Tanggung Jawab Admin Logistik: Panduan untuk Pemula

Dalam dunia bisnis dan entrepreneur yang kompetitif, kelancaran arus logistik menjadi salah satu elemen penting untuk mendukung keberhasilan operasional perusahaan. Di balik kelancaran distribusi produk hingga ke tangan konsumen, terdapat peran vital yang dijalankan oleh seorang admin logistik. Bagi mereka yang baru mengenal atau tertarik berkarir di bidang ini, pemahaman yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab admin logistik sangat diperlukan.

Artikel ini akan mengupas tuntas peran admin logistik, mulai dari tugas utama, tanggung jawab harian, keterampilan yang diperlukan, hingga tantangan yang dihadapi dalam profesi ini. Jika Anda pemula dan ingin memahami lebih lanjut mengenai apa yang dilakukan admin logistik, simak panduan berikut ini!

Apa Itu Admin Logistik?

Admin logistik adalah seseorang yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan administrasi proses logistik dalam perusahaan. Peran ini mencakup pengaturan dan pemantauan distribusi barang, memastikan kelancaran alur informasi, serta mendukung berbagai aspek logistik lainnya. 

Admin logistik bekerja sama dengan tim produksi, penjualan, dan keuangan untuk memastikan seluruh alur logistik berjalan efisien dan tepat waktu.

Tugas Utama Admin Logistik

Berikut ini adalah tugas utama yang biasanya dilakukan oleh seorang admin logistik:

1. Pengelolaan Dokumen dan Data Logistik

   • Memproses dokumen logistik seperti faktur, invoice, dan surat jalan.

   • Mengelola data logistik dalam sistem, termasuk informasi terkait pengiriman dan penerimaan barang.

   • Membuat laporan logistik dan melakukan analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.

2. Koordinasi dan Komunikasi dalam Proses Logistik

   • Berkomunikasi dengan vendor, supplier, dan pelanggan untuk memastikan kelancaran pengiriman barang.

   • Mengatur jadwal pengiriman dan memilih armada transportasi yang tepat.

   • Memantau status pengiriman barang dan menyelesaikan masalah logistik yang mungkin timbul.

Tanggung Jawab Harian Admin Logistik

Tugas sehari-hari admin logistik sangat beragam dan menuntut ketelitian serta kecepatan dalam menanggapi kebutuhan operasional. Berikut adalah beberapa tanggung jawab harian yang sering dilakukan:

• Menerima dan memproses pesanan: Admin logistik bertugas menerima pesanan dan memastikan pesanan tersebut diproses sesuai jadwal.

• Mengatur jadwal pengiriman; Menjadwalkan pengiriman barang dan memastikan armada transportasi tersedia tepat waktu.

• Koordinasi dengan vendor dan supplier: Melakukan komunikasi dengan vendor untuk memastikan ketersediaan barang dan kesiapan armada.

• Dokumentasi pengiriman: Mencetak serta mendistribusikan dokumen pengiriman seperti surat jalan dan invoice kepada pihak terkait.

• Pelacakan pengiriman barang: Melacak status pengiriman barang dan memberikan informasi kepada pelanggan terkait status pengiriman.

• Laporan harian dan analisis data: Membuat laporan harian dan menganalisis data logistik untuk mendukung proses evaluasi dan perbaikan sistem logistik.

Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Menjadi Admin Logistik

Untuk menjadi seorang admin logistik yang sukses, berikut ini keterampilan dan kualifikasi yang umumnya dibutuhkan:

1. Kemampuan Manajemen Data dan Komputer: Menguasai program Microsoft Office, seperti Word, Excel, dan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk memudahkan pengelolaan data logistik.

2. Keterampilan Komunikasi: Mampu berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pihak, baik secara lisan maupun tulisan.

3. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu: Memiliki kemampuan dalam mengatur waktu dan tugas agar dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan tepat waktu.

4. Kemampuan Analisis: Mampu menganalisis data untuk membuat laporan yang akurat dan mendukung pengambilan keputusan.

5. Pengetahuan Dasar tentang Logistik: Memahami proses logistik mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi barang.

Tantangan dalam Profesi Admin Logistik

Profesi ini tidak lepas dari tantangan yang harus dihadapi setiap harinya. Berikut ini beberapa tantangan yang kerap dihadapi oleh seorang admin logistik:

1. Beban Kerja yang Tinggi

Admin logistik sering dihadapkan dengan deadline yang ketat dan harus menangani banyak tugas dalam waktu singkat.

2. Kompleksitas Proses Logistik

Proses logistik melibatkan berbagai pihak dan tahapan yang membutuhkan ketelitian dan kemampuan multitasking.

3. Masalah yang Tidak Terduga

Admin logistik harus siap menghadapi berbagai masalah, seperti keterlambatan pengiriman atau kerusakan barang dalam proses distribusi.

4. Perkembangan Teknologi yang Cepat

Industri logistik terus berkembang, sehingga admin logistik perlu terus memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka, terutama dalam penggunaan perangkat lunak logistik terbaru.

Alat yang Digunakan dalam Pekerjaan Admin Logistik

Seorang admin logistik biasanya menggunakan beberapa alat bantu untuk mendukung kelancaran tugasnya. Berikut adalah beberapa perangkat yang umum digunakan:

1.Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP mengintegrasikan fungsi bisnis ke dalam satu platform, memudahkan admin logistik dalam mengakses dan mengelola data logistik.

2.Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management System/WMS)

WMS membantu dalam pengelolaan gudang, termasuk penyimpanan dan pengambilan barang.

3. Sistem Manajemen Transportasi (Transportation Management System/TMS)

TMS digunakan untuk perencanaan rute pengiriman, pemilihan vendor transportasi, dan pelacakan armada.

4. Sistem Pelacakan GPS

GPS memungkinkan admin logistik memantau lokasi barang secara real-time selama proses pengiriman.

5. Software Perkiraan Permintaan (Demand Forecasting Software)

Perangkat lunak ini membantu memprediksi permintaan produk untuk perencanaan persediaan yang lebih efektif.

Pekerjaan sebagai admin logistik memegang peranan penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Dengan tugas yang kompleks dan beragam, admin logistik memastikan setiap produk sampai ke tujuan tepat waktu, aman, dan dalam kondisi baik. Profesi ini cocok bagi mereka yang teliti, terorganisir, serta memiliki keterampilan komunikasi yang baik. 

Meski penuh tantangan, menjadi admin logistik menawarkan kesempatan untuk terlibat langsung dalam kesuksesan perusahaan dan mengembangkan keterampilan manajerial yang berharga di bidang logistik.

Jika Anda tertarik pada bidang logistik dan ingin berkontribusi dalam mendukung operasional perusahaan, profesi ini dapat menjadi langkah awal yang tepat untuk Anda.