Di masa pandemi, tim Coca-Cola menggunakan AskMi untuk mengumpulkan surat pernyataan kesehatan dari karyawannya. AskMi menampilkan Protokol Nasional dan Pusat untuk pencegahan Covid-19 mirip dengan Peduli Lindungi di Indonesia.
Tidak diragukan lagi, platform HR digital ini menunjukkan hasil yang sangat bagus. Karyawan dapat dengan mudah menggunakannya melalui handphone masing-masing dan mulai mengajukan permintaan persetujuan urusan kepersonaliaan melalui aplikasi ini.
Aplikasi ini tidak hanya membantu Coca-Cola Vietnam meningkatkan pengalaman karyawan mereka yang sudah ada, tetapi juga membantu kelancaran tahap pengenalan bagi karyawan baru mereka.
Manajemen melaporkan pengurangan waktu untuk melakukan tugas HR sampai 40%, sebagian besar untuk memproses dan menyetujui permintaan karyawan. Di sisi lain, karyawan juga dapat menghemat waktu hampir 50%Â dari waktu yang biasanya digunakan untuk mengakses informasi perusahaan yang relevan.
Kisah sukses Coca-Cola Vietnam dalam menerapkan AI melalui platform Leena AI dalam mengefisiensikan aktifitas HR telah menginspirasi perusahaan-perusahaan kelas dunia termasuk perusahaan di Indonesia.
Digitalisasi aktifitas HR atau pengelolaan kegiatan HR dengan memanfaatkan teknologi digital selaras dengan perkembangan teknologi Industry 4.0 sehingga sering disebut sebagai HR 4.0 atau HRIS 4.0 (Human Resources Information System).
Sebagian perusahaan di Indonesia telah menerapkan digitalisasi aktifitas HR ini baik secara sebagian maupun secara keseluruhan dan terintegrasi. Namun belajar dari kesuksesan Coca-Cola Vietnam ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menerapkan digitalisasi HR agar berhasil sepenuhnya yaitu:
- platform yang dipilih harus platform tunggal (aplikasi) yang bisa berdiri sendiri namun bisa terintegrasi dengan sistim yang sudah ada, contohnya SAP, sistim absensi yang ada (RFID atau barcode) dan sistim lainnya yang sudah ada di perusahaan.
- Tersedia dalam dua bahasa agar mudah diakses dan dipahami oleh semua tingkatan karyawan
- Platform harus dirancang dengan memasukkan atau mempertimbangkan budaya lokal, budaya perusahaan termasuk visi & misi, reputasi serta sejarah perusahaan.
- Platform dapat melakukan semua tugas kepersonaliaan secara terintegrasi dan "real time"
- Platform dilengkapi dengan teknologi AI untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh karyawan termasuk kebijakan perusahaan
Dan yang paling penting adalah pemilihan vendor atau perusahaan yang membangun sistem ini sebaiknya dipilih vendor yang punya kapasitas dan pengalaman yang sudah terbukti.
Saat ini banyak software HR yang ada dipasaran baik dengan modul tunggal seperti sistim penggajian saja atau yang sudah terintegrasi yang mencakup semua tugas HR.
Dengan mempertimbangkan kemajuan teknologi digital yang sangat cepat sebaiknya dipilih platform yang benar-benar dapat melakukan atau menggantikan seluruh tugas-tugas kepersonaliaan sehingga tidak ada lagi tugas-tugas manual atau input data oleh staff HR.
Dengan demikian staff HR dapat lebih fokus dalam menjalankan fungsi strategis HR antara lain analisis, perencanaan dan pengembangan untuk mendukung tujuan perusahaan dan secara bersamaan juga meningkatkan kesejahteraan karyawan
