Kiat Sukses Mengelola dan Menajamkan Kesadaran Nilai Waktu Melalui "Time Audit"

Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed (Peter Drucker)

Waktu adalah sumber daya paling langka, jika kita tidak bisa mengelola dengan baik maka kita juga tidak bisa mengelola hal-hal lain. Ini adalah pernyataan dari Bapak Manajemen Dunia, Peter Drucker. 

Berbeda dengan sumber daya lain yang dapat disimpan, waktu yang berlalu tidak bisa kita dapatkan lagi. 

Bila kita tidak memanfaatkan dengan baik saat itu maka kita telah menyia-nyiakan sumber daya yang paling langka yang kita miliki.

Dalam dunia bisnis atau pekerjaan, keterampilan dalam mengelola waktu akan menentukan kesuksesan bisnis atau karir seseorang. 

Orang yang sukses dan yang tidak sukses sama-sama memiliki waktu 24 jam sehari, namun orang yang sukses dapat mengelola waktu dengan baik sehingga mampu diberikan tanggung jawab yang lebih besar. Sebaliknya orang yang tidak sukses sudah kewalahan mengerjakan tugasnya yang sekarang.

Manajemen waktu adalah tentang mengelola waktu untuk mencapai tujuan kita, melakukan hal-hal yang ingin kita lakukan dan yang perlu dilakukan. 

Manajemen waktu berorientasi pada tujuan dan hasil akhir. Keberhasilan dalam manajemen waktu diukur dari kualitas pekerjaan dan kehidupan pribadi kita.

Mungkin selama ini di antara kita sudah banyak mempelajari dan menerapkan berbagai macam metode, kiat atau tips mengelola waktu dengan efektif dan efisien namun hasilnya ya begitu-begitu saja. 

Bahkan tidak jarang kita kembali pada kebiasaaan lama dan tidak lagi melakukan apa yang disarankan dalam metode-metode tersebut. Pasti ada yang salah dengan semua ini.

Mengelola waktu seperti juga mengelola uang, hal pertama yang harus kita sadari adalah "sense" atau kepekaan tentang waktu atau uang itu sendiri. 

Pemahaman tentang hakekat waktu akan merubah "mindset" dan perilaku kita dari dalam diri secara mendasar yang akan terus membekas selama hidup kita. 

Pemahaman ini juga menjadi fondasi yang kuat dalam mengelola waktu sehingga kita tidak terjebak kembali kepada kebiasaaan lama.

Ilustrasi waktu adalah uang | Sumber: istockphoto.com

Untuk menumbuhkan "sense" atau kepekaan terhadap waktu, kita bisa mulai dengan melakukan audit waktu. 

Sama dengan audit keuangan, pertama-tama kita harus mencatat semua kegiatan yang kita lakukan selama 1 -2 minggu lengkap dengan jam dan durasinya. Berikut ini langkah-langkah dalam melakukan "time audit".

1. Catat kegiatan harian secara detil dalam satuan waktu per 15 menit
2. Kategorikan setiap jenis kegiatan sesuai kelompoknya, contoh untuk pekerjaan di kantor: rapat, membaca dan menulis email atau laporan, menelpon atau menerima telpon, meninjau lapangan (Genba atau Patrol), dan lain-lain
3. Review catatan tersebut setiap 3-4 hari sesuai dengan kelompoknya dan berikan catatan tambahan bila diperlukan
4. Buat "summary" kegiatan dalam 1-2 minggu dalam format seperti contoh di bawah ini
5. Analisa dan buat langkah perbaikan atas penggunaan waktu dalam periode tersebut

Gambar "Summary" kegiatan harian dalam 1 minggu | Sumber: dokumen pribadi

Dalam melakukan analisa dan tindakan perbaikan terhadap penggunaan waktu yang kita lakukan, menurut penelitian "pemborosan" waktu biasanya terjadi karena interupsi baik melaui telpon atau ada orang yang mendatangi kita, rapat yang tidak efektif, perjalanan dinas dan menangani email yang masuk dan keluar. Kita dapat memperbaiki penggunaan waktu dengan cara:

1. Alokasikan waktu utama untuk mengerjakan hal yang prioritas dan menjadi tanggung jawab kita
2. Jauhi atau hindari kegiatan yang tidak penting, tidak perlu dan tidak produktif
3. Gunakan waktu luang dengan baik untuk hal-hal yang mendukung prioritas dan tanggung jawab kita
4. Sederhanakan tugas-tugas sampai batas minimum yang diminta atau dibutuhkan
5. Jangan melakukan suatu tugas yang mungkin juga dikerjakan oleh orang lain

Dengan melakukan "time audit" kita akan mendapatkan gambaran secara keseluruhan mengenai kemana perginya waktu kita selama ini. 

Di bagian mana kita paling banyak menghabiskan waktu, apakah penggunaan waktu kita selama ini sudah sesuai prioritas dan masih banyak lagi.

Ilustrasi Time Audit | Sumber: dokumen pribadi

Gambaran yang diperlihatkan dalam "time audit" akan meningkatkan kesadaran kita tentang hakekat waktu dan tujuan kita. 

Untuk menilai apakah kita sudah menggunakan waktu kita dengan efektif dan efisien seturut dengan tujuan yang ingin kita capai maka kita harus terlebih dulu mengidentifikasi tujuan jangka panjang yang akan kita kejar.

Sebagai bagian dari organisasi perusahaan, kita harus mengetahui tujuan jangka panjang yang ingin dicapai oleh perusahaan dan apa peran kita untuk mencapai tujuan tersebut. 

Untuk mengidentifikasi tujuan jangka panjang perusahaan ataupun pribadi, biasanya diimulai dengan menjawab pertnayaan berikut ini :

1. Di mana posisi perusahaan atau pribadi saat ini dan posisi yang diharapkan dalam 3-5 tahun yang akan datang
2. Apa kelebihan dan kekurangan yang dimiliki perusahaan atau pribadi
3. Bagaimana cara memperbaiki kekurangan tersebut dan bagaiman cara mencapai tujuan tersebut

Jawaban dari pertanyaan diatas dapat membantu kita dalam mengidentifikasi tujuan jangaka panjang perusahaan atau pribadi.

Dari tujuan jangka panjang tersebut selanjutnya dijabarkan kedalam tujuan jangka menengah yang biasanya merupakan target perusahaan dalam 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun kedepan. Di perusahaan ini biasanya disebut dengan KPI (Key Performance Indicator). 

Dalam KPI dijabarkan kinerja kunci apa saja yang akan dinilai untuk mencapai tujuan organisasi serta target kuantitatif dari setiap item KPI agar mudah untuk dievalusi.

Setiap karyawan atau manajer ditetapkan KPI-nya oleh atasannya sesuai dengan bidang perkerjaan dan tanggung jawabnya. KPI ini biasanya terdiri dari target-target yang lebih spesifik dan bisa dinilai secara kuantitatif. 

Dalam setiap interval waktu tertentu KPI dievaluasi dan dinilai skornya, makin tinggi skor seseorang artinya kinerjanya bagus dalam menyukseskan target perusahaan.

Untuk mencapai target-target yang spesifik di atas, maka usaha-usaha untuk mencapainya harus dijabarkan lebih detil lagi ke dalam rencana kerja harian atau mingguan. 

Dalam menyusun kegiatan harian kita harus melihat dan mengacu pada tujuan jangka menengah dan jangka panjang.

Aturan emas atau golden rule dalam menyusun kegiatan harian ini adalah kita harus membuat perencanaan untuk seminggu ke depan yang berisi garis besar kegiatan yang akan kita lakukan hari demi hari. 

Selanjutnya rencana tersebut diperbaharui setiap hari paling lambat satu hari sebelumnya. Sebagai contoh kegiatan untuk besok pagi, malam ini rencananya harus sudah dimatangkan.

Dalam menyusun rencana harian kita harus menetapkan "prioritas" sesuai dengan urgensi dan tingkat kepentingannya. Untuk melakukan ini biasanya kita menggunakan matriks kuadran waktu yang sudah banyak kita ketahui.

Untuk menetapkan prioritas kegiatan bisa juga dengan menggunakan pendekatan 4D (Drop it, Delay it, Delegate it or Do it).

Jadi saringan pertama adalah tolak atau hindari bila kegiatan tidak penting, kemudian tunda bila tidak urgen, selanjutnya delegasikan bila mungkin dan terakhir baru lakukan bila sudah tidak ada pilihan lagi.

Untuk menyusun rencana kegiatan harian, pertama kita harus me-list up semua kegiatan, menetapkan prioritas dan membuat rencana dengan jelas. Selanjutnya adalah melakukan rencana tersebut.

Dalam melaksanakan rencana harian, perlakukan daftar kegiatan harian (to do list) seperti daftar belanja -- bagaimana perasaan kita saat pulang ke rumah tanpa menandai item yang sudah selesai?

Namun demikian kita tidak harus kaku mengikuti daftar yang kita buat, kita masih bisa fleksibel asalkan kita telah membuat perencanaan dengan baik dan memahami konsekuensinya.