Praktik 5S di Industri Manufaktur Jepang yang Mendunia

Apakah Anda pernah mencari sebuah barang dirumah namun sulit menemukannya karena ada begitu banyak barang lain yang menumpuk ? 

Kalau pernah atau bahkan sering mengalaminya, mungkin Anda perlu membaca buku karya Marie Kondo berjudul "The Life Changing Magic of Tidying Up". 

Buku ini telah terjual lebih dari 5 juta kopi dan diterjemahkan kedalam berbagai bahasa termasuk Bahasa Indonesia dengan judul "Seni Beres-Beres dan Metode Merapikan ala Jepang".

Lalu apa hubungannya buku tersebut dengan Industri Manufaktur Jepang yang saat ini menguasai Dunia ? Ya, keduanya mempunyai konsep dasar yang sama yaitu budaya bersih-bersih ala Jepang atau "5S".

Nama 5S berasal dari 5 huruf pertama dari kosakata Jepang  yaitu Seiri (Pemilahan), Seiton (Penataan), Seiso (Pembersihan), Seiketsu (Pemantapan) dan Shitsuke (Pembiasaan). 5S juga diadaptasi kedalam bahasa inggris menjadi Five-S yaitu Sort, Set in order, Shine, Standardize dan Sustain.

Dalam dunia Industri manufaktur, 5S merupakan metode untuk mengatur alur proses dan tempat kerja agar pekerjaan dapat dilakukan lebih efisien, efektif, dan aman, sehingga  produktivitas meningkat.

Konsep 5S ini juga dipakai oleh Marie Kondo, seorang "master" berbenah asal Jepang, yang memperkenalkan metode merapikan yang sangat ampuh, KonMari. 

Metode ini awalnya populer di Jepang dan disiarkan melalui program televisi yang berjudul, "Tidy Up with KonMari!". Kepopuleran metode ini telah menular ke seluruh dunia setelah sukses di Netflix dalam serial yang berjudul "Tidying up with Marie Kondo " pada tahun 2019.

Sebenarnya 5S telah lama ada, tidak ada hal yang baru didalamnya. Pada masa awal modernisasi Jepang, dimana berbagai industri mulai dibangun, mereka menghadapi banyak tantangan. 

Mereka harus bekerja keras, efektif dan efisien agar bisa bersaing dengan negara lain karena Jepang miskin sumber daya alam, hanya itu yang dapat mereka lakukan.

Agar pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien, efektif dan aman maka tempat kerja harus tertata dengan rapi, bersih dan barang yang dibutuhkan mudah diambil. Ini merupakan konsep 5S yang diterapkan di Industri manufaktur di Jepang pada masa awal modernisasi dan terus berkembang hingga saat ini.

Budaya 5S ini merupakan ciri khas industri di Jepang yang membawa mereka menjadi perusahaan kelas Dunia. Mereka mejadikan 5S bukan hanya sebatas teori namun dilakukan dengan sungguh-sungguh oleh seluruh karyawan sampai dengan manajemen puncak.

Kaizen dan 5S ini juga menjadi dasar dari Toyota Production System atau Toyota Way yang diakui sebagai salah satu Lean Manufacturing System terbaik di dunia.

5S tidak begitu sulit untuk dipelajari dan dipahami namun 5S sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar dan konsisten. Untuk melaksanakan 5S diperlukan kegigihan, tekad yang kuat dan disiplin yang tinggi secara terus menerus di awal-awal dan akan menjadi semakin mudah bila telah menjadi kebiasaan.

Dalam melaksanakan aktifitas 5S dengan benar maka diperlukan penjelasan dan petunjuk untuk merancang kegiatan 5S pada setiap tahapannya. Berikut ini penjelasan mengenai apa yang harus dilakukan dalam setiap aktifitas 5S mulai tahap awal sampai akhir.

Seiri = Pemilahan

Memilah berarti membedakan antara barang yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan dan membuang yang tidak diperlukan. Membuang barang yang tidak diperlukan biasanya merupakan keputusan yang sulit karena kita sayang dengan barang tersebut atau kita berpikir mungkin suatu saat kita akan membutuhkan barang tersebut.

Untuk itu kita perlu melakukan pengelompokan misalnya barang yang sering dipakai, yang jarang dipakai dan hampir tidak pernah dipakai. Barang yang tidak pernah dipakai harus dibuang, kalau dalam skala rumah tangga barang tersebut bisa dijual, diberikan atau disumbangkan kepada orang lain.

Selanjutnya perlu dipikirkan mengapa barang yang diperlukan ada di rumah  kita sehingga kita dapat melakukan tindakan pencegahan agar tidak ada lagi barang seperti itu. Kita akan menjadi lebih selektif di dalam membeli barang.

Seiton = Penataan

Pengetian penataan disini adalah menyimpan barang pada tempat yang tepat dengan urutan yang tepat sehingga memudahkan dalam mencari barang tersebut. Prinsip penataan barang adalah sebagai berikut :

• barang yang tidak dipergunakan dibuang
• barang yang mungkin akan kita gunakan disimpan sebagai barang untuk kondisi tidak terduga
• barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu disimpan ditempat yang jauh dari jangkauan
• barang yang kadang-kadang kita gunakan disimpan di tempat kerja
• barang yang sering kita gunakan disimpan di tempat kerja atau dibawa oleh pekerja

Seisho = Pembersihan

Pembersihan artinya membuang kotoran, debu, benda-benda asing ataupun sampah pada barang yang dipakai. Membersihkan juga berarti sekaligus melakukan pemeriksaan apakah ada kerusakan atau tidak agar barang selalu selalu pakai.

Seiketsu = Pemantapan

Pemantapan dalam hal ini adalah melakukan standarisasi terhadap prosedur yang telah ditetapkan melalui manajemen visual atau manajemen warna.

Shitsuke = Pembiasaan

Untuk memastikan ke-empat langkah sebelumnya berjalan secara terus menerus maka harus dibiasakan sehingga aktifitas diatas menjadi sebuah kebiasaan baru. 

Kebiasaan baru ini ditandai dengan pola pikir yang didasarkan pada pemahaman pentingnya aktifitas tersebut bagi diri mereka sendiri dan perusahaan.

Untuk melaksanakan setiap tahapan 5S diatas sampai terbentuk kebiasaan baru bisa jadi merupakan hal yang sukar. Namun hal yang sukar tersebut sebenarnya mudah kalau kita konsisten mengikuti langkah demi langkah, hanya seringkali yang mudah itu terlupakan.

Budaya bersih-bersih ini juga mengakar dalam tradisi bangsa Jepang yaitu "Oosouji" yang artinya kegiatan pembersihan besar-besaran. Tradisi ini dipraktikkan oleh orang Jepang untuk membersihkan rumah dan dirinya sebelum malam Tahun Baru. 

Dalam tradisi Oosouji, semakin bersih semakin baik. Jadi, jika Anda dapat membersihkan setiap inci ruangan yang Anda tempati menjadi berkilau, awal tahun baru Anda akan semakin baik.

Kegiatan bersih-bersih ini selain bermakna secara harfiah namun juga bermakna secara simbolis. Dalam kehidupan sehari-hari, secara berkala kita perlu membersihkan batin dan membuang semua sampah emosi negatif dan segala kepahitan dimasa lalu.

Bila kita masih terus menyimpan "sampah-sampah" tersebut dalam hidup kita maka sampah itu akan meracuni hidup kita dan menghambat datangnya hal-hal yang baik dalam hidup kita.

Ayo segera kita buang sampah-sampah emosi negatif dalam diri kita. Kita bersihkan batin kita dan kita mulai babak baru dalam hidup kita untuk menyambut masa depan yang penuh harapan.

Selamat bersih-bersih.