Poka-yoke (Mistake Proofing) dalam Manajemen Kaizen (Lean Manufacturing System)

Kaizen atau perbaikan terus telah menjadi seperti sebuah mantra yang wajib dilakukan oleh setiap pelaku industri Jepang baik yang berada di negara Jepang maupun di luar Jepang. Kaizen dan 5S juga menjadi dasar bagi "Toyota Production System" atau lebih dikenal sebagai "Toyota Way."

Manajemen Kaizen atau Kaizen-Lean Manufacturing System mempunyai dua fungsi utama yaitu :

• Menjaga Standard Operation Procedure (SOP) dilakukan dengan baik dan konsisten melalui manajemen dan sistem yang ada.
• Melakukan perbaikan terhadap standar yang ada kemudian menetapkan menjadi standar yang lebih baik

Ada beberapa tools atau alat yang biasanya digunakan dalam Manajemen Kaizen antara lain diagram Ishikawa (fish-bone diagram), 5W2H, WWA (Why-Why Analysis), Pareto diagram, 5S, Kanban, Poka-yoke, Visual Management dan masih banyak lagi.

Konsep yang mendasari manajemen Kaizen adalah "Zero Defect", dimana produk yang dihasilkan harus bebas dari defect (cacat produk), artinya bahwa produk yang cacat tidak ditoleransi dan harus dicegah sedini mungkin. 

Produk yang gagal atau produk cacat berarti pemborosan atau pembengkakan biaya karena produk yang cacat akan mengakibatkan re-work (pengerjaan ulang) atau scrap (produk afkir dan dibuang), selain itu juga meningkatkan biaya inspeksi (QC) dan bila sampai ke tangan pelanggan akan menyebakan biaya kompensasi karena klaim pelanggan (warranty cost) dan reputasi perusahaan menjadi menurun.

Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan karena produk yang cacat biasanya mengkuti hukum 1-10-100, dimana bila kesalahan dideteksi saat order diterima biaya untuk memperbaikinya diasumsikan sebesar $1, namun bila kesalahan dideteksi pada saat order akan dibayar atau diterima oleh pelanggan maka biaya yang harus dikeluarkan menjadi sepuluh kali lipat atau $10, dan bila kesalahan dideteksi oleh pelanggan maka biaya yang ditimbulkan sebagai kompensasi klaim menjadi $100 atau seratus kali lipat. 

Dan yang paling buruk adalah bila pelanggan tidak puas dan menyampaikan ke pihak lain atau publik maka kerugian perusahaan setara dengan $1000 atau seribu kali lipat.

Konsep Zero Defect didasarkan pada kemampuan perusahaan untuk meminimalkan waste atau pemborosan. Pemborosan adalah kegiatan atau aktifitas yang menimbulkan biaya namun tidak menyumbang nilai apapun pada produk yang dihasilkan. 

Pemborosan dapat berupa produk yang cacat, persediaaan yang berlebihan, langkah proses yang tidak perlu, penundaan, penyalahgunaan fasilitas atau sumberdaya dan sumberdaya yang tidak dimanfaatkan dengan maksimal.

Untuk menghilangkan atau meminimalkan waste atau pemborosan maka perusahaan harus melakukan Kaizen atau perbaikan terus menerus dalam suatu siklus : identifikasi pemborosan -- mencari penyebab -- melakukan perbaikan berkelanjutan -- cek dan tindak lanjut. Tujuan akhir dari Kaizen adalah Zero Defect Quality, dimana produk yang dihasilkan bebas dari cacat dan pemborosan.

Zero Defect Quality System didasarkan pada pemikiran bahwa defect bisa dicegah dengan cara mengendalikan proses sedemikian rupa sehingga tidak mungkin terjadi defect dalam proses. Metode untuk memastikan bahwa proses yang dilakukan adalah anti-salah dan menjamin produk yang dihasilkan zero defect disebut dengan Poka-yoke atau mistake proofing.  

 Poka-yoke didasarkan pada fakta bahwa orang berbuat salah itu manusiawi, namun jangan sampai kesalahan tersebut menyebabkan defect pada produk, oleh karena itu harus dirancang suatu sistem yang anti salah. 

Semua kegiatan binis dapat disebut sebagai sebuah proses, baik proses produksi barang maupun jasa, dan pada setiap tahapan proses ada potensi terjadi defect oleh karena itu defect harus dihilangkan pada setiap mata rantai proses.

Dalam manajemen Kaizen, pada dasarnya penyebab defect adalah penyimpangan dari standar yang sudah ditetapkan, dan penyimpangan tersebut bisa berasal dari :

1. Prosedur atau standar yang buruk
2. Mesin-mesin yang digunakan
3. Bahan baku yang tidak standar
4. Tools yang aus
5. Kesalahan manusia

Semua sumber penyimpangan diatas dapat diprediksi dan di antisipasi kecuali "kesalahan manusia". Kesalahan manusia tidak dapat diperkirakan dan terjadi begitu saja sehingga menyebabkan defect, contohnya adalah :

• Lupa
• Salah paham atau belum mengerti
• Identifikasi yang salah
• Kurang pengalaman
• Mengabaikan aturan atau prosedur
• Tidak disengaja atau kecerobohan
• Kelambatan
• Standarisasi yang buruk
• Tidak terduga (operasi mesin tiba-tiba error atau trouble, dll.)
• Disengaja (sabotase)

Poka-yoke merupakan sebuah sistem anti salah yang tidak mengandalkan manusia dalam mendeteksi sebuah kesalahan dan sistem ini juga langsung memberitahukan saat itu juga bila terjadi kesalahan.

Poka-yoke adalah sebuah metode yang menggunakan sensor atau seperangkat alat untuk menangkap kesalahan yang mungkin terlewatkan oleh operator atau pekerja. Poka-yoke mendeteksi kesalahan, memberikan peringatan, dan dapat menghentikan proses yang sedang berjalan.

Secara teknis cara kerja Poka-yoke dikelompokkan menjadi tiga metode utama yaitu :

• Metode kontak : berfungsi dengan mendeteksi apakah perangkat penginderaan melakukan kontak dengan bagian atau objek dalam proses
• Metode hitung : sebuah sensor menghitung berapa kali suatu bagian digunakan atau suatu proses dilakukan dan proses berikutnya bisa berjalan hanya ketika jumlah yang tepat tercapai.
• Metode urutan Langkah : menggunakan sensor untuk menentukan apakah suatu gerakan atau langkah dalam suatu proses telah terjadi. Jika sebuah langkah tidak terjadi atau terjadi di luar urutan, sensor memberi sinyal timer atau perangkat lain untuk menghentikan mesin dan memberi peringatan kepada operator.

Dalam industri manufaktur banyak contoh aplikasi dari Poka-yoke digunakan untuk mengontrol dan memastikan proses berjalan sesuai standar dengan menggunkan perangkat seperti limit-switch, pressure regulator, photo-electric switch, dan masih banyak lagi.

Dalam kehidupan sehari-hari juga banyak aplikasi dari Poka-yoke ini contohnya pada alat pemanas air (water heater) yang otomatis akan mati bila air sudah mendidih, pada tandon air yang pompanya akan mati sendiri atau valve menutup bila airnya penuh, sensor pintu otomatis dan lainnya.