Memanfaatkan Distributed Data Entry Melalui Employee Self Service

Seiring dengan perkembangan perusahaan, pengelolaan sumber daya manusia merupakan suatu faktor yang berbanding lurus dengan beban pekerjaan bagian personalia. Pada perusahaan yang masih konservatif, bagian personalia dapat diibaratkan sebagai front desk yang melayani administrasi karyawan. Mulai dari permintaan izin, cuti, informasi HR hingga permintaan atas claim. Pada awalnya mungkin melayani kebutuhan belasan karyawan bukanlah hal yang memberatkan. Akan tetapi bagaimana jika perusahaan anda memiliki jumlah karyawan ratusan hingga ribuan orang?

Pekerjaan personalia perusahan anda tidak seharusnya berkutat di satu titik yaitu meladeni permintaan dan permasalahan administrasi karyawan. Padahal terdapat berbagai fungsi personalia yang dapat dioptimalkan bagi perkembangan perusahaan. Dari sisi lingkungan kerja, personalia dapat mempersiapkan materi maupun program yang dapat digunakan untuk pengembangan kualitas, kompetensi dan budaya kerja karyawan, sedangkan dari sisi informasi, personalia dapat menyediakan decision making materialyang berguna bagi level management dalam mengambil keputusan akan sumber daya manusia perusahaan.

Saya ingin mengoptimalkan bagian personalia perusahan saya. Tetapi apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi beban kerja mereka?

Salah satu cara yang dapat digunakan adalah memanfaatkan metode distributed data entry. Dengan metode ini, setiap sumber data dapat langsung mengirimkan datanya ke dalam sistem. Cara ini akan efektif dalam mengeliminasi lag yang disebabkan beban kerja terlalu tinggi. Jika perusahaan anda merupakan industri yang memiliki karyawan entitas sumber data yang relatif banyak, Distributed data entry merupakan metode yang tepat bagi anda. Beberapa vendor payroll software indonesia telah menerapkan distributed data entry melalui platform web maupun mobile yang pada umumnya dikenal sebagai ESS (Employee Self Service).

Dengan menggunakan ESS, karyawan dapat mengelola data administratif seperti informasi personalia dan melakukan permintaan absensi, cuti dan kehadiran melalui portal web ataupun aplikasi mobile. Hal ini menciptakan suatu lingkungan kerja yang mandiri dimana karyawan dapat mengelola sendiri data personalia mereka tanpa perlu bergantung dan memberatkan bagian personalia. 

Akan tetapi, jika saya memanfaatkan ESS. setiap karyawan menjadi bebas untuk mengajukan cuti maupun izin dan hal tersebut menjadi tidak terkontrol.

Tentu TIDAK, ESS dirancang dengan tujuan memberikan kemudahan dan meningkatkan terhadap kontrol informasi sumber daya manusia. Setiap transaksi yang diajukan oleh karyawan akan melalui mekanisme pengawasan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, Setiap transaksi dapat memiliki alur persetujuan multi-level. Selain alur persetujuan, ESS juga memiliki fitur record yang dapat mencatat setiap transaksi beserta persetujuannya sehingga dapat dipertanggung jawabkan. Bisa jadi dengan memanfaatkan ESS kontrol anda terhadap data HR perusahaan anda menjadi lebih baik ketimbang ketika melakukan secara manual.

Selain itu, Manfaat apa saja yang dapat saya peroleh dari ESS? 

Ketika perusahaan anda telah mengimplementasikan dan memanfaatkan ESS, anda akan melihat peningkatan produktivitas dan efisiensi pada departemen personalia. Manager dan staff personalia terhindar dari rutinitas administrasi karyawan dan berfokus pada peningkatan kualitas sumber daya perusahaan.

Selain hal di atas, keuntungan dari menggunakan ESS adalah:

• Mengurangi penggunaan kertas untuk transaksi pada bagian personalia
• Menurunkan kompleksitas transaksi administrasi HR
• Potensi dalam mengoptimalkan jumlah staff personalia
• Peningkatan akurasi pada transaksi administrasi personalia dukungan sistem ESS yang dapat mendeteksi kesalahan transaksi data
• Memberikan potensi interaksi yang efektif antara perusahaan dengan karyawan

Saya ingin memanfaatkan ESS, apa saja yang perlu saya pertimbangkan?

Sebelum anda membeli dan mengimplementasi kan ESS. perusahaan perlu mengetahui seberapa siap karyawan dalam memanfaatkan teknologi. Selain itu, perusahaan perlu mempelajari produk ESS apa yang sesuai bagi perusahaan baik secara budget maupun dari segi ketersediaan fungsinya. Mintalah demo kepada vendor Payroll Software Indonesia pilihan anda untuk memastikan fungsi yang anda butuhkan telah ada. Hal ini penting agar penggunaan ESS pada perusahaan anda dapat optimal dan tepat sasaran.