Pentingnya Memperhatikan Surat Pembaca dalam Surat Kabar

Sudah lazimnya bahwa dalam setiap penerbitan surat kabar atau koran terdiri dari berbagai rubrikasi yang tercakup di dalamnya. Mulai dari apa yang disebut headline (kepala berita, di masing-masing halaman), berita biasa/non headline, fetures (berita kisah), pojok, surat pembaca, tajuk rencana (editorial), artikel/kolom, foto dan ilustrasi.

Diantara rubrik-rubrik tersebut, kali ini penulis mencoba untuk membahas tentang rubrik Surat Pembaca, dimana rubrik yang biasanya ditempatkan secara khusus, dalam luas kolom terbatas dan isinya pada umumnya memuat tentang opini/pendapat maupun tanggapan dari khalayak pembaca tentang suatu topik tertentu.

Secara konseptual, Surat Pembaca dimaksudkan sebagai salah satu rubrik dalam media cetak/surat kabar, yaitu memuat tulisan berasal dari masyarakat yang dimuat oleh surat kabar karena mengandung tanggapan terhadap sesuatu hal atau merupakan usul dan saran bersifat pendapat/opini, baik untuk kepentingan lingkup yang luas maupun terbatas, dimuat dalam ruang khusus (Martono, 2010).

Dilihat dari pengertiannya, nampaknya rubrik Surat Pembaca ini memiliki nilai penting, karena menampung semua opini berupa respons maupun tanggapan tentang sesuatu hal/topik tertentu dari khalayak luas, tentunya ditujukan kepada pihak tertentu pula.

Melalui rubrik Surat Pembaca ini turut membuktikan bahwa proses komunikasi ternyata tidaklah berlangsung satu arah (one way). Akan tetapi apa yang telah dilakukan atau dikomunikasikan oleh sumber pesan – mendapatkan umpan balik (feedback) sehingga dengan  demikian yaitu terjalin komunikasi dua arah yang pada gilirannya dapat menciptakan pemahaman yang sama.

Feedback menurut Effendy (1997:19) merupakan tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator. Adanya feedback ini juga menandakan bahwa komunikasi telah berlangsung secara proporsional, terjalin komunikasi dua arah/timbal-balik sehingga persoalan-persoalan yang dihadapi publik atau konsumen/pengguna jasa dapat diketahui untuk kemudian perlu disampaikan penjelasan sehingga pada akhirnya terjadi pemahaman/pengertian bersama (common understanding).

Dalam konteks lebih luas, pentingnya memperhatikan rubrik Surat Pembaca terutama bagi mereka yang bekerja di bidang kehumasan atau Public Relations (PR) akan sangat membantu untuk monitoring atau pemantauan informasi yang berkembang, khususnya yang berkaitan dengan produk atau kebijakan organisasi/lembaga maupun perusahaan.

Hal ini sesuai dengan fungsi kehumasan dalam melaksanakan hubungan baik dengan kalangan eksternal, dengan harapan tentunya akan tercipta hubungan harmonis berkelanjutan dengan pihak lain.

Sekecil apapun respons (via Surat Pembaca) yang muncul di permukaan apalagi sudah dimuat di media massa terkait aktivitas dan ‘sepak terjang’ organisasi/lembaga maka menjadi perlu untuk dikelola sedemikian rupa secara proporsional. Ini perlu dilakukan supaya aktivitas organisasi dapat membuahkan kesan (baca: image) positif dan menggugah khalayak menjadi lebih paham, ketertarikan, penerimaan serta menaruh simpati.

Membangun hubungan eksternal

Perlu diketahui bahwa rubrik Surat Pembaca merupakan salah satu bahan dokumentasi pemberitaan media tentang sesuatu hal yang dianggap penting, sebagai bahan pantauan terhadap aspirasi maupun pendapat umum/opini publik yang berkembang yang telah dipublikasikan oleh media, sebagai masukan untuk menyusun kebijakan lebih lanjut terutama yang berurusan dengan khalayak eksternal.

Pentingnya memperhatikan rubrik Surat Pembaca di surat kabar sebagai bahan untuk merespons opini publik, termasuk kritik yang ditujukan kepada organisasi/lembaga. Munculnya tanggapan berupa kritik jika tidak dikelola/dimenej secara proporsional dan dilakukan oleh bagian kehumasan - bisa jadi akan berdampak lebih luas, bahkan bisa menurunkan pencitraan organisasi/lembaga.

Dalam perkataan lain, memperhatiakn rubrik Surat Pembaca di surat kabar sama halnya secara langsung maupun tidak langsung berarti pula telah terbangun hubungan dengan media. Perlunya membangun hubungan dengan media dapat pula diartikan sebagai upaya untuk bekerjasama dalam memenuhi kepentingan sehingga tercipta simbiose mutualisme.

Disamping itu, betapa pentingnya memperhatikan topik-topik tertentu berkait bidang kerja organisasi/perusahaan melalui Surat Pembaca juga untuk memperoleh umpan balik (feedback) dari khalayak/masyarakat luas.

Informasi yang berasal dari rubrik Surat Pembaca bisa untuk melengkapi data bagi pimpinan lembaga/ organisasi terutama untuk keperluan pembuatan penilaian (assesment) secara tepat mengenai situasi atau permasalahan yang mempengaruhi keberhasilan kegiatan lembaga atau perusahaan. Dan itu semua untuk mewujudkan hubungan eksternal yang baik dan berkelanjutan yang dilandasi rasa saling percaya, saling menghormati antara pihak organisasi/lembaga dengan publiknya. (Fransiska Rosilawati).

Bahan Bacaan:

Gunadi, YS. 1998. Himpunan Istilah Komunikasi. Jakarta. PT Gramedia Widiasarana Indonesia (Grasindo).

Matono, Joko. 2010. Makalah Hasil Penelitian Analisis Isi Media di Yogyakarta.

Effendy, Onong Uchjana. 1997. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya Bandung (Cetakan kesepuluh).