Saturday Morning #73 - "Communication Etiquette 101"

Saya pikir stok sabar saya masih banyak, eh ternyata makin hari semakin cepat habis, semakin hari semakin saya sadar tidak bisa lagi isu soal "santun" ini saya diamkan. Lama kelamaan menjadi seperti penyakit, dan makin lama pula ini jadi hal yang biasa. Awalnya saya mengganggap hal biasa, tapi lama kelamaan, saya merasa ini jadi seperti kebiasaan, dan kalau saya memberitahu nanti terkesan seperti orang yang "Baper".

Saya pernah cerita dulu, di beberapa edisi saturday morning sebelumnya, jika menjadi seorang dosen, saya penegen menjadi dosen yang berbeda dengan jamn dulu saya kuliah, yang strict, ketus, sertaa tak jarang susah diajak ketawa. Saya pingin ubah mindset itu di mahasiswa/mahasiswi yang kelasnya saya ampu. Tapi lama kelamaan, mungkin karena dianggap muda, saya jadi terkesan memperbolehkan bahasa gaul atau seakan-akan memperbolehlan mahasiswa mengirimkan pesan layaknya teman.

Saya bukan gila hormat, tapi santun itu perlu, tak hanya kepada yang lebih tua saja, kepad ateman sebaya dan juga yang lebih muda santu adalah keharusan, saya pernah beberapa waktu yang lalu menemukan ada mahasiswa yang mengirimkan tugasnya dengan pesan seperti ini:

"Halo, tugas sudah saya kirim ya sir, mohon di cek!"

Itu saja, tidak ada basabasi, tidak ada perkenalan dia itu siapa,tidak ada identitas. Isi pesannya tidak jelas, dikirim kemana tugasnya. Tidak ada penutup. Atau pernah juga ada mahasiswa, tapi ini sudah lama sekali yang tidak ada angin, tidak ada hujan kemudian cuma mengirim pesan:

"Sir hari ini ijin saya tidak masuk, karena sakit. Terimakasih Sir"

Lah, kamu siapa? Dari kelas mana? Dari Matkul apa? Hmmm, menghela napas baca pesan-pesan seperti ini. Syukurlah masih ada kata terimakasih di dalam pesan itu, jika tidak saya akan membaca saja, tidak akan saya balas, dan saya pastikan mahasiswa itu "Alpa" di absennya. See, hari ini isu santun makin hari makin memprihatinkan. 

Apa yang salah dengan generasi ini, Saya tidak tahu apakah di dunia pendidikan kita utamanya masa SD-SMP-SMA, hal-hal seperti ini tidak pernah lagi diajarin di sistem pendidikan kita? Kalau anda tanya lah, kuliah kan juga masih sistem pendidikan, Saya akan menjawab tapi nggak dasar-dasar lagi yang diajarin bro, karena sudah pasti kalau dari awal diajarin lagi dasar-dasar ini, dijamin materi tidak akan pernah selesai.

Kadang kala banyak hal yang bikin saya berpikir, apa jangan-jangan seringnya karena kita update statis di Whatsapp atau Instagram yang membuat kita harus menyingkat-nyingkat dalam membuat status atau caption?  atau jangan-jangan generasi ini sudah luntur pemahaman akan tata cara berkomunikasi tertulis yang baik? Atau ternyata memang generasi ini tidak peduli lagi dengan hal itu?

Baiklah, daripada kitaterus menerus berdebat soal penyebabnya mungkin lebih baik untuk saya menjelaskannya kepada kita, walaupun saya bukan ahlinya, Tapi tata krama anda adalah hal yang sangat penting utamanya dalam komunikasi tertulis, karena kalau anda gagal itu dapat menghancurkan Anda.

Saya percaya apabila kita akan menulis, dan cara kita menulis akan menentukan pola pikir, kedewasaan dan juga profesionalime. Sehingga, pastikan anda tidak gagal hanya karena anda kurang santun dalam berkomunikasi. Ternuyata tidak saya saja, ada beberapa teman saya yang mencari karyawann, tidak jarang menyampaikan hal yang sama, salah satau teman saya yang bekerja sebagai HR mengungkapkan itu. 

Kebanyakan Case yang paling sering dittemui dalam bidang pekerjaan mereka adalah, ada calon karyawan yang mengirimkan email dengan CV dan juga data pendukungnya dalam attachment, tapi tidak menulisakan apa-apa dalam body email, bahkan di bagian pesannya saja tidak dituliskan. Teman saya ini langsung mengatakan ke saya, "Aku sudah dapat pastikan dia kandidat yang langsung ditolak" Why?, Saya nggak akan mengambil orang yang bahkan tidak sempat menuliskan kenapa dia mau bekerja dan cocok untuk berkerja disini, bagi saya itu orang yang pemalas dan yang tersirat adalah sebenarnya orang itu nggak niat dnegan pekerjaan itu. Daripada pusing saya terima, lebih baik saya hentikan di awal dulu. Biar tidak menjadi beban di tim.

Saya memang bukan orang yang kuliahnya dibidang komunikasi, tapi percayalah, tidak perlu anda kuliah di bidang komunikasi, agar bisa berkomunikasi dengan baik, cukup rajin-rajin saja mengecek hati anda, wajar nggak pesan itu dikirimkan. Saya mau coba menunjukkan kepada anda beberapa Guidelines agar setidaknya meskipun bukan ahlinya tapi bisa lah anda menjadi orang yang santun utamanya dalam berkomunikasi.

1. Ucapkan Salam. Orang seringkali terlupakan dengan hal ini, padahal ini hal yang paling penting, ingat first impression ornag itu sangat penting, jadi jangan lupa ucapkan salam, entah itu "Selamat Pagi/Siang/Malam" atau bisa juga dengan mengucapkan salam keagamaan, itu lebih baik.
2. Identitas. Saya pikir ini yang paling penting untuk mengenalkan diri anda, jangan merasa sok akrab, perkenalkan dengan baik kamu itu siapa, dan dari mana, jangan mengira anda terkenal sehingga tidak perlu mengenalkan diri.
3. Tuliskan maksud & keperluan lo dengan lengkap. Ini penting jika anda bingu dari mana, gunakan acuan setidaknya meskipun tidak semua 5W1H, Contoh, kalau anda mau mengumpulkan tugas, maka yang perlu anda tulis adalah: Who (SIapa anda, dan dari kelas mana), When (Kapan anda mengumpulkan), What (Tugas apa yang dikumpulkan), Where (Dimana anda mengumpulkannya), Gunakan prinsip 5W1H ini dalam konteks apapun, you’d be safe. Again, common sense.
4. Berikan informasi sedetail mungkin. Kalau ada pertanyaan dikumpulkan semua dan ditanyakan sekaligus supaya menghemat waktu. Ini bukan sesi tanya jawab yang bisa anda tanya bolak balik. Kesiapan anda dengan pertanyaan yg lengkap juga menunjukkan kesiapan anda dalam mengikuti materi dan perkuliahan.

Setidaknya itu yang bisa saya share kepada anda, dan saya bisa sedikit bernafas dengan lega, karena kekesalan saya beberapa waktu terakhir tersalurkan dengan baik. Meskipun ini hal kecil, tapi mudah-mudahan bisa berkontribusi besar ke diri anda dalam berkomunikasi. 

Tidak ada kata terlambat untuk memulai hal yang baik, karena jauh lebih sulit memperbaiki image yang buruk daripada memulai dengan image yang baik sejak awal. 

Go, Fight!

*)Ronald Anthony