Penggunaan payroll bukanlah hal baru di divisi HRD untuk mempermudah pencatatan gaji, hingga pajak pegawai. Payroll merupakan sistem penggajian karyawan yang biasanya dilakukan oleh HR setiap bulannya.
Beberapa tahun yang lalu mungkin setiap admin dan karyawan HR masih harus bergelut dengan excel besutan Microsoft. Hampir semua isi dan hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam daftar gaji dibuat dalam bentuk manual yang akan dihitung dengan excel. Namun dengan adanya payroll dapat membantu SDM dalam sistem payroll karyawan. Saat ini aplikasi atau software payroll gratis bisa dengan mudah didapat dan digunakan karena semakin banyak fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Mengapa Payroll Penting
Sistem payroll sangat penting karena dapat menjaga data identitas setiap pegawai. Dengan sistem penggajian, perusahaan yang memiliki banyak pekerja dapat mengatur datanya menjadi sistem yang akurat.
Keakuratan dalam sistem payroll juga bisa menjadi sangat penting untuk menghitung gaji karyawan dengan benar. Perhitungan gaji karyawan didasarkan pada absensi, waktu kerja, lembur, dan tunjangan lainnya yang telah ditetapkan dalam suatu perusahaan.
Bahkan sistem payroll juga bisa menghemat staf HRD. Sebagai contoh, jika dalam suatu perusahaan terdapat 3 staf HRD yang memiliki segudang tugas termasuk menghitung gaji karyawan, penggunaan software payroll dapat memangkas jumlah staf yang dibutuhkan. Perangkat lunak payroll dirancang untuk menyederhanakan dan merampingkan waktu kerja staf.
Adanya sistem ini dapat mengurangi kesalahan perhitungan yang sering dilakukan dengan menggunakan spreadsheet atau excel. Perhitungannya bisa meliputi perhitungan potongan BPJS, biaya makan, biaya transportasi, PPh21, pajak, dan lain-lain.
Pastikan Fitur Ini Ada pada Software Payroll Perusahaan Anda
Bagi Anda yang masih menggunakan sistem payroll secara manual, ada baiknya beralih ke sistem payroll untuk mengefektifkan kinerja Anda dan perusahaan. Belakangan ini semakin banyak software payroll yang dikembangkan oleh Indonesia. Namun, sebelum memutuskan untuk berlangganan payroll dengan developer tertentu, pastikan ada fitur penting yang bisa mendukung performa Anda. Fitur yang ada misalnya seperti di bawah ini
Sistem Berbasis Cloud
Identitas dan data dalam perusahaan mungkin sangat banyak. Sistem berbasis cloud dapat menampung data dalam jumlah besar. Dengan adanya sistem payroll berbasis cloud dapat mengamankan data-data penting terkait internal perusahaan.
Terintegrasi
Sistem payroll tampaknya perlu diintegrasikan dengan banyak perangkat lunak lain yang dapat saling terkait dan mendukung kinerja HRD. Contohnya adalah integrasi dengan mesin absensi. Saat payroll terhubung dengan mesin absensi, tidak perlu repot membuat laporan manual untuk mencatat absensi karyawan. Bahkan sistem payroll yang benar-benar up-to-date juga dapat secara otomatis mencatat status kehadiran karyawan.
Perhitungan pajak, BPJS, dan manfaat lainnya
Menghitung gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan selama sebulan atau seminggu bekerja bukanlah hal yang sederhana. Ada banyak elemen dan perhitungan yang terlibat untuk menentukan gaji yang dibayarkan. Gaji yang dibayarkan juga tidak terlepas dari pemotongan pajak, asuransi kerja, asuransi kesehatan, dan pemotongan atau tunjangan lainnya yang mungkin berbeda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya.
Basis Data Karyawan
Fitur yang satu ini perlu ada di software payroll yang akan Anda gunakan. Data kepegawaian yang ada dapat dikumpulkan ke dalam perangkat lunak penggajian. Mulai dari curriculum vitae, NPWP, kontrak pegawai, dan data pribadi lainnya yang dapat digunakan, dikelola, dan tentunya dapat disimpan dengan aman.
