Di dalam kehidupan modern terutama digitalisasi yang semakin maju, maka ada teknologi yang cukup terkenal dan berkembang pesat diantaranya yaitu Artificial Intelligence (AI) dimana hal tersebut menjadi pilar utama dalam melakukan sistem transformasi di berbagai sektor baik dalam sektor industri, termasuk manajemen perkantoran digital. AI juga menawarkan banyak efektifitas yang dapat mengoptimalkan tugas-tugas administratif yang ada di kantor atau perusahaan, dapat meningkatkan efisiensi, serta untuk mengurangi beban kerja manual.
Aplikasi Praktis AI dalam Tugas Administratif juga dapat dilakukan dengan otomatisasi dalam pengolahan data. Karena AI juga memberikan dampak yang positif untuk memungkinkan berbagai otomatisasi di dalam proses pengolahan data yang mungkin bisa kita lihat sebelumnya memakan waktu yang cukup lama dan tidak efisien serta juga rentan terhadap kesalahan dalam aktivitas manusia. Selain itu, AI juga dapat digunakan untuk menganalisis data besar (big data) untuk dapat menghasilkan laporan serta adanya insight untuk para pengambilan keputusan.
Selanjutnya AI juga dapat digunakan untuk asisten virtual serta chatbot. Asisten virtual serta chatbot yang didukung oleh adanya AI juga dapat membantu dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada di dalam kantor maupun perusahaan diantaranya mungkin bisa seperti penjadwalan rapat, pengelolaan email, serta pelayanan pelanggan. Chatbot juga dapat digunakan untuk merespons pertanyaan umum secara otomatis,sehingga dapat mengurangi waktu yang dihabiskan oleh berbagai staf administrasi untuk dapat merespon beberapa pertanyaan berulang yang ditanyakan penanya.
Kemudian peran AI juga dapat dilakukan untuk manajemen suatu proyek serta AI juga dapat dimanfaatkan di dalam suatu manajemen proyek untuk dapat mengoptimalkan alur kerja yang ada serta bisa memastikan semua agenda dapat diselesaikan tepat waktu. Sehingga dengan adanya analisis yang prediktif, maka teknologi AI juga dapat dilakukan untuk mengidentifikasi suatu potensi hambatan maupun permasalahan di dalam sebuah proyek serta
 juga dapat memberikan suatu rekomendasi yang baik untuk dapat mengatasi berbagai permasalahan yang ada di lingkungan kantor maupun didalam perusahaan.
Selanjutnya AI juga dapat digunakan untuk analisis serta melaporkan suatu data. Dimana AI dengan memiliki keberadaan kemampuan analisis yang kuat, maka peran AI juga dapat digunakan untuk membantu dalam penyusunan berbagai laporan kompleks serta juga dapat memberikan wawasan yang luas mengenai sebuah aktivitas kinerja dalam suatu organisasi. Sistem di dalam AI juga dapat digunakan untuk mengumpulkan serta dapat menganalisis berbagai data baik dalam berbagai sumber sehingga dengan memberikan laporan yang akurat serta dapat efisiensi.
Kemudian juga terdapat banyak manfaat dalam Implementasi AI untuk mempermudah sistem administrasi yang ada di perkantoran diantaranya yaitu dapat digunakan untuk peningkatan efisiensi serta untuk produktivitas dalam menjalani pekerjaan. Sehingga dengan adanya sikap mengotomatisasi tugas-tugas rutin maka AI juga dapat memungkinkan berbagai staf administrasi untuk dapat fokus pada tugas yang lebih efisien serta dapat memiliki nilai tambah. Hal itu digunakan untuk dapat meningkatkan suatu produktivitas yang ada di dalam keseluruhan tim serta dapat efisiensi sistem operasional yang ada di perkantoran.
Manfaat yang selanjutnya yaitu AI digunakan untuk mengurangi berbagai kesalahan yang ada dalam diri manusia yaitu dengan adanya otomatisasi dengan menggunakan AI juga dapat mengurangi resiko dalam kesalahan manusia dalam melakukan pengolahan data serta pelaksanaan tugas administratif di perusahaan. Hal tersebut tentu juga sangat penting dalam memastikan akurasi serta adanya konsistensi di dalam manajemen dalam sebuah informasi.
Penggunaan AI juga dirasa menghemat pengeluaran dari biaya operasional, karena dengan adanya pengurangan terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk mengerjakan berbagai macam tugas manual maka peran AI juga dapat digunakan untuk membantu mengurangi biaya operasional suatu perusahaan. Setelah itu, peran AI juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi berbagai kawasan yang membutuhkan adanya suatu perbaikan didalam perusahaan atau industrinya sehingga perusahaan juga dapat mengalokasikan berbagai sumber daya secara lebih efektif serta dapat lebih efisien kedepannya.
AI juga dapat membantu untuk mengambil keputusan yang lebih baik. AI juga dapat menyediakan berbagai data serta analisis yang lebih mendalam untuk dapat mendukung berbagai pengambilan keputusan yang lebih baik untuk reputasi perusahaan. Dengan adanya akses ke informasi yang akurat serta real-time, maka suatu manajer juga dapat membantu untuk membuat keputusan yang lebih informasional dan efektif.
 Disamping AI memiliki keunggulan tentu AI juga memiliki tantangan dalam implementasi AI diantaranya yaitu investasi awal yang tinggi, hal tersebut memerlukan biaya yang lumayan besar seperti perangkat keras serta perangkat lunak. Sehingga perusahaan perlu mempertimbangkan biaya tersebut. Selanjutnya yaitu kurangnya keahlian serta pelatihan, sehingga seharusnya perusahaan juga harus berinvestasi di dalam pelatihan serta pengembangan keterampilan karyawan untuk dapat memastikan penerapan AI baik. AI ternyata juga dapat menyebabkan isu keamanan serta privasi. Seharusnya dengan meningkatnya penggunaan AI di dalam sistem pengolahan data, maka isu keamanan serta privasi dalam setiap individu menjadi semakin penting. Perusahaan tersebut juga harus memastikan bahwa data yang diolah oleh sistem AI juga dapat dilindungi dengan baik serta juga dapat mematuhi regulasi privasi yang berlaku di perusahaan tersebut.
Selanjutnya mengenai AI, tentu AI digunakan untuk mempermudah aktivitas sehari-hari sehingga tentu penggunaan AI juga mempunyai potensi yang cukup besar untuk dapat mengoptimalkan tugas administratif yang ada di dalam perkantoran, serta dapat meningkatkan efisiensi, dapat mengurangi resiko kesalahan, serta AI juga menghemat biaya operasional. Meskipun terdapat banyak tantangan dalam implementasinya, akan tetapi manfaat yang diperoleh dari AI tentu juga dapat memberikan keunggulan kompetitif secara signifikan bagi perusahaan maupun instansi. Dengan demikian tentu strategi implementasi yang tepat serta adanya investasi dalam pelatihan beberapa karyawan, maka AI juga dapat menjadikan salah satu aset berharga yang ada di dalam manajemen perkantoran yang modern sesuai industri digitalisasi.
