Cara Mendefinisikan Masalah dan Merancang Solusi ala Konsultan Global

Misalkan perusahaan yang memberi tugas kepada salah satu timnya untuk mengeksplorasi pasar potensial di negara lain yang bisa mereka masuki. Tim tersebut lalu segera melakukan penelitian dan berusaha mencari pasar yang paling menguntungkan. Namun, dalam proses penelitiannya, ia mengabaikan hal-hal penting, seperti apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk mengembangkan bisnis ke negara lain, baik dari aspek keuangan, budaya, dan pola pikir.

Saya sadar bahwa ini adalah pekerjaan sehari-hari para konsultan bisnis ternama seperti Bain, Boston Consulting Group, sampai McKinsey, jadi saya ingin tahu bagaimana mereka melakukannya. Apalagi, setiap proyek yang mereka kerjakan memiliki tantangan yang berbeda-beda. Ini adalah beberapa hal yang bisa kita pelajari dari konsultan global untuk menyelesaikan masalah.

Definisi masalah

Menetapkan masalah dengan detail, dan disiplin adalah hal terpenting. Konsultan bisnis biasa mendapat masalah dari klien yang bukan masalah aslinya. Beberapa bahkan salah bedakan gejala dan masalah.

Contohnya, klien bilang pendapatannya tidak naik. Ini tentu masalah. Tapi ini juga gejala dari proses yang kurang efisien, strategi yang tidak jelas, dan eksekusi yang jelek.

Ini mirip dengan mengobati sakit perut (gejala) dengan obat sakit perut, padahal penyebabnya adalah makanan yang tidak cocok (butuh diet). Untuk menemukan akar masalah--pada kasus ini, makanan yang tidak cocok. Kita harus melakukan diagnosis yang komprehensif untuk menemukan masalah.

Untuk mendefinisikan masalah dengan jelas, kita bisa mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Konteks - menggali situasi dan komplikasi yang ada, termasuk tren eksternal yang berpengaruh. Misalnya, jika masalahnya adalah penurunan penjualan, kita bisa mencari tahu apakah ada perubahan permintaan, persaingan, atau regulasi yang memengaruhi penjualan kita.

2. Definisi keberhasilan - menetapkan kriteria keberhasilan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART). Kita juga bisa mengeksplorasi dampak dari mencapai keberhasilan tersebut, baik untuk kita, klien, atau stakeholder lainnya.

3. Lingkup - membatasi ruang lingkup masalah yang akan kita selesaikan, dengan menentukan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam masalah tersebut, serta asumsi dan batasan yang ada. 

Misalnya, jika kita ingin meningkatkan penjualan, kita bisa menentukan apakah kita akan fokus pada produk tertentu, pasar tertentu, atau strategi tertentu. Kita juga bisa menentukan anggaran, waktu, dan sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan masalah tersebut.

4. Stakeholder - mengidentifikasi siapa saja yang berkepentingan atau terpengaruh oleh masalah dan solusi yang kita tawarkan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Kita juga bisa menilai tingkat kesadaran, kepentingan, dan pengaruh mereka terhadap masalah dan solusi tersebut, serta mendapatkan komitmen dan dukungan dari mereka. 

Misalnya, jika kita ingin meningkatkan penjualan, kita bisa mengetahui siapa saja yang terlibat dalam proses penjualan, seperti tim pemasaran, tim produksi, tim distribusi, dan pelanggan. Kita juga bisa menanyakan apakah mereka menyadari masalah penurunan penjualan, apakah mereka peduli dengan masalah tersebut, dan apakah mereka bersedia mendukung solusi yang kita usulkan.

5. Para ahli - menghubungi orang-orang yang memiliki pengetahuan atau pengalaman khusus tentang masalah atau solusi yang kita hadapi, baik dari dalam maupun luar organisasi kita. Kita bisa meminta mereka untuk berbagi informasi, saran, atau best practice yang relevan dengan masalah atau solusi tersebut. 

Misalnya, jika kita ingin meningkatkan penjualan, kita bisa berkonsultasi dengan ahli pemasaran, ahli produk, atau ahli pasar yang bisa memberikan kita wawasan atau strategi yang efektif untuk meningkatkan penjualan.

Berikut juga beberapa best-practice ketika kamu membuat definisi dari masalah yang ada:

1. Pencatatan - Catat semua informasi yang kita dapatkan saat menguraikan masalah, termasuk lingkup dan konteksnya. Jika ada faktor-faktor yang berubah, perbarui catatanmu sesuai dengan perubahan tersebut.

2. Pengurangan - Pertimbangkan apakah kita bisa menyelesaikan masalah dengan mengurangi atau menghilangkan sesuatu, bukan dengan menambahkan sesuatu.

3. Challenge authority - Jangan terima begitu saja apa yang dikatakan oleh pimpinan perusahaan, seperti atasan atau klien. Validasi informasi yang kamu terima dengan mencari sumber lain, mendengarkan pendapat orang lain, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis.

4. Catat hipotesis - Buat hipotesis tentang apa penyebab dan solusi masalah, tapi jangan terburu-buru mengujinya. Dapatkan gambaran yang lebih luas dan lengkap tentang masalah sebelum kamu memilih hipotesis mana yang paling masuk akal.

5. Lakukan validasi ulang - Saat kamu menyelesaikan masalah dan mendapatkan data baru, cek kembali definisi masalahmu. Apakah masih sesuai dengan data yang ada? Apakah ada hal-hal yang perlu kamu ubah atau tambah? Jika ya, sesuaikan definisi masalahmu dengan data terbaru.

Merancang Solusi

Setelah mendapatkan definisi yang jelas terhadap masalah, kita bisa mempraktikkan metode sprint untuk merancang solusinya.

Untuk mendapatkan solusi yang baik dan efektif, kita harus memperhatikan hal-hal berikut:

1. Insightful - Solusi yang baik tidak hanya kreatif dan berdampak besar, tetapi juga memberikan wawasan baru yang bisa membantu kita memahami masalah lebih dalam dan menemukan peluang lebih banyak.

2. Pragmatis - Solusi yang baik tidak hanya teoritis, tetapi juga praktis dan realistis. Solusi yang baik bisa diimplementasikan dengan sumber daya yang ada dan sesuai dengan kondisi yang dihadapi.

3. Catalyzing - Solusi yang baik memberikan energi positif dan motivasi bagi tim yang terlibat. Solusi yang baik membuat tim percaya dan bersemangat untuk mewujudkannya.

4. Transformasional - Solusi yang baik tidak hanya menyelesaikan masalah jangka pendek, tetapi juga memberikan perubahan jangka panjang yang signifikan dan berkelanjutan.

Sebagai contoh, mari kita lihat poin catalyzing. Jika solusi yang kita usulkan tidak mendapatkan respons positif dan hanya kita yang yakin, maka solusi itu akan bermasalah. Sebagai pemimpin, kita bisa memaksa tim untuk melaksanakannya. Tetapi tanpa kepercayaan dan dukungan dari tim, solusi itu mungkin akan gagal sebelum selesai diimplementasikan.