Selain pemilik bisnis, atasan juga sering memiliki hak untuk melihat beberapa file pekerja. Dalam banyak situasi, file karyawan harus diperlakukan sebagai catatan pribadi dari karyawan yang bersangkutan. Sering kali file ini berisi informasi sangat pribadi seperti evaluasi kinerja, tingkat gaji dan laporan pribadi.
Anda pasti tak ingin membiarkan file ini terbuka bagi siapa pun untuk diakses. Namun, beberapa karyawan sering memiliki hak untuk melihat informasi yang ada dalam file personel. Misalnya, atasan mungkin perlu melihat evaluasi kinerja masa lalu untuk memutuskan siapa yang akan dipromosikan.
Bagian HRD mungkin harus membuka file pribadi untuk mengetahui apa yang bisa ditawarkan kepada karyawan yang masuk untuk menggantikan seseorang. Selain itu, karyawan di sebagian besar negara diizinkan untuk melihat file pribadi mereka sendiri.
File rahasia
Anda harus memperlakukan file personalia seperti dokumen pribadi lain di dalam perusahaan. Biasanya catatan pribadi disimpan dalam lemari arsip yang terkunci yang hanya dimiliki orang tertentu saja. Anda harus memastikan bahwa file ini hanya tersedia bagi orang yang memiliki alasan sah untuk melihatnya.
Sebagai saran, Anda bisa membuat kebijakan bahwa orang yang diizinkan untuk mengakses catatan pribadi adalah HRD, atasan, manajer karyawan, dan karyawan sendiri. Dengan kebijakan seperti itu, Anda akan melindungi kerahasiaan file-file ini.
Privasi karyawan Anda tetap terjaga, dan bisa juga membatasi beredarnya dokumen palsu masuk ke arsip. Selain itu, Anda bisa mendisiplinkan orang yang melanggar kebijakan. Tapi karena file pribadi karyawan bisa tersedia dalam bentuk elektronik, Anda harus perhatikan siapa yang memiliki akses ke database.
Catatan medis harus dipisah
Ada peraturan khusus yang perlu Anda perhatikan saat memutuskan untuk menyimpan catatan medis karyawan. Ada beberapa peraturan yang sangat ketat mengenai penanganan dan penyimpanan catatan medis karyawan. Perusahaan harus merahasiakan catatan medis dan terpisah dari file pribadi karyawan.
Informasi yang terkandung dalam catatan medis ini hanya bisa diberikan kepada petugas keamanan atau mereka yang mengelola pertolongan pertama, dan hanya bisa diakses jika informasi tersebut diperlukan untuk merawat karyawan atau untuk prosedur evakuasi.
Selain itu, informasi medis bisa diberikan pada atasan jika karyawan memiliki kecacatan yang butuh akomodasi khusus dan masuk akal. Terakhir, informasi bisa diberikan pada pejabat pemerintah sesuai undang-undang, dan pada perusahaan asuransi yang memerlukan pemeriksaan medis.
Hak karyawan untuk melihat file pribadi
Sejumlah besar perusahaan punya aturan yang memberi karyawan hak untuk mengakses dan melihat arsip personalia mereka sendiri. Berapa banyak file yang dapat dilihat oleh karyawan sangat bervariasi, bergantung pada kebijakan perusahaan tersebut.
Perusahaan yang mengizinkan karyawan untuk memeriksa file pribadi mereka sendiri dengan alasan untuk memastikan bahwa tidak ada dokumen yang tidak benar yang ditambahkan ke file pribadi. Di beberapa perusahaan, karyawan diizinkan membuat salinan dokumen yang terdapat dalam file pribadi.
Sebagai contoh, beberapa perusahaan mengizinkan seorang pegawai untuk memiliki salinan semua dokumen yang berkaitan dengan gaji mereka, tapi tidak untuk penilaian kerja. Jika seorang karyawan menginginkan salinan dokumen karena alasan hokum, menyalin file pribadi biasanya diperbolehkan.
Menghindari masalah di kemudian hari
Dengan membiarkan karyawan melihat file pribadi mereka, Anda mungkin bisa menghindari masalah lanjutan. Masalah biasanya muncul ketika karyawan yang dihentikan tidak menemukan kejanggalan apapun dari dokumen dalam arsip pribadi mereka.
File pribadi biasanya berisi catatan kinerja, gaji, kehadiran dan lainnya. Catatan ini biasanya berupa file digital dengan memakai software absensi tertentu. Tapi, jika Anda mengizinkan karyawan melihat file pribadi tersebut sebelum dihentikan, Anda punya potensi menghindari masalah ini.
