Layanan Perpustakaan di Jaman Teknologi Informasi

Dunia bergerak semakin cepat. Berkat perkembangan teknologi informasi, maka kita sekarang bisa menerima informasi dari belahan lain dunia hanya dalam hitungan detik saja. Jika dulu kita membaca berita dari lembaran kertas seperti koran atau majalah, kini kita membacanya melalui layar alat komunikasi seperti telepon genggam yang selalu kita bawa kemana saja. Transfer ilmu pengetahuan pun semakin cepat, namun berubah bentuk.

Tak bisa dipungkiri lagi, perkembangan Teknologi Informasi (selanjutnya disebut TI) telah maju sangat pesat. Semua bidang kehidupan hampir tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan "keajaiban" TI. Para futuristik pun berlomba membuat ramalan-ramalan. Ada yang meramalkan bahwa konsumsi kertas diperkantoran akan semakin sedikit (paperless). Ada juga sosiolog yang meramalkan hubungan antar manusia akan semakin renggang karena makin tingginya interaksi antara manusia dengan komputer.

Apakah fungsi perpustakaan masih dibutuhkan di jaman ini?

Di era global sekarang ini yang ditandai dengan kemajuan teknologi informasi peran perpustakaan terasa semakin penting. Hal tersebut membuat perpustakaan harus memasang strategi yang tepat sebagai penyedia informasi agar perpustakaan tidak ditinggalkan oleh masyarakat pemakainya.

Dengan makin transparannya batas antara negara dan wilayah, maka suka atau tidak suka perpustakaan harus menerima perkembangan teknologi informasi dan mengaplikasikannya ke dalam layanan-layanan perpustakaan, sehingga kualitas pelayanan yang ada di perpustakaan akan meningkat. Yang dulu pelayanan perpustakaan hanya dilakukan secara manual sekarang sudah menggunakan komputer baik dari sistem peminjaman, pengembalian sampai dengan penelesuran informasi. Membanjirnya informasi mengharuskan perpustakaan untuk bisa selalu mengadopsi informasi informasi baru yang selalu berkembang untuk kepentingan masyarakat penggunanya. Sehingga adanya layanan internet di perpustakaan memang sangat diperlukan.

Sebagai lembaga layanan informasi perpustakaan mempunyai prospek yang cukup luas dalam pembangunan. Perpustakaan sebagai sumber informasi diharapkan tidak hanya sekedar melayani masyarakat untuk mendapatkan informasi ilmu pengetahuan saja, akan tetapi perpustakaan diharapkan dapat mempertahankan eksistensinya sebagai lembaga pelayanan informasi serta dapat meningkatkan kualitas layanan yang ada. Hal tersebut akan dapat terlaksana apabila dudukung oleh pustakawan-pustakawan yang handal, yang tidak saja profesional dalam bidang ilmu perpustakaan tetapi juga trampil dalam bidang ilmu pengetahuan lain yang dapat meningkatkan jati diri pustakawan dan tentunya untuk peningkatan kualitas layanan perpustakaan.

Dengan demikian peran perpustakaan ini tetap penting, meski kita sekarang berada dalam abad teknologi informasi. Didalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2007, tentang perpustakaan,  pemustaka adalah pengguna perpustakaan yang terdiri dari peseorangan, kelompok orang, masyarakat atau lembaga yang memanfaatkan  fasilitas layanan perpustakaan. Dengan demikian untuk merekalah perpustakaan dibangun dan  dikembangkan sesuai dengan tuntutannya. Dengan demikian kepuasan pemustaka perlu secara berkelanjutan diupayakan dengan tujuan agar mereka terus memanfaatkan perpustakaan.

Di jaman yang semua bergerak dengan cepat ini, maka layanan yang harus diberikan perpustakaan kepada penggunanya masih perlu belajar dan menengok lembaga lain seperti bank, hotel, remah sakit dan biro-biro jasa lain yang sama --sama memberikan jasa layanan kepada masyarakat. Untuk itu agar kesan pegawai perpustakaan galak, tidak ramah, sombong , angker tidak lagi disandang sebagai gelar yang selalu melekat pada penyelenggara perpustakaan , maka perlunya diusahakan langkah-langkah perbaikan untuk peningkatan kualitas layanan perpustakaan.

Jenis-jenis Perpustakaan

Sebagaimana lembaga-lembaga lain, Perpustakaan juga memiliki pengunjung yang berbeda dari segi umur, pendidikan atau profesi. Berdasarkan itu, maka ada 5  jenis perpustakaan dengan uraian sebagai berikut:

1. perpustakaan sekolah

Memberikan layanan kepada pembaca meliputi murid, guru, kepala sekolah dan staf administrasi lainnya. Layanan ini berfungsi untuk memperkaya pengalaman guru dan mempermudah prose belajar mengajar.

2. perpustakaan umum

Perpustakaan umum harus dapat melayani anak-anak, remaja, dan orang tua dari berbagai tingkat pendidikan. Karena itu, koleksi harus lengkap dan bersifat rekreasi sampai bahan penelitian.

3. perpustakaan khusus

Pelayanan perpustakaan khusus ditujukan untuk mereka yang bekerja pada departemen dan perusahaan

4. perpustakaan perguruan tinggi

Memberikan pelayanan kepada civitas akademika seperti mahasiswa, dosen, peneliti, guru besar, pimpinan, serta seluruh staf administrasi dan akademika.

5. perpustakaan nasional

Fungsi utamannya menyimpan semua bahan publikasi yang pernah diterbitkan suatu Negara.

Pelayanan perpustakaan

Menurut nasution (1990: 139),"perpustakaan adalah pelayanan. Pelayanan berarti kesibukan. Bahan pustaka harus sewaktu-waktu tersedia bagi mereka yang memerlukannya ..."

Fungsi layanan perpustakaan yaitu Memberikan informasi untuk penelitian, rekreasi, dan mengembangkan pendidikan. Tujuan perpustakaan, agar bahan pustaka yang sudah di olah dapat sampai ke tangan pembaca.  Jadi fungsi layanan perpustakaan adalah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati.

Dengan adanya layanan ini, interaksi antara pustakawan dan pembaca dapat berlangsung dengan baik. Layanan ruang baca diperlukan untuk mereka yang belum jadi anggota atau mereka yang mengantar teman. Selain itu layanan perpustakaan menyangkut bahan-bahan rujukan yang pada umumnya tidak bisa dipinjam keluar perpustakaan.

Salah satu layanan penting dari perpustakaan adalah disediakannya layanan ruang baca untuk buku rujukan. Ruangan ini khusus untuk layanan rujukan di perpustakaan. Alat dan mebel disesuaikan dengan keperluan fisik bahan pustaka. Selain itu perlu disediakan sarana untuk menyimpan peta dan buku rujukan yang berukuran over size berupa meja khusus dengan kursi.

Juga yang tidak kalah penting adalah layanan ruang baca study carrel. Sebuah meja ditutup bagian depan, belakang, samping  kanan dan kiri dengan papan, supaya membantu pembaca untuk mendapatkan konsentrasi. Hal ini dimaksudkan agar pembaca tidak terganggu orang lain.

Ada lagi layanan ruang baca berupa meja baca kelompok. Layanan ini berfungsi untuk menampung pembaca dalam satu tempat. keunggulan: hemat ruang dan pembaca bisa saling berhubungan.

Jangan lupa juga untuk memberikan fasilitas untuk ruang baca yang baik. Perpustakaan sebaiknya memberika fasilitas seperti AC, penerangan yang memadai, dan memakai sinar dari listrik yang dapat diatur tingkat keperluannya untuk kenyamanan pembaca.

Perluasan dari ruang baca berupa ruang untuk diskusi. Ruang ini berfnngsi agar pembaca yang memiliki minat yang sama dapat berdiskusi bersama.

Ruang baca yang berupa ruang kerja bagi pembaca perpustakaan. Ruang yang didesign untuk pembaca tertentu misal remaja atau anak-anak untuk membuat prakarya.

Ruang santai, Ruang ini bermanfaat untuk istirahat khususnya pembaca yang merasa lelah membaca dan butuh penyegaran.

Berbagai Cara untuk Meningkatkan Mutu Layanan Perpustakaan

Sikap ramah dan penampilan yang baik. Pustakawan hendaknya memberikan bantuan kepada pembaca dengan sungguh-sungguh danpenuh keikhlasan. Usahakan segalannya penuh suasana kekeluargaan dan persaudaraan.

Menyediakan brosur. Dengan brosur ini, pustakawan dapat menyampaikan berbagai kegiatan yang sedang dan akan dikerjakan. Hendaknya perpustakawan memilki bagian yang mencetak dan mengedarkan brosur, sehingga kegiatan perpustakaan dapat diketahui masyarakat pembacanya.

Mengadakan berbagai perlombaan. Pengadaan perlombaan dimaksudkan untuk mengundang para peminat supaya datang ke perpustakaan. Berbagai perlombaan tadi akan mendorong mereka untuk mencari informasi di perpustakaan.

Mengadakan study tour. Mereka diajak mengelilingi perpustakaan agar mempelajari apa saja yang ada di perpustakaan. Berikan informasi apa saja yang dikerjakan di perpustakaan untuk membantu mereka dalam tugas atau pekerjaan sehari-hari.

Mengundang tokoh masyarakat. Dengan pengalaman mereka atau dengan nama besar mereka, dengan prestasi yang telah mereka buktikan, pembaca perpustakaan akan senang mendengarkan cerita dibalik sukses mereka.

Membuat jadwal kegiatan yang teratur. Kalau pustakawan rajin, mereka dapat menggali potensi yang ada di perpustakaan. Banyak bahan perpustakaan lainnya yang dapat diangkat menjadi bahan diskusi.

Dan berbagai kegiatan lainnya. Misal layanan komputer atau kemudahan menjadi anggota perpustakaan.

Perkembangan perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari sejarah manusia karena perpustakaan merupakan produk manusia.

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar perlu diatur dengan sesuatu system agar dapat memberi pelayanan yang baik kepada masyarakat penggunanya. Setiap orang mengharapkan pelayanan yang baik, demikian pula pemakai perpustakaan. Pelayanan dikatakan baik apabila dapat dilakukan dengan :

1) Cepat, artinya untuk memperoleh layanan, orang tidak perlu menunggu terlalu lama.

2) Tepat waktu, artinya orang dapat memperoleh kebutuhannya tepat pada waktunya.

3) Benar, artinya pelayanan membantu perolehan sesuatu sesuai dengan yang dibutuhkan.

Baik buruknya suatu perpustakaan terutama ditentukan oleh kepuasan pembaca. Sedangkan kepuasan pembaca ditentukan oleh layanan yang diperolehnya dari perpustakaan.

Perpustakaan berusaha sekuat tenaga agar pembaca dapat memperoleh informasi dengan cepat dan mudah untuk menemukan bahan pustaka yang mereka cari.

Fungsi dan Tujuan Pelayanan Perpustakaan

• Perpustakaan harus dapat memberikan informasi kepada pembaca
• Memberikan kesempatan kepada pembaca untuk mengadakan penelitian
• Mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati
• Menyelenggarakan kegiatan yang membuat pembaca senang datang keperpustakaan
• Pengadaan bahan-bahan pustaka yang dikehendaki pengguna sesuai dengan kebutuhan informasi

Disamping fungsi dari pelayanan perpustakaan, perpustakaan juga harus memperhatikan fungsi dari perpustakaan itu sendiri. Adapun fungsi dari perpustakaan meliputi :

• Fungsi Informasi

Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan. Informasi yang diminta dapat berupa informasi mengenai tugas sehari-hari, pelajaran maupun informasi lainnya. Dengan koleksi yang tersedia, perpustakaan harus berusaha menjawab setiap pertanyaan yang diajukan ke perpustakaan. Bila tidak terjawab, dapat minta bantuan ke perpustakaan lain yang dianggap mampu menjawab pertanyaan tersebut karena pada hakekatnya semua perpustakaan melaksanakan fungsi informasinya.

• Fungsi Pendidikan

Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah. Dalam hal ini, yang berkaitan dengan pendidikan nonformal ialah perpustakaan umum, sedangkan yang berkaitan dengan pendidikan informal ialah perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi.

• Fungsi Sarana Simpan Karya Manusia

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya. Perpustakaan berfungsi sebagai 'arsip umum' bagi produk masyarakat berupa buku dalam arti luas. Dalam kaitannya dengan fungsi simpan, perpustakaan bertugas menyimpan khazanah budaya hasil masyarakat. Salah satu jenis perpustakaan yang benar-benar berfungsi sebagai sarana sinpan pinjam adalah perpustakaan nasional.

• Fungsi Kultural

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Pendidikan ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pameran, ceramah, pertunjukkan kesenian, pemutaran film bahkan bercerita untuk anak-anak. Dengan cara demikian, masyarakat dididdik mengenal budayanya.

• Fungsi rekreasi

Masyarakat dapat menikmati rekreasi kutural dengan cara membaca dan baca ini disediakan oleh perpustakaan. Fungsi rekreasi ini tampak nyata pada perpustakaan umum yaitu perpustakaan yang dikelola dengan dana umum serta terbuka untuk umum. Umum artinya setiap orang tanpa memandang perbedaan jenis kelamin, usia, pekerjaan, agama, dan warna kulit. Dalam menjalankan fungsi rekreasi ini maka perpustakaan menjalin kerjasama dengan berbagai komponen seperti penulis yang menulis buku, penerbit yang menerbitkan buku, produsen kertas, toko buku, unsur pembaca yang berasal dari semua pihak dan dengan sendirinya juga pengelola perpustakaan.

AKHIRUL KALAM

Tujuan dari pelayanan perpustakaan adalah melayani pembaca memperoleh bahan perpustakaan yang mereka perlukan, agar pengguna (user) mengetahui apa yang ada di perpustakaan maupun kegiatan-kegiatan perpustakaan yang lain, misalnya kegiatan promosi perpustakaan.

Bahan pustaka yang banyak tetapi tidak dipakai oleh siapa pun dengan alasan apa pun, merupakan kekeliruan yang besar. Pelayanan yang diberikan dengan memperhatikan kepuasan pengguna merupakan tahap awal dalam keberhasilan suatu perpustakaan.

Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pemakai yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging).

Layanan pemakai merupakan media penting bagi para pengelola perpustakaan untuk memberikan kemudahan kepada pemakai dalam memperoleh informasi yang mereka inginkan dan butuhkan. Layanan yang baik merupakan asset penting dalam dunia pelayanan perpustakaan. Pelayanan pemakai memiliki konsep bahwa dengan mengerti dan memenuhi kebutuhan pemakai maka perpustakaan dapat meningkatkan kualitas layanannya, meningkatkan permintaan layanan dan membangun reputasi yang pada akhirnya akan membantu membangun kelanggengan pemakai dan merupakan sumbangan besar bagi penyelenggaraan berbagai program perpustakaan.

Layanan pemakai merupakan suatu filsafat yang lebih dari sekedar "client-responsiveness" maupu "client-focus". Client focus biasanya hanya dikaitkan dengan bimbingan dan layanan perpustakaan konvensional yang hanya menyediakan bahan pustaka agar dibaca pemakai perpustakaan. Sementara itu client-responsiveness berarti lebih memberikan layanan saat diperlukan oleh pemakai. Layanan pemakai seharusnya member jangkauan yang cukup luas dan mencakup segala sesuatu yang terjadi di dalam dan sekitar perpustakaan mulai dari cara staff menyambut pemakai yang datang ke perpustakaan, sampai suasana dan tata ruang bagian depan pelayanan perpustakaan, sampai cara staff menangani permintaan dan kebutuhan informasi dan keluhan atas pelayanan yang kurang baik.

Layanan pemakai juga dapat diartikan memberikan bantuan kepada pemakai guna meningkatkan kepuasan mereka terhadap pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan. Hal ini didasarkan pada perhatian yang terus menerus terhadap pemakai dan pada desain layanan. Layanan pemakai juga berarti staff menaruh perhatian terhadap keputusan dan keinginan pemakai dan pemakai berhak dihormati oleh staff.

Hal tersebut berarti bahwa seharusnya  perpustakaan mampu merespon dengan menyediakan layanan yang terbaik untuk pemustaka,  sehingga  pustakawan ditutuntut untuk dapat melayani dengan sebaik-baiknya untuk mendapatkan hasil yang otptimal. Dewasa ini terjadi perubahan trend dalam hal perilaku pemustaka, sehingga diperlukan perubahan untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan yang berorientasi kepada pemustaka.

Harapan pelanggan merupakan  perkiraan atau keyakinan pelanggan tentang apa yang akan diterimanya bila ia membeli atau mengkonsumsi suatu produk. Sedangkan kinerja yang dirasakan adalah persepsi pelanggan terhadap apa yang ia terima seteleh menkonsumsi apa yang ia beli.

Perpustakaan harus dapat memberikan pengalaman yang menyenangkan terhadap pemustaka, sehingga perpustakaan akan mendapat opini yang baik. Kelengkapan informasi di perpustakaan merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan, karena perpustakaan juga mendapat pesaing dalam dunia penyediaan informasi oleh badan-badan informasi lainnya dan internet.

Dengan demikian untuk dapat memberikan kepuasan kepada pemustaka, maka perpustakaan perlu terus mengikuti dan mengembangan teknologi komunikasi dan informasi, guna memberikan pelayanan kepada pemustaka kapan saja dan dimana saja. Jika perpustakaan dapat melakukan hal tersebut maka kepuasan pemustaka akan terpenuhi, yang kemudian akan berdampak pada kualitas pelayanan perpustakaan.

Penulis: Retno Hermawati

DAFTAR PUSTAKA

Rosenfeld, Louis; Morville, Peter. Information Architecture for the World Wide Web, Cambridge: O'reilly, 2002

Sudarsono, Blasius. "Pendekatan Untuk Memahami Kepustakawanan", Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992

Wicaksono, Hendro. Segmentasi Psikografis Pemakai Perpustakaan X, Makalah Seminar Pra Skripsi, Tidak diterbitkan, 1996.

Wurman, Richard Saul. Information Anxiety 2, Indiana: Que, 2001.

Zultanawar. "Pustakawan dan Penelitian di Bidang Perpustakaan", Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992

Achmad, Menuju Kepuasan Pemustaka (Towards Library Users Satisfaction),  fisip.unair.ac.id/image/pdf/achmad.pdf, diakses tanggal 7 Januari 2012, Jam 12.10 WIB.

Fandy Tjiptono,  2008. Strategi Bisnis. Yogyakarta : Andi.

Farida Jafar, 2005.  Manajemen  Jasa : Pendekatan Terpadu. Jakarta:  Ghalia Indonesia.

Khairunnas, dan Sofjan Assauri, Analisis Pengaruh Brand Identity Design Terhadap Proses Pembentukan Brand Awareness : studi kasus : Nordhenbasic. Manajemen Usahawan Indonesia, Vol. 41 No. 1 Januari-Februari, 2011, hlm. 1.