Menumbuhkan Minat Baca melalui Peningkatan Layanan Perpustakaan

Peningkatan minat baca adalah suatu hal yang sangat penting tetapi seolah dilupakan orang. Saat kita masih duduk di bangku sekolah, kita merasakan tugas meningkatkan minat baca dibebankan oleh sekolah. Namun apakah itu berhasil? Sejauh ini tugas sekolah untuk meningkatkan minat baca kurang berhasil. Mutu sekolah dari satu sekolah ke sekolah lain berbeda dan nampaknya mutu sekolah di Indonesia terus merosot. Orang tua yang juga seharusnya memikul tugas ini juga kurang ternyata jauh dari harapan kebanyakan orang.

Sebagaimana yang diamanatkan oleh Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan dan Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Nomor 3 Tahun 2001 Tentang Perpustakaan Desa/Kelurahan Menteri Dalam Negeri dan Otonmi Daerah, perpustakaan harus berperan aktif dalam cara meningkatkan minat baca bagi masyarakat. Penyediaan buku-buku di perpustakaan adalah sebuah cara utama. Meski demikian, masih banyak faktor penunjang yang dapat melancarkan apa yang sudah diamanatkan oleh Undang-undang tersebut di atas.

Perpustakaan bisa melahirkan banyak ide. Sayangnya di negara kita, perpustakaan belum membudaya. Meski Belanda di masa dahulu sudah mendirikan perpustakaan, namun itu lebih banyak untuk kepentingan mereka. Rakyat di pedesaan nyaris tidak  mengerti apakah perpustakaan itu.

Layanan Perpustakaan yang Prima

Perpustakaan berfungsi sebagai salah satu faktor yang mempercepat akselerasi transfer ilmu pengetahuan, oleh karena nya perpustakaan merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam sistem pendidikan suatu lembaga. Selain itu juga perpustakaan berfungsi sebagai sumber informasi, dan merupakan  penunjang yang penting artinya bagi suatu riset ilmiah, sebagai bahan acuan atau referensi.

Melihat fungsi dari perpustakan yang sedemikian "penting" maka layaklah diperhatikan oleh Pustakawan atau pun pengguna perpustakaan bahwa perpustakaan semestinya mampu mengimbangi perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya dan berbagai aspek lainnya, oleh karena nya kesan perpustakaan sebagai institusi kuno harus mulai dikikis, termasuk juga masalah pelayanan perpustakaan  yang harus memulai pelayanan yang berorientasi pengguna.

Layanan di perpustakaan idealnya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan akurat, ini berarti orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan pengguna sebagai salah satu faktor penting yang mempengaruhi kebijakan pada suatu perpustakaan, kesan kaku pelayanan diperpustakaan harus dieliminir sehingga perpustakaan berkesan lebih manusiawi.

Secara umum pelayanan di perpustakaan dapat diartikan suatu kegiatan atau aktivitas dalam memberikan jasa layanan kepada pengunjung perpustakaan tanpa membedakan status sosial, ekonomi, kepercayaan maupun status lainnya.

Jika kita berkunjung ke perpustakaan, tentunya akan berhubungan dengan petugas perpustakaan dan layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan adalah kegiatan melayani users yang dilakukan oleh pustakawan sesuai dengan kebutuhan informasi users.Pelayanan yang diberikan oleh setiap petugas berbeda-beda. Ada yang ramah,cuek,dan lain sebagainya. Banyak pengalaman tentang pelayanan di perpustakaan. Salah satunya pengalaman saya di Perpustakaan Umum Daerah beberapa tahun yang lalu. Petugas yang tidak ramah,nada suara tinggi,dan raut wajah cemberut merupakan hal yang tidak baik dilakukan oleh seorang pustakawan.

Seorang pustakawan harus mengoptimalkan pelayanan yang memuaskan pada users. Sikap-sikap di atas akan membuat users merasa tidak nyaman. Bahkan saya yang awalnya ingin membuat kartu anggota perpustakaan,membatalkan niat tersebut hanya karena pelayanan itu. Hal tersebut tentunya akan merugikan kedua belah pihak. Perpustakaan tidak akan maju dengan kualitas layanan yang buruk dan users tidak akan tertarik lagi untuk berkunjung ke perpustakaan tersebut.

Sikap pustakawan sangat mempengaruhi minat baca users di perpustakaan. Melihat pustakawan yang ramah ,users akan merasa nyaman berada di perpustakaan. Bahkan ia juga akan merekomendasikan teman-temannya untuk datang ke perpustakaan. Dengan demikian itu juga akan menambah statistik pengunjung perpustakaan tersebut.

Pustakawan adalah anggota staf berkualifikasi profesional yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan sebuah perpustakaan, sedapat mungkin dibantu staf yang cukup,bekerja sama dengan semua anggota komunitas,dan berhubungan dengan perpustakaan umum lainya.

Peran pustakawan bervariasi tergantung pada kondisi saat ini. Di dalam konteks khusus, ada ranah umum pengetahuan yang penting jika pustakawan mengembangkan dan mengoperasikan jasa perpustakaan yang efektif: yaitu mencakup sumber daya, manajemen perpustakaan dan informasi serta pengajaran. Di dalam lingkungan jaringan yang makin berkembang, pustakawan harus Kompeten dalam perencanaan dan pengajaran keterampilan menangani informasi yang berbeda-beda bagi konsumen dan penerbit. Dengan demikian, pustakawan harus melanjutkan pengembangan dan pelatihan profesionalnya. Di bawah ini adalah kapasitas yang harus dimiliki oleh perpustakaan yang baik:

• Tangibles (bentuk fasilitas fisik,sarana,personalia,dan media komunikasi).
• Reliabilitas (kemampuan menyajikan layanan yang dijanjikan dengan akurat).
• Responsivitas (kemampuan membantu users dan penyediaan layanan yang cepat).
• Jaminan (pengetahuan dan rasa hormat pustakawan dan kemampuannya dalam meyakinkan dan dapat dipercaya).
• Empati (perhatian terhadap setiap users secara individu).

Orang yang dilayani ada berbagai ragam. Seorang pustakawan juga harus mengetahui karakter users shingga ia bisa menghadapi users dengan berbagai karakter apapun. Memaksimalkan pelayanan juga akan memberikan efek positif bagi pustakawan itu,users, dan perpustakaan itu sendiri. Pustakawan mendapat nama baik, users dapat terbantu dalam menemukan informasi, dan perpustakaan menjadi lebih terkenal di kalangan masyarakat karena pustakwannya yang ramah dan sebagainya.

Prinsip Layanan Prima Perpustakaan

Untuk dapat memberika sebuah layanan prima, perpustakaan harus mematuhi beberapa prinsip. Prinsip merupakan tata nilai yang harus melekat pada layanan prima. Sebuah pelayanan dinilai jika desain dan prosedurnya mematui beberapa prinsip antara lain, yaitu:

1. Mengutamakan pelanggan

Prosedur pelayanan harus disusun demi kemudahan dan kenyamanan pelanggan.

Pelayanan bagi pelanggan eksternal juga perlu diutamakan.

Pelayanan bagi pelanggan tak langsung juga penting untuk diutamkan.

2. Sistem yang efektif

Sebuah sistem yang nyata, yaitu suatu tatanan yang memadukan hasil-hasil kerja dari berbagai unit organisasi.

Sebuah sistem yang "ramah", yaitu satu tatanan yang mempertemukan manusia dengan yang lain. Petemuan semacam ini melibatkan sentuhan-sentuhan emosi, perasaan, harapan, harga diri, penilaian, sikap dan perilaku.

Agar berhasil merebut hati pelanggan, proses pelayanan harus berjalan efektif, artinya mengungkit munculnya kebanggaan pada diri petugas dan membentuk citra positif di mata pelanggan.

3. Melayani dengan hati nurani

Dalam transaksi tatap muka dengan pelanggan yang utama adalah kesatuan sikap dan perilaku sesuai hati nurani. Perilaku yang dibuat-buat atau berlebihan sangat mudah dikenali pelanggan sehinggan akan memperburuk penilaian pelanggan. Sikap dan perilaku yang baik oleh petugas dapat menutupi kekurangan sarana dan prasaranan.

4. Perbaikan berkelanjutan

Pelanggan dapat belajar mengenali kebutuhan dari proses pelayanan. Semakin baik pelayanan, tuntutannya juga semakin tinggi dan kebutuhannya semakin luas dan beragam. Fenomena aksi-reaksi antara mutu layanan dan tuntutan pelanggan akan terus bergulir cepat. Hal ini memacu petugas untuk meningkatkan mutu pelayanan secara terus-menerus.

5. Memberdayakan pelanggan

Memberdayakan pelanggan berarti menawarkan jenis-jenis layanan yang dapat digunakan sebagai sumberdaya/perangkat tambahan oleh pelanggan untuk menyelesaikan persoalan hidup sehari-hari.

Jenis Layanan Perpustakaan

Untuk memberikan layanan perpustakaan prima, maka jenis layanan harus diperjelas dengan membaginya ke dalam bentuk tugas-tugas yang lebih spesifik. Layanan perpustakaan secara teknis terbagi kedalam 3 kategori, yaitu:

• Layanan Teknis. Layanan ini biasanya berupa pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, serta menginformasikan bahan pustaka yang telah diolah, serta ketersediaan berbagai fasilitas penunjang lainnya.
• Layanan Pemakai. Biasanya layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan yaitu: Sirkulasi, Skirpsi, Referensi, Reserve, OPAC,  Internet, Multi Media dan lain sebagainya
• Layanan Administrasi. Layanan Administrasi terdiri dari dua kategori, yaitu layanan untuk administrasi perpustakaan/staf perpustakaan dan administrasi untuk pengguna perpustakaan, jenis layanan biasa nya berupa surat menyurat dan pengarsipan dokumen.

Sistem Pelayanan Perpustakaan

Perpustakaan yang ingin memberikan pelayanan yang prima perlu menentukan sistim pelayanan yang jelas, agar tugas memberikan pelayanan kepada pengunjung dapat lebih terstruktur. Hal ini bertujuan agar pengunjung dapat memanfaatkan koleksi buku yang ada di perpustakaan dengan baik. Ada 2 sistim pelayanan perpustakaan yang dikenal dewasa ini:

1. Pelayanan Terbuka

Pada sistem pelayanan terbuka anggota atau peminjam dapat langsung memilih buku yang dikehendali secara bebas pada rak buku. Dan jika mengalami kesulitan dapat meminta bantuan pada petugas perpustakaan.

2. Pelayanan Tertutup

Pada pelayanan tertutup para peminjam atau pengunjung tidak bisa langsung mengambil buku yang diinginkan pada rak buku, tetapi harus melihat dulu di laci katalog buku. Setelah ditemukan dicatat di nomor klas buku dan diberikan pada petugas. Selanjutnya petugas perpustakaan mengambilkan buku yang dimaksud.

Untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua macam sistem pelayan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, yaitu:

Koleksi harus disusun secara sistematis

Koleksi buku atau brosur dan leaflet disusun menurut nomer panggilnya.

Koleksi majalah menurut bidang subjek luas, yang di dalamnya disusun menurut abjad judul majalahnya.

Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomer panggil dan yang berupa majalah disusun menurut abjad judul, namun disimpan di dalam ruang koleksi rujukan. Ruang koleksi rujukan sejogyanya dekat dengan ruang baca perpustakaan, agar pengguna dapat menggunakan bahan rujukan sewaktu ia memerlukan.

Alat temu kembali koleksi pustaka harus lengkap

Katalog buku/brosur/leaflet. Harus dapat ditelusur dari berbagai titik telusur, yaitu dari nama pengarang, judul, lembaga penerbit, maupun subjek.

Katalog majalah, katalog ini penting untuk menunjukkan judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan. Selain informasi mengenai judul diperlukan juga data tentang volume, nomor, dan tahun terbitnya agar pengguna dapat memastikan apakah ia akan menggunakan koleksi majalah perpustakaan tersebut atau harus mencari di perpustakaan lain yang memiliki volume/nomor tertentu.

Indeks artikel majalah dan monograf analitik. Indeks tersebut biasanya memuat judul-judul artikel yang dikutip dari majalah dan buku/monograf semacam prosiding, risalah dan lain-lain yang isinya terdiri atas artikel/karya tulis. Indeks majalah/monograf analitik ada juga yang dilengkapi dengan abstrak, anotasi atau ringkasan karya tulis.

Pendaftaran

Pendaftaran biasa dilakuakan di awal, dimana harus mengisi sebuah form dan identitas diri sesuai kartu identitas. Lalu menginputkan kode pin untuk kondisi unik. Biasanya untuk peminjaman pertama, dapat dilakukan dengan meninggalkan karu identitas sebelum kartu anggota jadi.

Membayar uang administrasi untuk biaya penggantian pembuatan kartu anggota.

Data anggota disimpan di database digital maupun manual. Digital disini berupa data yang disimpan kedalam komputer. Lalu data manual merupakan data yang dicatat dibuku secara tulis tangan.

Peminjaman

Setelah konsumen mendapatkan buku yang diinginkan maka selanjutnya dapat ke bagian administrasi untuk melakukan peminjaman

Pihak administrsi melakukan pengecekan data anggota di database. Lalu dicocokan dengan kartu anggota yg di bawa oleh anggota dan pin yang di masukkan oleh peminjam

Penyusunan dokumen/literatur secara sistematik di rak sebenarnya sudah memudahkan pustakawan/pengguna mencari dokumen. Pengguna yang memerlukan suatu subjek tertentu bila menemukan satu koleksi pustaka mengenai subjek tersebut akan dapat pula menemukan judul koleksi pustaka lain dalam kelompok subjek tersebut, karena letak koleksi pustaka bersubjek sama selalu ditempatkan saling berdekatan.

AKHIRUL KHALAM

Pelayanan perpustakaan terbagi 2, yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup. Perpustakaan adalah salah satu tempat yang menyediakan layanannya. Berbagai layanan yang harus dimiliki perpustakaan antara lain terdiri dari 3 layanan pokok. Layanan itu seperti layanan teknis, layanan penguna, dan layanan administrasi perpustakaan.

Layanan perpustakaan mempunyai fungsinya masing-masing, apabila ke semua layanan bergabung menjadi satu, maka itu akan membuat kegiatan perpustakaan menjadi prima atau tepat guna dan berdaya guna bagi pengunjungnya. Keseluruhan layanan itu haruslah dipadukan sehingga layanan itu mendapatkan respon yang positif dari pengunjungnya, dan bisa menambah ilmu pengetahuan.

Keberhasilan suatu perpustakaan dapat dilihat dari layanan yang diberikan. Suatu layanan dikatakan berhasil apabila perpustakaan tersebut mempunyai banyak pengunjung yang memanfaatkan fasilitas yang disediakan. Berhasil atau tidaknya suatu layanan tergantung kepada para petugas yang melaksanakan layanan. Oleh karena itu, petugas perpustakaan merupakan faktor penting dalam kegitan layanan perpustakaan.

Penulis: Retno Hermawati

DAFTAR PUSTAKA

Rimbarawa,Kosam dan Supriyanto.2006. Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan.Jakarta: IPI, Pengurus Daerah DKI Jakarta.

Septiyantono,Tri dan Umar Sidik (Ed.).2007.Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.

Achmad, Et all. (2012). Layanan Cinta: Perwujudan Layanan Prima Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto.