Administrasi Sekolah Minggu

Rezeki Putra Gulo

Yanuar Ada Zega

PENDAHULUAN

Pengelolaan administrasi Sekolah Minggu sangat dibutuhkan mengingat Sekolah Minggu sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sebuah sekolah (dalam skala yang lebih kecil). Jika pengelolaan administrasi SM dilaksanakan dengan baik maka akan memberi dampak yang positif terhadap perkembangan SM selanjutnya. Sebaliknya, jika administrasi SM tidak terurus maka masa depan perkembangan SM juga akan suram. Hal ini tidak berarti kita mengecilkan peranan Roh Kudus dalam perkembangan pelayanan SM, namun Roh Kudus adalah Roh yang tertib, pengaturan SM yang baik akan menciptakan kondisi yang sehat bagi Roh Kudus untuk bekerja lebih leluasa.

Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan penulis adalah menggunakan metode penelitian pustaka. Penulis membaca buku-buku dengan pokok bahasan sebagai sumber utama dalam penelitian ini dengan didukung oleh sumber dan literatur lain seperti artikel, dan observasi.

A. SEKOLAH MINGGU DAN GEREJA

Pentingnya peranan administrasi SM tidak dapat dilepaskan dari bagaimana gereja memandang pelayanan SM. Jika gereja menganggap SM sebagai bagian integral dari pelayanan gereja, maka secara kedudukan, SM pasti memiliki tempat dalam stuktur organisasi gereja. Dewasa ini pelaksanaan SM cenderung dipangdang sebagai hal yang rutin atau biasa saja, padahal SM dapat dipandang sebagai gerekan yang akan memperbaharui dunia. [1]Namun, lepas dari pandangan gereja, SM seharusnya merupakan bagian dari struktur gereja sehingga program-progam yang dijalankan SM pun harus sejalan dengan program-program gereja. Demikian juga dalam hal kepengurusan SM, gereja sedikit banyak akan memiliki andil dalam penentuan kepengurusan SM, baik dalam hal bentuk stuktur organisasinya ataupun pemilihan personilnya.

Adminstrasi merupakan kegiatan kantor yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pendidikan sekolah minggu. Kegiatan administrasi SM meliputi berbagai aspek yang dilakukan oleh guru dan  petugas admintrasi untuk mencapai tujuan program.[2] Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa inggris "administration" dengan bentuk infinitifnya to administer yang diartikan sebagai to manage (mengelola).[3]

Oleh karena itu agar administrasi SM bisa berjalan dengan baik maka hal pertama yang harus dilakukan adalah membicarakan kejelasan kesepakatan kedudukan antara gereja dan SM. Jika tercapai kesepakatan maka hal ini akan sangat menolong kelancaran pelaksanaan administrasi SM di masa yang akan datang. Karena setiap gereja memiliki struktur dan kebijakan yang berbeda terhadap pelayanan SM, maka apa yang akan kita bahas selanjutnya adalah kerangka besar pelayanan administrasi secara umum. Jadi dalam praktek, pelaksanaan tiap-tiap SM pasti akan berbeda-beda, karena harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan yang ada.

B. ORGANISASI SEKOLAH MINGGU

Tidak dapat disangkal bahwa dalam penyelenggaraan organisasi apapun, termasuk dalam pelayanan SM, selalu ada beberapa unsur yang menjadi komponen penting dalam organisasi. Dalam hal organisasi SM, kita akan membicarakan 3 hal utama, yaitu: Kepengurusan SM, Program SM dan Kelas SM.

Kepengurusan Sekolah Minggu

Sekolah Minggu bisa terlaksana dengan baik karena adanya orang- orang yang mengurusnya. Kepengurusan SM ini dibagi dalam beberapa jenjang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Sekalipun tiap gereja menggunakan istilah-istilah yang berbeda dalam kepengurusan SM-nya, namun pada dasarnya memiliki kesamaan dalam menjalankan fungsinya. Berikut adalah kepengurusan yang biasa ada dalam SM.

a. Pengurus Inti Sekolah Minggu

Kepemimpinan kepengurusan SM, biasanya terdiri dari 3 personil Pengurus Inti, yaitu Ketua, Sekretaris dan Bendahara (bisa ditambah wakil Ketua), yang secara keseluruhan memiliki tugas utama,:

• Bertanggung jawab atas pembuatan rencana tahunan/rutin untuk program/kegiatan, keuangan dan administrasi SM.
• Bertanggung jawab atas jalannya kelancaran seluruh pelaksanaan kegiatan/program SM, juga keuangan dan administrasi SM.
• Memberi pengarahan dan membuat keputusan-keputusan penting dalam pelaksanaan harian SM. Membuat laporan rutin tertulis kepada gereja dan mewakili SM dalam rapat umum gereja.
• Memimpin rapat rutin internal SM.
• Memikirkan pengembangan SM dan strategi pelayanan yang tepat

b. Koordinator Departemen

Untuk gereja yang besar, kepengurusan inti di atas bisa diluaskan lagi dengan adanya departemen-departemen dalam SM, misalnya:

• Departemen Kebaktian Anak
• Departemen Pembinaan (Anak dan Guru)
• Departemen Administrasi/Umum (Kantor SM) Departemen Literatur (Perpustakaan dan Buletin SM)
• Departemen Musik SM
• Departemen Konseling dll.
•  

Perluasan kepengurusan ini tergantung dari kebutuhan masing-masing SM. Masing-masing departemen akan dipimpin/diurus oleh seorang koordinator atau sebuah tim yang bertanggung jawab langsung kepada Pengurus Inti SM. Pemilihan koordinator, selain didasarkan pada dedikasi dan kesungguhannya melayani, juga pada kemampuan dan keahlian dalam bidang yang dipimpinnya. Misalnya, seorang guru SM yang senang dan pandai dalam hal musik menjadi Koordinator Departemen Musik, dst.

c. Kepala/Ketua Kelas SM 

Selain kepemimpinan kepengurusan inti, dan koordinator departemen, di bawah mereka terdapat Kepala-kepala Kelas SM yang membawahi masing-masing kelas SM. Tugas utama Kepala Kelas adalah:

• Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kebaktian di kelas masing- masing, termasuk keuangan dan admin kelas.
• Menyusun jadwal untuk guru-guru yang bertugas di kebaktian kelas.
• Mengatur jadwal visitasi untuk anak-anak SM yang tidak hadir.
• Selalu hadir dalam kebaktian anak, kecuali karena berhalangan, maka ia akan menugasi wakil/guru lain untuk menggantikannya.
• Melaksanakan tugas di kebaktian sesuai dengan jadwal.

 d. Guru-guru Kelas

Guru-guru Kelas adalah orang-orang kunci yang menjadi motor dalam SM. Tanpa mereka maka anak-anak tidak dapat terlayani dengan baik, karena Guru-guru Kelas inilah yang langsung berhubungan dengan anak- anak secara rutin.

Kepala Kelas bekerjasama dengan Guru-guru kelas, mempimpin kebaktian SM sesuai dengan yang sudah dijadwalkan, baik itu tugas memimpin pujian, bercerita atau tugas lainnya. Sangat tidak menutup kemungkinan bahwa Pengurus Inti atau Koordinator Departemen juga merangkap menjadi Guru Kelas.

Program/Kegiatan Sekolah Minggu

Salah satu tugas utama Pengurus inti SM adalah bersama seluruh anggotanya merencanakan program/kegiatan SM tahunan. Secara umum, program-program yang dilaksanakan dalam SM, antara lain:

• Program Kebaktian Rutin SM (Mingguan)
•  Program Kebaktian Non-rutin SM (Natal, Paskah, Retret Anak, Kebaktian Padang, KKR Anak, Penginjilan Anak, dll.)
•  Program Pembinaan Anak (Sel Anak, PA Anak, Perpustakaan, dll.)
•  Program Persiapan Kelas Guru rutin (Mingguan)
•  Program Pembinaan/Training Guru (+ Perpustakaan)
•  Program Rekruitmen Guru
•  Program Besuk (Visitasi) Anak
•  Program Rapat Kerja (Raker) SM -- setahun sekali atau dua kali
•  Program Khusus (cross-program antar seksi/komisi gereja)

Pelaksanaan program-program ini tergantung dari seberapa rapi organisasi SM-nya. Untuk SM yang baik, program-program ini sudah tertata dalam rencana tahunan sehingga tidak ada program dadakan (instant). Karena sudah terencana maka

jauh-jauh hari program ini sudah dipikirkan baik-baik bagaimana melaksanakannya dan dari mana anggarannya.

Kelas-kelas Sekolah Minggu

Pembagian Kelas

Pelayanan SM terdiri dari kelas-kelas SM yang dibagi berdasar kelompok-kelompok umur. Pembagian kelompok umur ini adalah sbb:

(Tapi penamaan kelompok bisa bermacam-macam dan pembagian kelompok umur pun tidak baku, tergantung dari masing-masing gereja).

Kelas Batita (anak di bawah umur 3 tahun) Kadang disebut juga Kelas Bayi atau Kelas Bermain)

• Kelas Balita (anak di atas 3 tahun di bawah umur 5 tahun) (Kadang disebut juga Kelas Indria atau Kelas TK atau Kelas Kanak-kanak)
• Kelas Pratama (anak umur 6-8 tahun) [Kadang disebut juga Kelas Kecil )
• Kelas Madya (anak umur 9-11) [Kadang disebut juga Kelas Tanggung)
• Kelas Pra-Remaja (anak umur 12-14 tahun) [Kadang disebut juga Kelas Besar)

Gedung/Tempat Penyelenggaraan SM

Untuk gereja-gereja besar pembagian kelas rata-rata seperti di atas. Jumlah ideal per kelas SM adalah 20 anak, namun demikian hal ini sulit diikuti oleh gereja-gereja pada umumnya karena biasanya gereja tidak memiliki gedung Sekolah Minggu sendiri yang dibentuk dalam kelas-kelas.

Untuk gereja yang mendapat pinjaman gedung sekolah umum sebagai tempat penyelenggaraan SM, hal ini sangat menguntungkan karena jika jumlah guru memungkinkan maka mereka mendapat kebebasan untuk membagi kelas

Kesimpulan 

Dalam meningkatkan keefektifan SM maka diperlukan pengelolan admintrasi SM dengan baik dan sistematis. Oleh karena itu agar administrasi SM bisa berjalan dengan baik maka hal pertama yang harus dilakukan adalah membicarakan kejelasan kesepakatan kedudukan antara gereja dan SM. Jika tercapai kesepakatan maka hal ini akan sangat menolong kelancaran pelaksanaan administrasi SM di masa yang akan datang. Karena setiap gereja memiliki struktur dan kebijakan yang berbeda terhadap pelayanan SM, maka apa yang akan kita bahas selanjutnya adalah kerangka besar pelayanan administrasi secara umum. Jadi dalam praktek, pelaksanaan tiap-tiap SM pasti akan berbeda-beda, karena harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan yang ada.

Pengelolaan administrasi sekolah minggu dengan baik dapat menentukan keefektifan SM itu sendiri. Sekolah Minggu bisa terlaksana dengan baik karena adanya orang- orang yang mengurusnya. Kepengurusan SM ini dibagi dalam beberapa jenjang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Sekalipun tiap gereja menggunakan istilah-istilah yang berbeda dalam kepengurusan SM-nya, namun pada dasarnya memiliki kesamaan dalam menjalankan fungsinya.

Saran

Sebagian orang memahami bahwa SM  adalah salah satu kegiatan yang biasa saja. Akan tetapi perlu diketahui bahwa SM adalah Generasi dari Gereja bahkan bisa dikategorikan sebagai pusat dari pelayanan gereja. Maka dari itu, SM seharusnya mendapatkan perhatian khusus dan pengajaran yang efektif dan benar, sehingga SM menghasilkan generasi gereja/jemaat yang berkualitas dan baik.

Daftar Pustaka

 Robert R. Boehkle, Sejarah perkembangan Pikiran dan Praktek PAK, (Jakarta; BPK Gunung Mulia, 2003)

Sutanto Leo, Kiat Sukses Mengelola dan Mengajar Sekolah Minggu (Yogyakarta; ANDI, 2008)

Lina Marliani, Defenisi Administrasi dalam Berbagai Sudut Pandang (Jurnal)