Teknik Berkomunikasi dalam Berorganisasi

 Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vocal dan sebagainya. Komunikasi juga merupakan proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiriman berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi.

            Adapun pengertian komunikasi yang dikemukakan oleh beberapa pakar komunikasi diantaranya sebagai berikut:

• Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Workmenyebutkan sebagai berikut, “Comunication is the process of passing information and understanding from one person to another”, artinya komunikasi merupakan proses penyampaian dan pemahaman dari seseorang kepada orang lain.
• Dalton E Mc. Farland mengemukakan dalam bukunya Management principles and practices,bahwa “Communication may be defined as the proces of meaningful interaction among human being.”Komunikasi sebagai proses interaksi yang mempunyai arti antar-sesama manusia.
• IG. Wursanto dalam Etika komunikasi kantor,menyatakan bahwa “Komunikasi adalah proses kegiatan pengoperasian/ penyampaian warta/ berita/ informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat) ke pihak lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian.
• Himstreet dan Baty mengemukakan “Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-sehari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

 Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah proses timbal balik antara komunikator sebagai pengirim dan komunikan sebagai penerima pesan, dan yang menciptakan pengertian dan penerimaan yang sama, serta menghasilkan suatu tindakan yang sama untuk mencapai tujuan. Tahap-tahap proses komunikasi sebagaimana oleh Kristiadi terdiri atas sebagai berikut:

• Tahap Ideasi/gagasan : yaitu merupakan proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.
• Tahap encoding : yaitu merupakan gagasan atau informasi yang dibentuk menjadi simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirim kepada komunikan dan memilih saluran atau media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau berupa tindakan.
• Tahap pengiriman : merupakan gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) mealui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi dapat langsung dikirimkan. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak.
• Tahap penerimaan : setelah dikirim melalui media komunikasi, pesan diterima oleh komunikan. Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati, tergantung pada saluran atau media yang digunakan untuk mengirimkannya.
• Tahap decoding : pesan-pesan yang diterima kemudian diinterpretasikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berpikir.
• Tahap respons : tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respons terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunikasi. Respons komunikasi dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respons atau tindakan dari para komunikan sebagaimana diharapkan, itu berarti terjadi komunikasi efektif.

Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Tipe saluran-saluran dasar komunikasi ada tiga, yaitu sebagai berikut:

• Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi kebawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran, dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Adapun fungsi utama komunikasi ke atas adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manjemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.

Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini:

• Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
• Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
• Komunikasi Diagonal
• Merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Komunikasi diagonal paling sering berbentuk interaksi antara para manajer lini dengan anggota staf atau unit-unit pelayanan. Dalam masalah ini para pimpinan organisasi perlu menyadari bahwa sering terjadi konflik dalam komunikasi lini – staf diagonal. Berbagai studi yang telah dilakukan mengambil kesimpulan bahwa para staf mempunyai kegiatan komunikasi dan pengetahuan tentang berbagai peristiwa organisasi lebih besar daripada para karyawa lini.

Manfaat Komunikasi

Manfaat komunikasi dalam organisasi sangat banyak. Komunikasi dapat menumbuhkan rasa kesatuan antar karyawan serta dapat meningkatkan saling pengertian dan memupuk semangat korps. Juga menumbuhkembangkan rasa keterlibatan yang pada gilirannya dapat menigkatkan rasa tanggung jawab, semangat, dan gairah kerjanya, karena merasakan seolah-olah usaha itu milik sendiri.

Seorang manajer harus dapat menyalurkan gagasan serta informasi yang dimilikinya kepada orang lain dalam kesatuan kerjanya. Pengetahuan, pikiran, dan perasaan dari manajer yang ditransmisikan akan turut menentukan dan mengoordinasikan pemenuhan tugas manajerial.

Dengan demikian, manfaat komunikasi dapat disebut sebagai berikut:

• Memberikan pengaruh positif bagi kemajuan suatu organisasi.
• Menumbuhkan keakraban yang memperbesar semangat kerja dan kepercayaan diri.
• Menambah pengetahuan dan meningkatkan kepekaan terhadap masalah.
• Mempermudah pemecahan masalah yang dihadapi.
• Menyamakan persepsi tentang sesuatu dan melaksanakan pengambilan keputusan, dengan penuh pertimbangan atas dasar musyawarah dan skala prioritas.
• Bertukar pengalaman yang akan memperbanyak idea tau gagasan untuk kemajuan organisasi atau sejenisnya.

Faktor- Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi

            Ada dua faktor yang bisa hadir dalam komunikasi, yaitu faktor-faktor penghambat, dan faktor penunjang.

• Faktor-faktor penghambat dalam komunikasi adalah:
• Perbedaan persepsi tentang pesan yang di bahas dan serta masing-masing mempertahankan persepsinya.
• Perbedaan status sosial, dapat menjadi hambatan apabila tidak dijalin hubungan kemitraan yang jelas.
• Perbedaan kepentingan, terutama menyangkut kepentingan prinadi.
• Perbedaan bahasa, jika kedua belah pihak menggunakan bahasa yang berbeda yang tidak saling memahami dengan baik.
• Situasi dan kondisi yang kurang kondusif, misalnya di saat orang-orang sedang menonton bioskop, dalam tempat gaduh, misalnya di jalan raya berkomunikasi melalui seluler sambil membawa kendaraan.
• Suasana hati yang kurang mendukung, misalnya sedang panic, sedang kecewa, frustasi, sedang sakit, dan sebagainya.
• Komunikasi dengan dua cara yang berlawanan, antara yang verbal dengan yang nonverbal, misalnya berkomunikasi dengan orang tunarungu.
• Kekakuan para komunikasi disebabkan belum mengenal dengan dekat adanya permusuhan, dan sejenisnya.
• Ketidakpercayaan orang yang sudah tidak tidak dipercaya dan disepakati sebagai pendusta semua informasinya tidak diterima dengan baik.
• Jarak yang terlalu jauh dan tidak ada alat atau media yang dapat membantu terjadinya komunikasi.

Faktor-faktor yang menghambat komunikasi di atas dapat disimpulkan sebagai bagian dari komunikasi yang mudah rusak atau terdistorsi oleh situasi dan kondisi tertentu, sehingga semua penghambat tersebut harus di hapuskan dalam komunikasi.

• Faktor-faktor penunjang kelancaran komunikasi adalah sebagai berikut:
• Persamaan bahasa.
• Ketenangan dan ketentraman.
• Kejujuran, lemah lembut, dan perangai yang manis.
• Komunikasi yang konsisten antara yang verbal dengan yang non verbal, melihat situasi dan kondisi dengan sebaik-baiknya.
• Saling percaya.
• Memiliki kesamaan kepentingan.
• Adanya keseimbangan pengetahuan. Jika tidak, harus ada pengukuran kemampuan yang seirama dengan bahasa yang di ajak komunikasi.
• Adanya kesamaan persepsi.

Prinsip-Prinsip Komunikasi

Komunikasi dilakukan dengan memerhatikan prinsip-prinsip komunikasi berikut ini:

• Prinsip motivasi, komunikator dalam memberikan pesan atau informasi harus didasari oleh minat atau motivasi terhadap pesan yang disampaikannya. Komunikasi harus dibangun dengan motivasi dan minat serius dari komunikator, sehingga perhatian komunikan benar-benar tertuju pada pesan-pesan komunikator. Motivasi dan minat yang ditunjukkan oleh atasan dalam berkomunikasi dengan bawahan dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya: (1) mengundang semua bawahan, (2) menentukan tema yang akan dibicarakan, (3) menentukan tempat, hari, dan lama waktu yang digunakan. Dengan cara tersebut, semua bawahan akan memandang penting untuk menghadiri undangan yang dimaksudkan.
• Prinsip perhatian (minat), artinya komunikasi akan menjadi efektif jika dapat menarik perhatian lawan bicara atau komunikan. Pembicaraan yang kurang menarik perhatian dapat mengurangi nilai komunikasi yang disampaikan.
• Prinsip keindraan (audio visual) artinya, bahwa pembicaraan atau komunikasi akan berjalan dengan baik dan komunikan menerima pesan yang disampaikan komunikator seandainya komunikator melengkapi komunikasinya dengan alat peraga yang dapat ditangkap para komunikan sehingga pendengaran dan penglihatan komunikan dapat aktif secara bersamaan.
• Prinsip pengertian, komunikasi dapat berjalan sesuai dengan keinginan komunikator apabila pesan yang disampaikan mudah dihapal dan mudah tertanam dalam pikiran seseorang. Pesan yang akan disampaikan dapat disimpulkan yang berarti mudah dimengerti dan mudah ditangkap serta mudah dihapalkan. Oleh karena itu, usahakan agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti.
• Prinsip Ulangan, artinya informasi atau pesan yang disampaikan dan mempunyai arti penting hendaknya dibacakan kembali atau diulang, sehingga si penerima pesan akan lebih jelas dapat menerima pesan atau informasi sehingga mudah mengingat kembali.
• Prinsip kegunaan, artinya informasi yang disampaikan hendaknya mengandung hal-hal yang berguna dan mempunyai arti serta kadar nilai yang tinggi.

Teknik Komunikasi

Menurut Onong Uchyana Effendy, pada umumnya, teknik komunikasi yang biasa dilakukan ada tiga macam sebagai berikut:

• Komunikasi informatif adalah proses menyampaikan pesan yang sifatnya pemberitahuan oleh seseorang kepada orang lain. komunikasi ini bisa dilakukan secara lisan maupun tertulis, misalnya melalui memo, papan tulis, dan media massa.
• Komunikasi persuasif adalah proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain dengan cara membujuk sehingga si penerima pesan dengan kesadaran sendiri bersedia melakukan kegiatan tertentu. Karena komunikasi persuasif ini bertujuan untuk mengubah tingkah laku orang lain agar melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, komunikasi persuasif ini dilakukan secara langsung.
• Komunikasi koersif/instruktif adalah proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain dengan cara mengandung paksaan agar si penerima pesan melakukan tindakan atau kegiatan tertentu. Jadi, teknik komunikasi ini mengandung sanksi yang apabila tidak dilaksanakan oleh si penerima pesan, ia akan menanggung akibatnya. Komunikasi ini dilakukan dalam bentuk peraturan, instruksi, keputusan, dan lain-lain yang sifatnya imperatif, yang artinya mengandung keharusan dan kewajiban untuk ditaati dan dirasakan.

Kesimpulan

Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-sehari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Adapun proses komunikasi adalah 1. Tahap ide/gagasan, 2. Tahap encoding, 3. Tahap pengiriman, 4. Tahap penerimaan, 5. Tahap decoding, 6. Tahap respons. Komunikasi juga memberikan manfaat yang sangat banyak yaitu komunikasi dapat menumbuhkan rasa kesatuan antar karyawan serta dapat meningkatkan saling pengertian dan memupuk semangat korps. Juga menumbuhkembangkan rasa keterlibatan yang pada gilirannya dapat menigkatkan rasa tanggung jawab, semangat, dan gairah kerjanya, karena merasakan seolah-olah usaha itu milik sendiri.

Handoko T. Hani, Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 2009.

Athoillah Anton, Dasar-Dasar Manajemen, Pustaka Setia, Bandung, 2010.