Pentingnya Mengarsipkan Berkas di Cloud

Saat sesi studi lapangan yang menjadi bagian dari pelatihan yang saya ikuti beberapa bulan silam,  ada masa-masa hectic kala mengerjakan laporan akhir yang harus dikumpulkan pada panitia tak berapa lama setelah kegiatan lapangan usai.

Seorang kawan saat itu terlihat panik.  Laporan yang telah disusun sejak awal pelatihan hilang, gara-gara laptopnya error.  Masalahnya adalah ternyata dia tak punya data cadangan sama sekali.  Sama sekali tiada back up data.

Tak ada di penyimpan data cadangan.  Tak pula ada simpanan data di cloud.  Padahal zaman sekarang, sudah ada yang namanya penyimpanan data gratis seperti google drive.  Selain bisa dipakai cuma-cuma, aksesnya pun gampang dan mudah digunakan.  Bahkan dibuka ditelepon genggam pun mudah,baik yang berbasis android maupun ios.

Untungnya dulu, jauh hari sebelum sistem penyimpanan cloud hadir.  Menyimpan data cadangan telah diajarkan dan dibiasakan oleh rekan di kantor.  Data-data penting seperti ijazah, surat menyurat dan berkas penting lainnya dipindai (scan) untuk kemudian di simpan di flashdisk atau harddisk komputer.

Jadi sewaktu-waktu diperlukan berkas untuk keperluan kantor. Tak perlu lagi repot menggunakan cara manual dengan memfotokopi berkas yang biasa terkumpul dalam satu bundel.  Belum lagi proses mencari berkas yang dicari, perlu waktu dan merepotkan.

Berkas yang ingin dipakai salinannya, cukup dicetak saja.  Tentu saja prosesnya lebih mudah, karena filenya sudah terorganisir di dalam komputer.

Setelah muncul teknologi cloud.  Penyimpanan dan pengarsipan berkas semakin mudah.  Data pribadi disimpan di penyimpanan cloud semacam gdrive.  Nanti sewaktu-waktu diperlukan tinggal dibuka dicetak atau dikirim dalam bentuk file.

Penyimpanan arsip berkas akan lebih mudah lagi jika pengklasifikasian diatur sedemikian rupa.  Baik berdasarkan jenis berkas maupun waktu dan tema pembuatan berkas.

Kembali ke kasus data kawan yang hilang, untungnya ada sedikit draft awal yang bisa diselamatkan karena bisa disimpan, tapi tetap saja harus mengetik ulang dan bikin pusing, kawan.

Saya tentu saja tak terpengaruh sama sekali. Kebiasaan selalu menyimpan berkas pekerjaan di dalam cloud sangat membantu.   Semua berkas pendukung aman tersimpan.

Apalagi berkas laporan yang kebanyakan berupa word dan tabel.   Mengeditnya bisa dilakukan langsung seiring adanya aplikasi pengolah kata secara daring (online) .  Memang kekurangannya harus terkoneksi dengan internet.   Tapi kelebihannya adalah ketikan tersimpan secara otomatis, tak bakal hilang saat ada kejadian tak terduga seperti listrik yang mati mendadak.

Tambahan lain adalah, memindai berkas sekarang tak perlu alat khusus berupa scanner,  sudah tersedia aplikasi pemindai  menggunakan kamera telepon genggam.  Semuanya semakin mudah dan semakin murah. Bahkan penambahan kapasitas penyimpanan online pun sekarang tak begitu mahal, cukup terjangkau.

Jadi tak ada alasan lagi untuk tak menyimpan data cadangan di cloud.  Saat sewaktu-waktu diperlukan tinggal buka gadget, berkas data pun bisa didapatkan dalam sekejap.  Selain tentu saja fungsi utamanya untuk menjaga salinan berkas kita tetap aman, jaga-jaga jika ada kejadian yang tak terduga menimpa berkas kita.

Demikianlah,  sudah saatnya menjaga arsip berkas dengan mengamankannya di dalam awan.  Semoga bermanfaat.