Pentingnya Mengarsipkan Berkas di Cloud

Saat sesi studi lapangan yang menjadi bagian dari pelatihan yang saya ikuti beberapa bulan silam,  ada masa-masa hectic kala mengerjakan laporan akhir yang harus dikumpulkan pada panitia tak berapa lama setelah kegiatan lapangan usai.

Seorang kawan saat itu terlihat panik.  Laporan yang telah disusun sejak awal pelatihan hilang, gara-gara laptopnya error.  Masalahnya adalah ternyata dia tak punya data cadangan sama sekali.  Sama sekali tiada back up data.

Tak ada di penyimpan data cadangan.  Tak pula ada simpanan data di cloud.  Padahal zaman sekarang, sudah ada yang namanya penyimpanan data gratis seperti google drive.  Selain bisa dipakai cuma-cuma, aksesnya pun gampang dan mudah digunakan.  Bahkan dibuka ditelepon genggam pun mudah,baik yang berbasis android maupun ios.

Untungnya dulu, jauh hari sebelum sistem penyimpanan cloud hadir.  Menyimpan data cadangan telah diajarkan dan dibiasakan oleh rekan di kantor.  Data-data penting seperti ijazah, surat menyurat dan berkas penting lainnya dipindai (scan) untuk kemudian di simpan di flashdisk atau harddisk komputer.

Jadi sewaktu-waktu diperlukan berkas untuk keperluan kantor. Tak perlu lagi repot menggunakan cara manual dengan memfotokopi berkas yang biasa terkumpul dalam satu bundel.  Belum lagi proses mencari berkas yang dicari, perlu waktu dan merepotkan.

Berkas yang ingin dipakai salinannya, cukup dicetak saja.  Tentu saja prosesnya lebih mudah, karena filenya sudah terorganisir di dalam komputer.

Setelah muncul teknologi cloud.  Penyimpanan dan pengarsipan berkas semakin mudah.  Data pribadi disimpan di penyimpanan cloud semacam gdrive.  Nanti sewaktu-waktu diperlukan tinggal dibuka dicetak atau dikirim dalam bentuk file.

Penyimpanan arsip berkas akan lebih mudah lagi jika pengklasifikasian diatur sedemikian rupa.  Baik berdasarkan jenis berkas maupun waktu dan tema pembuatan berkas.

Kembali ke kasus data kawan yang hilang, untungnya ada sedikit draft awal yang bisa diselamatkan karena bisa disimpan, tapi tetap saja harus mengetik ulang dan bikin pusing, kawan.

Saya tentu saja tak terpengaruh sama sekali. Kebiasaan selalu menyimpan berkas pekerjaan di dalam cloud sangat membantu.   Semua berkas pendukung aman tersimpan.