Bincang Santai Seputar "External Communication"

Di salah satu buku PR asing menyebutkan PR adalah tentang memahami "mindset" manusia, berputar putar mengarungi cara berpikir, apa yang dirasa, dipersepsikan, cara pandang, pendapat, pokoknya semua tentang apa yang ada di kepala manusia. 

Lebih luas lagi, seperti yang kita ketahui manusia adalah makhluk sosial, umumnya pasti berkomunikasi dengan manusia lainnya. Lalu bagaimanakah menjalin komunikasi dengan pihak eksternal pada lingkup komunitas/organisasi? 

Sejuta dinamika komunikasi. dok. pribadi

Guna melebarkan sayap, komunitas Turun Tangan Jakarta berinisiasi untuk mengadakan pelatihan dan bincang santai kehumasan yang mengusung dua topik yakni, "Membangun & Menjalin Hubungan dengan Pihak Eksternal dan Content Writing". 

Sejuta dinamika menjalin komunikasi mewakili organisasi/komunitas dirasa ungkapan yang tepat, mungkin bukan hanya jutaan bahkan lebih dari itu. Dunia komunikasi itu dasarnya tidak exact, simpelnya seperti 1 ditambah 1 sama dengan 2, dari zaman Mesozoikum pun sudah seperti itu,

Para peserta yang merupakan para pengurus komunitas Turun Tangan Jakarta memiliki latar belakang yang bervariasi. Beberapa hal mendasar dalam praktik komunikasi eksternal menjadi beberapa poin  paparan:

Siapa Target Komunitas?

Masyarakat, Media & Blog dan Pemerintah. Tentunya sebuah komunitas tidak bisa terlepas dari masyarakat, anggota komunitas, sasaran tembak dari komunitas pastilah tentunya masyarakat. 

Setelah itu selesai? Tidak, besarnya komunitas tentunya membutuhkan publikasi, teman-teman media (daring, cetak, elektronik) tidak boleh luput dari pelukan sang pengurus komunitas.  Terakhir pemerintah, kerjasama Turun Tangan dengan kementerian yang related dengan sektor yang menjadi konsentrasi komunitas tentunya akan semakin memuluskan jalan kegiatan positif mereka.

Saluran

Media sosial, situs web dan kegiatan. Kita sudah tau "jaman now" adalah zaman dimana orang-orang tidak lepas dari gawai, ratusan juta informasi lalu lalang melewati bola mata kita lewat layar setiap harinya, sadarkah? Efektifnya, bentuk kegiatan, visi misi, interaksi sebuah komunitas wajib hukumnya dituangkan di media sosial, yang pastinya hal tersebut juga bisa memperlebar komunitas untuk menjalin hubungan eksternal, membuktikan calon relasi bahwa kita dan kegiatan kita ada.

Pemanfaatan media sosial bagi humas komunitas sangat menarik untuk dikuliti. Mulai dari membuat konten yang bernilai kuat, kuat yang bagaimana? Humanis, momentum, sosok dan bicara baik. Berikutnya, pada dunia maya tersebut jangan sungkan untuk "follow", "like" dan "comment". Tidak masalah semisal komunitas Turun Tangan yang konsen terhadap bidang pendidikan mengikuti komunitas Greeneration yang konsen terhadap bidang lingkungan, kalau sudah saling "follow and double tap" di Instagram siapa tahu bisa "collab" bersama? 

Merespon pertanyaan dan membalas komentas warganet di media sosial juga tidak kalah pentingnya untuk mewujudkan komunikasi eksternal. Melelahkan pastinya untuk "sang mimin" membalas satu persatu, tetapi niscaya engagement di media sosial akan tumbuh subur merambat ke atas.

3 hal yang jangan sampai lepas. dok. Turun Tangan

Situs web bagi sebuah komunitas jangan dianggap sepele, tidak bisa kita menganggap "ah buat apa, medos aja cukuplah untuk komunitas". Sah saja punya anggapan demikian, karena kemungkinan keterbatasan SDM sampai finansial menjadi alasannya. Akan tetapi sudah banyak provider situs web gratis dengan template menarik yang bisa kita gunakan, contoh wix.com.

Nasi uduk gorengan bakwan. sumber: Google

Setelah memiliki situs web jangan malas untuk memperbaharui konten-konten seperti gambar-gambar kegiatan, siaran pers sampai informasi alamat sekretariat, surel dan kontak. Memiliki jutaan followers tetapi tidak punya situs web ibarat santap sarapan nasi uduk di pagi hari tanpa gorengan bakwan. Ra enak!

Kegiatan komunitas, baik itu independen maupun kolaborasi. Ajang ini bisa dimanfaatkan seorang humas sebagai "pelicin" untuk membuka komunikasi dan kerjasama dengan pihak luar. 

Bayangkan betapa "pede" nya kita mewakili komunitas A ketika mengirimkan undangan liputan ke sebuah media, pastinya dengan gaung nama komunitas yang sudah terdengar karena bermacam kegiatan ini dan itu akan menjadi pertimbangan tersendiri redaktur pelaksana untuk menugaskan wartawannya meliput. Tetiba kegiatan komunitas kita dihadiri oleh media Kompas, wow kan?!

Tugas Humas

Peran humas dalam sebuah komunitas sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sebuah perusahaan. Humas komunitas harus jauh lebih tahu informasi terkait dunia konsentrasi komunitas tersebut, relasi media, relasi non-media, media sosial, krisis dan juga strategi. Pada dasarnya adalah menciptakan blue print komunikasi dan kontinuitas hubungan eksternal sampai dengan mengeksekusi. 

Jadilah gelas kosong. dok. Turun Tangan

Masih terus teringat sampai detik ini, Ibu EGA (Elizabeth Goenawan Ananto) pernah berkata bahwasanya hal utama dan pertama yang harus kuat dari seorang humas adalah riset. 

Cari tahu terlebih dahulu siapa sasaran yang akan komunitas ajak untuk berkomunikasi dan kerjasama, setelah itu cari waktu dan tempat yang tepat bila memungkinkan untuk memulai komunikasi dan bila ada kesempatan tatap muka terapkanlah teori "gelas kosong", yang dalam artian jadilah pribadi pendengar yang baik, menatap lawan bicara dengan sungguh-sungguh, menumbuhkan rasa pasti ada sesuatu dari lawan bicara atau orang yang baru kita kenal itu yang belum kita ketahui. 

Sisipan sedikit humor bisa menjadi trik untuk menjalin komunikasi eksternal sebagai humas, tentunya lihat situasi kondisi terlebih dahulu. Dan yang terakhir adalah etika dan sopan santun, budaya kita adalah ke-timuran, berkenalan dengan orang baru lazimnya dibubuhkan dengan "Bapak/Ibu/Mas/Mbak, menyiapkan dan bertukaran identitas kartu nama kita sebagai humas sebuah komunitas bisa menjadi pelengkap bentuk profesional dan nilai kesopanan, hal ini biasanya dalam situasi kondisi formal.

Pengurus Turun Tangan Jakarta. dok. Turun Tangan

Pada akhirnya, seluruh anggota komunitas adalah humas bagi komunitasnya sendiri. Sebagai insan bangsa yang turut ingin membangun kemajuan negeri ini lewat karya, inspirasi serta aksi melalui wadah komunitas selayaknya harus bisa menjaga reputasi komunitas itu sendiri dan membesarkannya.

Seberapa canggih teknologi yang ada dengan artificial intelligence menakjubkan di dalamnya, duduk bersama di satu meja dengan secangkir kopi dan obrolan hangat akan jauh lebih efektif untuk menjalin sebuah komunikasi. 

#IndonesiaBicaraBaik