Pengalaman Mengikuti MSIB 5 di Dispendukcapil Kota Surabaya sebagai Pengelolan Dokumen Catatan Sipil

Kegiatan magang yang Penulis ikuti yaitu Magang dan Studi Independent (MSIB) Batch 5, yang mana program tersebut dirancang oleh Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi (Kemendikbud Ristek) sebagai salah satu kesempatan yang diberikan oleh pemerintah kepada mahasiswa untuk memiliki pengalaman baru di luar ilmu teori yang telah didapatkan di perkuliahan denga ilmu praktek kerja yang ada di lapangan. Magang dan Studi Independent (MSIB) Batch 5 ini berkolaborasi dengan banyak mitra yang ada di seluruh Indonesia dengan melalui beberapa seleksi mitra MSIB. Salah satu mitra yang berkolaborasi yaitu, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya merupakan salah satu instansi pemerintah yang bergerak pada bidang pelyaanan jasa administrasi kependudukan. Kegiatan magang ini dilaksanakan sekitar lima (5) bulan terhitung sejak 14 Agustus 2023 sampai 31 Desember 2023. Dispendukcapil Kota Surabaya membuka beberapa posisi magang diantaranya, Archivarist, Digital Clustering Archivarist, Legal Officer, Broadcasting Crew, Social Media Specialist, Customer Relation Region (CRM) Reaction Officer, dan Pendamping Layanan Administrasi Kependudukan.

Kegiatan Magang dan Studi Independent (MSIB) Batch 5 ini resmi dimulai pada dtanggal 14 Agustus 2023 dengan dilaksanakannya On Boarding National yang diikuti oleh seluruh mahasiswa peserta magang di seluruh Indonesia yang dilakukan secara online melalui Zoom dan YouTube. Kegiatan On Boarding National ini berisikan tentang penjabaran hak dan kewajiban yang diterima oleh mahasiswa maupun mitra yang harus dilaksanakan. Kegiatan selanjutnya pada tanggal yang sama yaitu kegiatan On Boarding bersama mitra yang diikuti oleh seluruh mahasiswa pemagang di Dispendukcapil Kota Surabaya yang dilasanakan secara online melalui Zoom dan YouTube. Kegiatan-kegiatan selanjutnya yang terhitung sejak tanggal 15 Agustus 2023 hingga 31 Agustus 2023 yaitu pembekalan yang disediakan oleh Dispendukcapil dan juga Pemerintah Kota Surabaya. Dalam pembekalan ini ilmu-ilmu seperti profil Kota Surabaya dan Dispendukcapil, dasar-dasar hukum pelayanan, jenis-jenis pelayanan di Dispendukcapil, dan hak dan kewajiban sebagai bagian dari pembantu pelayanan pemerintah untuk masyarakat. Kegiatan pembekalan ini dilaksankan secara online dan offline, disesuaikan dengan domisili para mahasiswa magang karena terdapat mahasiwa magang yang mengikuti mobilisasi. Mobilisasi ini sebuah kegiatan bantuan oleh Kemendikbud Ristek untuk mahasiswa magang di luar provinsi atau pulau dari tempat mitra berada. Penulis tidak melakukan kegiatan mobilisasi dikarenakan tempat kuliah dan tempat tinggal masih satu provinsi dengan lokasi tempat magang. Pada tanggal 1 September 2023 dilaksanakan apel pelepasan mahasiswa magang MSIB Batch 5 yang diikuti oleh seluruh mahasiswa magang di Kota Surabaya dan dipimpin oleh Walikota Kota Surabaya Bapak Eri Cahyadi. Setelah kegiatan apel pelepasan tersebut selesai mahasiswa magang yang bertempat di Dispendukcapil Kota Surabaya diarahkan untuk menuju tempat penempatan tugas yang telah diinformasikan sebelumnya.

Penempatan wilayah magang yang dilakukan oleh Dispendukcapil Kota Surabaya dibagi berdasarkan posisinya. Untuk bagian Archivarist, Digital Clustering Archivarist, Legal Officer, Broadcasting Crew, Social Media Specialist, dan Customer Relation Region (CRM) Reaction Officer di tempatkan di Mall Pelayanan Publik Siola sekaligus kantor utama Dispendukcapil Kota Surabaya. Sedangkan untuk bagian Pendamping Layanan Administrasi Kependudukan ditempatkan di keluarahan atau kecamatan yang ada di Surabaya. Penulis sendiri berada diposisi Archivarist yang mana berada di Mall Siola Lantai 1. Kegiatan yang dilakukan penulis berfokus pada dokumen catatan sipil (akta kelahiran, akta kematian, akta perceraian, dan akta perkawinan). Kegiatan yang sering dilakukan Penulis yaitu melakukan pengklasifikasian dokumen catatan sipil berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal yang sama, melakukan penataan dokumen yang sudah diklasifikasi, penataan dokumen catatan sipil yang berantakan, preservasi buku dokumen yang telah rusak, melakukan kegiatan temu kembali informasi sesuai dengan permohonan yang telah masuk di Dispendukcapil Kota Surabaya dengan arahan atasan, dan melakukan pengkatalogan dokumen catatan sipil. Selain kegiatan utama tersebut, Penulis juga melakukan kegiatan alih media, yang mana kegiatan ini merupakan tugas posisi Digital Clustering Archivarist namun Penulis diberi kesempatan untuk dapat merasakan pengalaman tersebut. Kegiatan alih media ini merupakan salah satu upaya preservasi dokumen informasi dari yang bersifat fisik ke non fisik yang mana seiring bertambahnya tahun tidak dapat dihindari kekuatan dari kertas lama-kelamaan akan melemah. Alih media ini dibantu dengan mesin scanning, dilanjutkan dengan proses editing, lalu penguploadan ke Google Drive. Kegiatan verifikasi permohonan terkait kutipan kedua catatan sipil yang hilang atau rusak oleh masyarakat juga dilakukan oleh Penulis. Kegiatan pelayanan dokumentasi informasi catatan sipil, pelayanan ini merupakan kegiatan konsultasi terkait kesalahan data kependudukan pada dokumen catatan sipil yang dimiliki oleh masyarakat atau yang biasa disebut dengan dokumen kutipan kedua.

Gambar. Kegiatan Temu Kembali Informasi Catatan Sipil (dokpri)

Dari kegiatan yang dilakukan oleh Penulis banyak sekali pengalaman baru yang didapatkan. Pengetahuan baru yang didapatkan yaitu terkait bagaimana format dokumentasi informasi terkait catatan sipil yang ada di Dispendukcapil mulai dari zaman sebelum kemerdekaan yang berbahasa belanda, penulisan data penduduk yang masih menggunakan tulisan tangan secara keselurahan dalam pendokumentasiannya, lalu seiring dengan majunya zaman mulai adanya peran teknologi yang dilibatkan dalam proses pendokumentasian. Hal ini dapat penulis lihat dari dokumen catatan sipil yang tersimpan memiliki template yang sudah diketik namun masih terdapat beberapa kolom yang memang masih harus diisi secara manual (tulis tangan), lalu ditemukan juga dokumen yang sudah secara keseluruhan diketik dalam penulisannya. Sejak tahun 2020 hingga sekarang sudah diberlakukannya pendokumentasian informasi catatan sipil oleh Dispendukcapil Kota Surabaya secara online yang langsung masuk pada database Dispendukcapil. Hal ini menunjukan bahwa Dispendukcapil Kota Surabaya mengikuti kemajuan zaman dengan dilibatkannya peran teknologi dalam proses pecatatan informasi kependudukannya. Pengalaman lain yang Penulis dapatkan yaitu terkait proses dan berbagai permaslahan yang sering dihadapi oleh Dispendukcapil Kota Surabaya oleh Masyarakat terkait catatan sipil. Hal ini ditunjukkan Ketika Penulis melakukan pelayanan konsultasi dokumen catatan sipil yang mana adanya permasalahn terkait kutipan kedua akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, dan akta perceraian. Permasalahan yang sering ditemukan yaitu adanya salah penulisan nama atau tanggal, bulan, tahun lahir. Dari adanya permohoanan tersebut Penulis dapat memahami bahwa apa saja yang harus dilakukan jika hal tersebut terjadi dan tindakan apa yang akan diberikan oleh Dispendukcapil Kota Surabaya.

Kegiatan Magang dan Studi Independent (MSIB) Batch 5 memberikan banyak dampak positif kepada Penulis. Pengalaman, ilmu, dan relasi baru yang sebelumnya tidak pernah terbayangkan oleh Penulis untuk bisa sampai dititik ini. Suka dan duka, canda dan tawa yang dilalui selama 5 bulan akan teringat oleh Penulis. Memiliki teman-teman baru dari lingkungan yang berbeda memberikan pembelajaran akan sebuah kebudayaan, adat istiadat, pola pikir serta keilmuan yang masih berkaitan dengan Pendidikan formal. Penulis sangat mengharapkan dari kesempatan magang ini dapat berguna untuk bekal Penulis di dunia kerja suatu hari nanti.

Gambar. Mahasiswa Magang di Dispendukcapil Kota Surabaya  (dokpri)