SI APIK: Solusi Disiplin Akuntansi untuk UMKM (Pengabdian kepada Masyarakat Dosen Universitas Pamulang Jilid II)

Permasalahan yang terjadi dan memang dirasakan langsung para pelaku UMKM ScaleUp Tangerang selatan adalah kurangnya informasi mengenai cara pencatatan transaksi keuangan usaha yang baik, mudah, namun sesuai dengan standar keuangan yang berlaku. 

Para pelaku UMKM juga tidak menyadari bahwa sejak 1 januari 2018, standar akuntansi keuangan entitas kecil, mikro dan menengah (SAK-EMKM) wajib diterapkan dalam pencatatan pembukuan para pelaku UMKM, padahal dalam upaya mengukur kinerja keuangan suatu usaha dan untuk pengembangan bisnis perlu adanya laporan keuangan yang bankable.

Dalam ED SAK EMKM laporan keuangan dibuat sangat sederhana, laporan keuangan entitas disusun menggunakan asumsi dasar akrual dan kelangsungan usaha, sebagaimana yang digunakan oleh entitas selain entitas mikro, kecil, maupun menengah, serta menggunakan konsep entitas bisnis. Laporan keuangan entitas terdiri dari: (a) laporan posisi keuangan, (b) laporan laba rugi, dan (c) catatan atas laporan keuangan.

Tidak hanya kurangnya informasi mengenai SAK-EMKM, para pelaku UMKM ScaleUp juga kesulitan dalam mengelola keuangan, pada kenyataannya dilapangan, UMKM masih ‘one man show’ dalam menjalankan usahanya. Hal ini menyebabkan uang usaha tercampur dengan uang pribadi. Masalah ini hampir terjadi sekitar 90% UMKM di Tangerang selatan. Perlu adanya metode baru untuk memisahkan pengelolaan uang tersebut. Metode “Dompet Traficlight” dapat menjadi solusi yang ditawarkan kepada para pelaku UMKM dalam mengelola keuangan yang masih dijalankan sendiri.

Masalah terakhir adalah bagaimana menerapkan SAK-EMKM dengan mudah, efisien waktu dan tenaga serta tidak perlu pemahaman teori yang berlebih. SI APIK (Sistem Informasi Aplikasi Pencatatan Informasi Keuangan) adalah sistem pencatatan keuangan secara online berbasis Android yang diluncurkan Bank Indonesia. Sistem tersebut akan mempermudah UMKM ScaleUp melakukan pencatatan laporan keuangan secara online. Salah satu keunggulan sistem ini adalah model penginputannya ‘single enrty’ sehingga tidak perlu pemahaman mengenai akuntansi, siapapun bisa melakukannya. SI APIK diharapkan memberi efek positif bagi aktifitas bisnis para pelaku usaha. Sebab mereka bisa membuat melalui ponsel android dengan mudah. Sistem aplikasi dapat digunakan oleh semua pengusaha UMKM dengan mengunduh program tersebut secara gratis melalui ponsel android di Google Playstore.

Dosen universitas pamulang yang diwakili Ratih Qadarti Anjilni, Effriyanti, Ajimat dan Listiya Ike Purnomo memperkenalkan SI APIK kepada UKM Tangerang selatan, Pada PKM Tahap I yang terselenggara 4 – 5 november 2019 lalu, jumlah peserta 100 UKM dibagi menjadi 4 kelas dengan 4 sesi, pada table 1 terlampir kegiatan tersebut pada point 1 dan 2, kemudian dilanjut pada PKM Tahap II yang berlangsung selama 24 Februari – 07 Maret 2020. Namun sebelum ke tahap II, peserta UKM binaan Rumah Pemberdayaan Masyarakat diseleksi (pada table kegiatan nomor 4) untuk kemudian dibina dan didampingi. Proses seleksi dilakukan sebanyak 3 kali, tahap pertama seleksi dengan jumlah 100 peserta UKM, yang dinyatakan lulus sejumlah 100, kemudian pada penyeleksian tahap kedua, hanya sejumlah 87 yang dinyatakan lulus seleksi. Pada tahap inilah, peserta UKM dibagi kedalam 16 kelompok PKM, yang diantaranya PKM pada tahap II ini masing-masing kelompok mendapat 3 – 9 peserta UKM untuk didampingi. Tahap seleksi terakhir dilakukan pada tanggal 07 maret, dengan syarat peserta UKM wajib menggunakan laporan keuangan untuk mengajukan dana hibah usaha kepada investor. 

Pelaksanaan kegiatan Pengabdian Pada Masyarakat ini dilakukan dengan menggunakan metode ceramah, tutorial, diskusi, pendampingan dan konsultasi, dan assesment. Adapun sistem pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah sebagai berikut:

Langkah 1 (Metode Ceramah): Peserta diberikan motivasi agar memiliki kemauan untuk menggunakan akuntansi dalam kegiatan bisnisnya. Selain itu, peserta diberikan materi gambaran umum tentang akuntansi UMKM dan peran penting akuntansi bagi UMKM.

Langkah 2 (Metode Tutorial): Peserta pelatihan diberikan materi akuntansi mulai dari pencatatan sampai dengan menyusun laporan keuangan dengan SI APIK. Tahap ke II pada langkah kedua ini dilaksanakan pada tanggal 24 Februari, untuk tema setting saldo awal tahun dan transaksi-transaksi di periode baru.

Langkah 3 (Metode Diskusi): Peserta pelatihan diberikan kesempatan untuk mendiskusikan permasalahan yang berkaitan dengan keuangan UMKM yang selama ini dihadapi. Langkah ketiga diselenggarakan selama 1 jam.

Langkah 4 (pendampingan dan konsultasi): peserta diberi kesempatan untuk didampingi selama 3 bulan dalam menyusun laporan keuangan. Peserta diberi kesempatan untuk bertemu dengan para mentor di waktu dan tempat yang telah disepakati. Langkah ke 4 ini pada PKM tahap II dilaksanakan selama 12 hari, terhitung sejak 24 Februari sampai dengan 07 maret 2020.

Langkah 5 (Evaluasi/ Assesment) : tahap pertama evaluasi, peserta diuji dengan diberi batas waktu apakah mengumpulkan laporan keuangan perusahaannya yang telah diajarkan. Evaluasi tahap kedua, peserta diuji apakah laporan yang disajikan benar atau salah.

Pada pendampingan tahap II, pelaksanaan pelatihan pada hari pertama Senin 24 Februari 2020 berjalan dengan lancar. Pengenalan setting saldo awal periode pada aplikasi SI APIK dihadiri oleh semua peserta, dan peserta menyimak dengan seksama materi yang disampaikan oleh pemateri ibu Ratih Qadarti Anjilni, S.E., M.Ak yang juga sebagai mentor. Pada pendampingan tahap II, pelaksanaan pelatihan pada hari pertama Senin 24 Februari 2020 berjalan dengan lancar. Pengenalan setting saldo awal periode pada aplikasi SI APIK dihadiri oleh semua peserta, dan peserta menyimak dengan seksama materi yang disampaikan oleh pemateri ibu Ratih Qadarti Anjilni, S.E., M.Ak yang juga sebagai mentor.

Penyampaian materi disampaikan dengan 2 (dua) cara, cara pertama peserta UKM diberikan wawasan terlebih dahulu mengenai transaksi-transaksi jurnal penyesuaian, jurnal pembalik dan jurnal penutup. Cara kedua, Setelah peserta memahami dan dapat menggambarkan transaksi-transaksi akhir dan awal tahun di usahanya masing-masing, selanjutnya peserta diberi materi bagaimana mengoperasionalkan transaksi-transaksi terserbut kedalam aplikasi akuntansi berbasis android SI APIK. Peserta mencatat, dan menyimak dengan seksama materi yang disamping oleh pendamping. Materi pertama ini diakhiri pada pukul 12.30WIB.

Pendampingan pada tanggal 25 Februari 2020 diawali pukul 09.00 sampai dengan pukul 17.00WIB. Pada sesi pertama dimulai pukul 09:00WIB – 14:00WIB peserta diminta melihat kembali catatan laporan keuangan usaha mereka seama tahun 2019, baik yang menggunakan SI APIK maupun yang masih manual. 

Ditemukan peserta masih ada yang belum menggunakan SI APIK dan masih bertahan menggunakan pencatatan manual, hal tersebut dikarenakan belum pahamnya peserta pada proses pendampingan tahap I. namun dari ke 13 peserta, 12 peserta lain sudah menggunakan SI APIK dalam membuat laporan keuangannya.

Setelah data-data dikumpulkan, selanjutnya setelah data-data terkumpul, peserta dan pendamping mendiskusikan masalah dan kesulitan selama menggunakan SI APIK pada pendampingan tahap I, diskusi tersebut sampai dengan pukul 17:00WIB.

Pendampingan pada tanggal 26 Februari 2020 – 06 maret 2020 diawali pukul 08.00WIB  sampai dengan pukul 16.00WIB di tempat yang telah disepakat bersama. pendampingan pada langkah ketiga ini merupakan inti dari program pendampingan Tahap II. Pendampingan pembuatan laporan keuangan menggunakan aplikasi berbasis android SI APIK. Peserta UKM binaan RPM wajib menggunakan aplikasi SI APIK, dengan tujuan yang telah dijelaskan pada pendampingan tahap I.

Selama pendampingan berlangsung, peserta aktif berkonsultasi, dan dosen pendamping senantiasa menyediakan waktunya untuk membuka diskusi terkait pembelajaran penyusunan laporan keuangan menggunakan SI APIK.

Pendampingan hari terakhir pada tanggal 07 maret 2020. Peserta dikumpulkan dengan membawa output dari SI APIK yaitu laporan keuangan pada bulan Desember 2019 dan per Februari 2020.  Laporan keuangan tersebut dianalisa apakah sudah tepat penyajian, pengukuran dan pelaporannya. Hasil analisa UKM sudah dapat menyajikan laporan keuangan sesuai SAK EMKM.

Setelah pendamping menganalisa, pendamping menjelaskan cara membaca dan menjelaskan intrepretasi angka-angka yang tertera pada laporan keuangan tersebut kepada masing-masing peserta, agar peserta dapat mempertanggungjawabkan laporan keuangan yang telah dibuat.

Assesment dilakukan selama   (dua) kali, Assesment pertama pada tanggal 30 November 2019, dengan peserta yang lulus sejumlah 87 peserta dari 100 peserta. Assessment kedua dilakukan pada tanggal 05 januari 2020 dengan peserta yang lulus sejumlah 50 orang. Dan pada tanggal 07 maret 2020 merupakan hari para peserta UKM bertemu dan mempresentasikan laporan keuangan mereka kepada investor mitra RPM Institute.

Kegiatan pelatihan akuntansi UMKM bagi usaha mikro, kecil, menengah (UMKM) untuk meningktakan bonafiditas perusahaan sekaligus persiapan data untuk bertemu dengan investor terkait penerimaan bantuan modal usaha ini berjalan dengan lancar. Sekaligus dalam rangka meningkatkan kedisplinan pelaku UMKM terhadap pencatatan akuntansi. Semua peserta antusias mengikuti acara hingga selesai dan merasakan manfaat pelatihan bagi kemajuan usaha mereka.