Cara Membuat Surat Perintah Tugas

                     

Surat perintah tugas adalah surat pernyataan resmi yang diberikan oleh atasan pada bawahan.Biasanya,isi surat perintah tugas adalah perintah pelaksanaan tugas yang meliputi kunjungan,kegiatan,atau keikutsertaan dalam suatu acara. 

Surat perintah tugas,yang hanya bisa dipakai satu kali untuk tugas khusus,wajib dicatat dalam laporan surat keluar organisasi yang bersangkutan.

 Berikut ini cara membuat surat perintah tugas:

1. Identifikasi tujuan dan kebutuhan penugasan:tujuan dan kebutuhan penugasan ini nantinya akan dimasukkan pada isi surat.

2. Menentukan penerima tugas yang tepat dan kompeten: Tugas harus diberikan pada orang yang kompeten di bidangnya,seperti manajer atau staf ahli.

3. Merumuskan ruang lingkup dan batasan tugas secara jelas: Ruang lingkup dan batasan tugas memastikan penerima surat melaksanakan seluruh tugasnya sampai pada batas yang ditentukan.

4. Menentukan detail waktu,tempat,dan anggaran: Detail waktu,tempat,dan anggaran perlu dimasukkan dalam isi surat untuk memperjelas informasi terkait tugas.

5. Menyusun uraian tugas dan kewenangan penerima tugas: Tugas dan kewenangan penerima harus ditulis secara lengkap dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan tugas terlaksana sesuai tujuannya.

6. Mempersiapkan lampiran jika diperlukan: Terkadang,ada tugas yang cukup rumit dan banyak.Untuk itu,lampirkan dokumen untuk membantu penerima surat memahami tugasnya jika perlu.

7. Mendapatkan persetujuan dan tanda dari pihak berwenang: Surat perintah tugas perlu diketahui dan ditandatangani oleh pemberi tugas.

8. Mendistribusikan SPT kepada pihak sendiri: Setelah surat dicetak dan ditandatangani,berikan dokumen tersebut pada penerima tugas.

Contoh surat perintah tugas mengikuti pelatihan

PT. SUKSES MERAJA
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta
Telp./Fax.: (021) 123456xx | e-mail: contact@suksesmeraja.co

Nomor: 045/SPT/VI/2024
Perihal: Surat Perintah Tugas 

Kepada Yth.
Timbul Prasetyo
Staf HRD 

Dengan hormat, 

Sehubungan dengan adanya pelatihan yang diselenggarakan oleh Persatuan Para Pengusaha Sukses Indonesia Jaya mengenai Manajemen Waktu pada tanggal 8 Juni 2024 di Hotel Jenaka, maka dengan ini kami menugaskan Saudara/i: 

• Nama: Timbul Prasetyo
• NIP: 73.179.201.1xx
• Jabatan: Staf HRD 

untuk mengikuti pelatihan tersebut. Segala biaya yang timbul terkait dengan pelatihan ini akan ditanggung oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setelah pelatihan selesai, Saudara/i diharapkan menyusun laporan hasil pelatihan dan mempresentasikannya kepada manajemen. 

Demikian surat perintah tugas ini kami buat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. 

Jakarta, 3 Juni 2024 

Direktur Utama

Danu aja Iswahyudi