Tujuan dari proyek ini adalah untuk merancang dan mengimplementasikan sistem informasi arsip yang efisien dan terintegrasi di PILT BBPMGB LEMIGAS dengan menggunakan Bahasa PHP dan MySQL. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam pengelolaan arsip, serta memudahkan proses pencarian dan akses data.
Manfaat dari proyek ini meliputi:
- Dengan sistem informasi yang terkomputerisasi, pengelolaan arsip menjadi lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan metode manual. Proses pencarian dan penyimpanan data dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
- Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengakses data arsip dengan cepat, tanpa harus mencari secara manual di antara tumpukan dokumen fisik. Hal ini sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
- Sistem informasi arsip yang berbasis digital memungkinkan penerapan berbagai tingkat keamanan, seperti hak akses terbatas dan enkripsi data, untuk melindungi informasi penting dari akses yang tidak sah.
- Sistem ini dapat mengurangi penggunaan ruang fisik untuk penyimpanan dokumen karena data disimpan dalam bentuk digital. Hal ini juga mempermudah pemeliharaan dan manajemen arsip.
- Dengan mengurangi kebutuhan akan kertas dan ruang penyimpanan fisik, sistem ini dapat membantu mengurangi biaya operasional jangka panjang.
- Data yang terstruktur dengan baik mempermudah proses audit dan pembuatan laporan. Informasi dapat diakses dan disusun dengan lebih cepat dan akurat.
- Bagi mahasiswa, proyek ini memberikan kesempatan untuk mengaplikasikan teori yang telah dipelajari di perkuliahan ke dalam praktek nyata, sehingga meningkatkan keterampilan teknis dan kesiapan mereka dalam menghadapi dunia kerja.
Proyek ini diharapkan dapat menjadi solusi yang efektif dalam pengelolaan arsip di PILT BBPMGB LEMIGAS dan memberikan manfaat yang signifikan bagi semua pihak yang terlibat.
Metode Pengembangan
Metode pengembangan sistem informasi arsip ini menggunakan pendekatan Waterfall, yang merupakan salah satu model pengembangan perangkat lunak yang paling tradisional dan sistematis. Pendekatan ini melibatkan serangkaian tahapan yang harus diselesaikan secara berurutan sebelum melanjutkan ke tahapan berikutnya.
- Tahap pertama adalah analisis kebutuhan, di mana tim proyek melakukan pengumpulan dan analisis terhadap kebutuhan dari pengguna akhir dan stakeholder lainnya. Pada tahap ini, segala informasi yang diperlukan untuk pengembangan sistem dikumpulkan dan didokumentasikan secara rinci.
- Tahap kedua adalah desain sistem. Dalam tahap ini, struktur sistem informasi arsip dirancang berdasarkan hasil analisis kebutuhan. Desain ini mencakup arsitektur sistem, antarmuka pengguna, desain basis data, serta berbagai komponen lain yang akan digunakan dalam pengembangan sistem.
- Tahap ketiga adalah implementasi. Pada tahap ini, desain sistem yang telah dibuat diterjemahkan ke dalam kode program menggunakan Bahasa PHP dan MySQL. Pengembangan dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan pada tahap desain, dengan fokus pada pembuatan modul-modul yang sesuai dengan spesifikasi yang telah disusun.
- Tahap keempat adalah pengujian sistem. Sistem yang telah dikembangkan diuji untuk memastikan bahwa semua fungsionalitas berjalan sesuai dengan kebutuhan dan desain yang telah ditentukan. Pengujian ini meliputi pengujian unit, pengujian integrasi, dan pengujian sistem secara keseluruhan.
- Tahap kelima adalah implementasi atau penerapan sistem. Sistem informasi arsip yang telah berhasil diuji kemudian diimplementasikan di lingkungan kerja PILT BBPMGB LEMIGAS. Pada tahap ini, data yang ada dimigrasikan ke sistem baru dan pengguna diberikan pelatihan untuk memastikan mereka dapat menggunakan sistem dengan efektif.
- Tahap terakhir adalah pemeliharaan dan perawatan sistem. Setelah sistem diimplementasikan, tim pengembang akan terus memantau dan memelihara sistem untuk memastikan operasionalnya berjalan lancar. Segala isu atau bug yang muncul akan ditangani, dan sistem akan diperbarui sesuai kebutuhan.
Dengan menggunakan metode Waterfall, proses pengembangan sistem dilakukan secara terstruktur dan sistematis, memastikan bahwa setiap tahapan diselesaikan dengan baik sebelum melanjutkan ke tahapan berikutnya. Hal ini membantu dalam mengurangi risiko dan memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna.
Hasil dan Pembahasan
Hasil
Proyek ini berhasil menghasilkan sebuah sistem informasi arsip berbasis web yang dirancang dan diimplementasikan menggunakan Bahasa PHP dan MySQL. Sistem ini terdiri dari beberapa modul utama, antara lain modul pengelolaan data arsip, modul pencarian arsip, modul manajemen pengguna, dan modul pelaporan. Setiap modul dikembangkan sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi pada tahap analisis.
- Memungkinkan pengguna untuk menambah, mengubah, menghapus, dan melihat data arsip. Pengguna dapat mengunggah dokumen digital dan menambahkan metadata terkait, seperti judul, tanggal, dan kategori arsip.
- Memfasilitasi pencarian arsip berdasarkan berbagai kriteria, seperti judul, kategori, atau tanggal. Sistem pencarian yang efisien memungkinkan pengguna menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.
- Untuk mengelola akun pengguna, termasuk pembuatan akun baru, pengaturan hak akses, dan pengelolaan profil pengguna. Sistem ini memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki hak akses yang dapat mengelola dan mengakses arsip.
- Menyediakan fitur untuk membuat laporan terkait data arsip, seperti jumlah arsip yang dimasukkan, kategori arsip, dan aktivitas pengguna. Laporan ini membantu dalam pemantauan dan evaluasi pengelolaan arsip.
Pembahasan
