Pendampingan Pengoptimalan Digitalisasi dan Penataan Arsip Kependudukan Dispendukcapil Surabaya

Surabaya, 7 Juli 2022 - Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) yang berada di Kota Surabaya merupakan salah satu dinas yang menjalankan urusan pelaksana otonom daerah di bidang kependudukan dan catatan sipil. Dispendukcapil berkolaborasi dengan 9 Perguruan Tinggi yang ada Di Kota Surabaya untuk menjadi bagian dari pembangunan Kota Pahlawan. 

Dispendukcapil meluncurkan program terbaru yaitu merdeka belajar di kampus merdeka administrasi kependudukan. Program ini difokuskan pada bidang administrasi kependudukan. Mahasiswa atas nama Putri Liana Lutfia asal Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya merupakan salah satu mahasiswa magang yang terdaftar di dalam program MBKM-A Dispendukcapil Surabaya. 

Mahasiswa tersebut terpilih pada bidang Digitalisasi dan Penataan Arsip Kependudukan.  Kantor Dispendukcapil Kota Surabaya sendiri memiliki tugas pokok sebagai pengelola atau penataan arsip akta catatan sipil, penerbitan akta catatan sipil dan memberikan pelayanan kearsipan kepada masyarakat.

Dokpri

Mahasiswa Untag Surabaya melalukan pendampingan pengoptimalan penataan arsip melalui proses digitalisasi. Proses penataan arsip melalui proses digitalisasi merupakan penataan ulang arsip yang semula manual menjadi digital yang bertujuan untuk mempermudah pekerjaan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan serta menjaga informasi data yang terkandung di dalamnya. 

Proses penataan arsip ini dimulai dari proses pengklasifikasian, pendistribusian, penyimpanan, hingga pemeliharaan. 

Proses penataan arsip ini disebut juga dengan sistem penataan kearsipan. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik atau tidak sesuai dengan sistemnya maka akan sulit menemukan kembali data yang dibutuhkan. Apalagi jika arsip yang tersimpan berjumlah ratusan bahkan jutaan ataupun ribuan itu akan sulit dalam proses penataan. 

Jika arsip ditangani secara manual maka diperlukan penataan arsip yang benar dan cepat maka dari itu penting untuk dilakukan pengoptimalan terhadap penataan arsip yaitu dengan cara digitalisasi. 

Dokpri

Digitalisasi dan Penataan Arsip Kependudukan merupakan bagian pekerjaan yang penting dalam instansi pemerintah kota surabaya yang bertujuan untuk memudahkan suatu pekerjaan yang semula manual menjadi digital. 

Semua dokumen yang ada pada dispendukcapil masih tersimpan rapih mulai dari zaman dahulu hingga saat ini. 

Maka dari itu dengan adanya digitalisasi ini diharapkan dapat menyimpan secara permanen dokumen - dokumen terdahulu dan meminimalisir terjadinya dokumen hilang di telan rayap.