Menciptakan Komunikasi Hybrid di Masa Pandemi Covid-19

Universitas Ahmad Dahlan melalui program studi Ilmu Komunikasi menyelenggarakan Opening Ceremony Youth Communication Day 2021. Program ceremony ini diadakan selama enam hari, yaitu mulai tanggal 13 Desember 2021 sampai dengan 18 Desember 2021. Salah satu acaranya ialah Internasional Conference, Course, and Competition yang memiliki tema "Communication Challenges in Age of Hybrid" atau "Tantangan Komunikasi di Era Oandemi dan Sistem Hybrid". Menariknya, acara ini diselenggarakan secara daring melalui live streaming Youtube dan aplikasi Zoom Meeting.

Opening Ceremony Youth Communication Day 2021 menghadirkan pemateri yang berasal dari berbagai macam negara. Acara ini di pandu oleh Mufid Salim, M.B.A sekaligus berperan sebagai Moderator dan Pemateri yang dihadirkan berjumlah lima orang, yaitu :

• Anton Yudhayana, Ph.D, berasal dari Universitas Ahmad Dahlan, Indonesia.
• Prof. Esterella Arroyo, Ed.D, berasal dari Dean, College of Liberal Arts University of Saint Anthony, Filipina.
• Dr. Kirti Dang-Longani, berasal dari Ajeenkya DY Patil University, Pune India.
• Jessada Salathong, Ph.D, berasal dari Faculty of Communication Arts, Chulalongkorn University, Thailand.
• Dr. Chen Chujie, berasal dari Nanjing Normal University, China.

Dalam pelaksaannya, acara ini dihadiri kurang lebih oleh 134 peserta yang tidak hanya berasal dari mahasiswa Indonesia akan tetapi mahasiswa dari luar negeri juga.

Pemateri Dr. Esterella Arroyo, Ed.D yang berasal dari Filipina adalah seorang dekan perguruan tinggi seni liberal Universitas Saint Anthony Filipina. Ia menyelesaikan gelar doktornya di pendidikan doktor jurusan bahasa dan sastra Filipina. Disisi lain, ia juga memiliki pengalaman yang sangat luas, mulai dari penyiar, penulis, peneliti, pengembang komunitas, dan dosen internasional.

Dr. Esterella Arroyo, Ed.D menyampaikan tentang beberapa hal mengenai jenis komunikasi saat ini. Di waktu sekarang, komunikasi dengan sistem hybrid sangat dibutuhkan karena dapat membantu proses komunikasi yang awalnya dilakukan dengan tatap muka menjadi daring. Hal ini disebabkan oleh adanya Pandemi Virus Covid-19 yang belum hilang sampai saat ini. Dengan terobosan cara baru ini, komunikasi dapat dikembangkan dan dilakukan dari rumah, kantor, sekolah, kampus, atau tempat lainnya secara jarak jauh dengan aman dan nyaman. Pada awalnya, komunikasi jarak jauh sangat sulit untuk diterapkan namun dari waktu ke waktu masyarakat dunia mulai terbiasa dan dapat menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari.

Komunikasi hybrid adalah komunikasi yang mampu menghubungkan dua atau lebih orang melalui teknologi digital. Komunikasi ini harus dilakukan oleh semua orang di masa pandemi Covid-19 untuk mengurangi kontak fisik di masyarakat. Pada umumnya, komunikasi hybrid diterapkan pada sebuah kantor perusahaan yaitu pegawai perusahaan dapat melakukan pekerjaan hanya dengan dirumah dan tanpa harus ke kantor namun selama pelaksaannya komunikasi dari pegawai dan pegawai lainnya harus tetap terjalin secara maksimal.

Terdapat mode dalam komunikasi hybrid, yaitu Mode Sinkron. Mode Sinkron adalah komunikasi yang terjadi secara real-time dan dapat direspon segera secara langsung. Umumnya terjadi pada sebuah kantor yang biasanya memanfaatkan teknologi seperti telepon, sidang online, pesan singkat, dan panggilan video untuk menghubungkan antar pegawai. Disisi lain terdapat beberapa permasalahan yang membuat komunikasi delay atau tertunda dalam pengiriman informasi karena adanya gangguan, sehingga membutuhkan waktu cukup banyak untuk sampai kepada orang yang dituju. Dalam mode sinkron, permasalahan ini dapat diatasi dengan menggunakan email, fax, aplikasi obrolan, platform dokumen bersama, pesan video, dan platform-platform lainnya. Komunikasi berkualitas tinggi sangat bergantung pada komunikasi yang sinkron karena manfaat yang diberikan. Adanya komunikasi hybrid membuat masyarakat dunia sangat terbantu dan dapat bekerja secara efektif dan produktif.

Manfaat dan keuntungan utama dalam komunikasi hybrid adalah seperti berikut :

• Meningkatkan Produktifitas

Mode kerja jarak jauh memunhkinkan karyawan untuk mendapat lebih banyak fokus dan mengurangi stress. Selain itu, karyawan tidak diharuskan bangun pagi, akan tetapi dapat mulai bekerja kapan.

• Fleksibilitas

Dengan adanya fleksibilitas dapat menjadikan kebanggan moral karyawan karena ketersediaan berbagai alat dan aplikasi komunikasi sehingga seorang karyawan dapat terhubung dengan orang-orang walaupun sedang melakukannya dirumah.

• Kepercayaan Antar Karyawan

Kurangnya kepercayaan dan miskomunikasi dapat menjadi masalah serius terutama dalam sebuah tim. Oleh kaena itu, setiap karyawan diwajibkan membangun hubungan yang lebih dekat dengan semua terutama dalam hal komunikasi, kolaborasi, dan percakapan dalam setiap harinya. Dengan demikian, rasa kepercayaan antar karyawan dapat terbentuk dan proses pekerjaan dapat dilakukan secara mudah.

• Meningkatkan Kolaborasi

Komunikasi internal mempengaruhi efisiensi anggota dalam tim saat mengerjaakan sebuah proyek. Bahkan ketika anggota belum bertemu satu sama lain dapat menjadikan mereka lebih nyaman untuk berkolaborasi. Anggota tim yang tersebar bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan karena komunikasi hybrid dapat memastikan waktu mereka untuk melakukan kolaborasi .

• Komitmen Karyawan

Komitmen antar karyawan harus tetap terjaga satu sama lain agar rasa kepercayaan dapat tumbuh dalam hati setiap karyawan. Dengan begitu, kenyamanan dan rasa aman dapat tercipta sehingga mereka dapat lebih berkomitmen.

• Meningkatkan Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan dapat berkembang ketika komunikasi mereka terbuka. Hal ini menjadikan diri sendiri merasa bagian dari tim yang hebat. Peningkatan kinerja mengarah pada perjuangan untuk kesempurnaan kinerja karyawan yang didasari oleh kesejahteraan dan keterlibatan.

Selain itu, pemateri juga menyampaikan lima elemen penting tujuan kesejahteraan, seperti tujuan untuk melakukan dan menyukai apa yang kita lakukan setiap harinya, sosial untuk memiliki hubungan yang mendukung dan cinta dalam hidup, keuangan untuk mengelola kehidupan ekonomi dan mengurangi stress, komunitas untuk meningkatkan rasa aman dan bangga dengan komunitas kita, fisik untuk mendapatkan kesehatan dan mendapatkan energi untuk menyelesaikan sesuatu setiap harinya.

Tentu terdapat juga kekurangan dalam komunikasi hybrid, biasanya disebut sebagai hambatan atau tantangan untuk melakukan komunikasi seperti hukum kantor, penyimpangan karyawan, budaya perusahaan, tempat kerja tertutup, kurangnya transparan, dan kesejahteraan karyawan.

Menurut Prof. Esterella Arroyo, Ed.D, untuk menciptakan komunikasi hybrid harus memiliki strategi. Penerapan komunikasi hybrid tidak selamanya bagus dalam sebuah perusahaan, masih banyak perusahaan yang tidak dapat menerapkan komunikasi hybrid ini. Sehingga, perusahaan-perusahaan harus memiliki strategi untuk penerapannya dan mengadaptasi mode kerja yang menguntungkan. Pertama, perusahaan harus mengevaluasi dan menilai segala sesuatu yang berada dilingkungannya terutama pada sistem kerja. Setelah itu, perusahaan dapat menyesuaikan dengan sifat pekerjaan dan alat komunikasi yang dibutuhkan oleh karyawan untuk melakukan pekerjaan. Perubahan ke pekerjaan hybrid tidak semudah apa yang dibayangkan. Perusahaan dapat mengedukasi para karyawan tentang sifat, harapan adanya komunikasi hybrid, dan proses yang akan dilakukan. Dengan begitu, komunikasi hybrid akan tercipta. Setelah tercipta, semua karyawan akan terhubungan satu sama lain oleh alat komunikasi dan tentu saja memiliki aturan dalam penerapannya yang diharus dipatuhi.