Dalam suatu koleksi arsip biasanya arsip inaktif berjumlah 35-40 %, arsip permanen 10 %. Sedangkan arsip aktif sekitar 30%, sisanya 30% musnah. Dan untuk dapat menentukan arsip tersebut sudah termasuk arsip inaktif atau belum, bisa dilihat dari Jadwal Retensi Arsip yang ada di instansi pencipta arsip.
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan juga asas aturan asli, yang mana para unit kearsipan, pengelolaan, dan penataan arsip inaktif ini dilaksanakan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan juga penyusunan daftar arsip.
Salah satu pengajar di Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) Arsip Nasional Republik Indonesia berpesan bahwa kebanggaan atas sebuah profesi yang digeluti itu merupakan modal utama untuk dapat dihargai oleh orang lain.
Menjadi arsiparis harus mampu menunjukkan bahwa arsip itu memang sangat penting. Kita harus bisa menghargai keberadaan arsip, menghargai pengelolaan arsip dan menghargai institusi kearsipan itu sendiri.
Oleh karena itu kita harus merasa terpilih bukan tersisih, merasa diberi peluang bukan yang terbuang, realita- raelita keterbatasan itulah yang menjadi tantangan. Mengingat pepatah orangtua, "barang siapa yang mampu mengatasi tantangan maka dialah yang akan jadi pemenang."
