Kegiatan rapat memiliki peran yang penting bagi sebuah organisasi. Semakin strategis rapat tersebut, semakin besar pula pengaruhnya dalam menentukan arah dan keberlanjutan organisasi. Perjalanan panjang sebuah organisasi, mobilisasi ratusan orang dan dana miliaran rupiah, sering kali berawal dari keputusan-keputusan dalam rapat yang mungkin dihadiri oleh beberapa puluh orang dan menghabiskan biaya beberapa juta saja, bahkan bisa jadi kurang dari itu.
Oleh karena itu kegiatan rapat harus dikelola dengan baik oleh pihak-pihak terkait agar berjalan efektif sehingga menghasilkan keputusan-keputusan yang tepat bagi organisasi. Sayangnya, masih banyak rapat-rapat yang dikelola seadanya atau tidak dipandang penting, sehingga rapat menjadi tidak efektif. Walhasil, keputusan-keputusan dalam rapat tidak sepenuhnya menjawab tantangan dan kebutuhan organisasi. Lebih buruk lagi, rapat dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang bias sehingga justru bisa menjerumuskan organisasi ke arah yang salah. Rapat pun hanya jadi cost tanpa outcome yang berguna.
Mari mengenali beberapa hal yang membuat rapat menjadi tidak efektif bagi organisasi. Hal-hal ini bisa terjadi di segala tingkatan, pada rapat internal divisi, antar divisi sampai rapat yang sangat strategis seperti rapat direksi.
Kita akan membahas hal-hal di luar masalah yang sifatnya teknis seperti: bahan-bahan rapat tidak tersedia tepat waktu, data yang kurang valid dan lain-lain. Hal-hal ini juga penting, tapi kita akan berfokus kepada isu terkait orang-orang yang terlibat dalam rapat. Mari kita lihat satu per satu.
Tidak Meninggalkan Ego di PintuÂ
Meninggalkan "ego" di pintu sebelum duduk di meja rapat berarti setiap peserta rapat harus mengikuti rapat dengan pikiran yang jernih, bijaksana dan berorientasi pada kepentingan organisasi atau perusahaan. Ego yang berupa pemikiran untuk diri sendiri membuat rapat rentan terhadap konflik kepentingan dan pembahasan dapat berjalan alot, terutama jika peserta rapat terbagi menjadi blok-blok yang memperjuangkan kepentingannya masing-masing.
Jika pemimpin rapat tidak jeli dan kritis, bisa saja rapat menghasilkan keputusan atau rekomendasi yang tidak berpihak pada kepentingan yang lebih besar.
Peserta Rapat Tidak Berkontribusi MaksimalÂ
Rapat juga menjadi tidak efektif jika peserta rapat tidak berkontribusi maksimal dalam bentuk ide dan pemikiran sebagaimana yang diharapkan. Penyebabnya bisa karena fokus peserta rapat terbagi dengan hal-hal yang lain, peserta rapat memang enggan berbagi pikiran dan ingin rapat cepat-cepat selesai atau  merasa rendah diri atau tidak berarti sehingga berpikir tidak perlu memberikan pendapat. Belum lagi menghitung tingkat kehadiran rapat yang minim.
Padahal setiap orang yang terlibat dalam rapat dihadirkan karena dianggap dapat memberikan pemikiran dan ide sesuai dengan kapasitasnya. Jika peserta rapat tidak bisa berkontribusi maksimal, rapat pun akan menghasilkan keputusan-keputusan yang dangkal dan pada akhirnya tidak bisa berkontribusi banyak bagi kemajuan organisasi.
Tidak Mau Memberikan Tantangan
Jika pada point kedua di atas peserta rapat tidak berkontribusi maksimal dalam rapat, isu pada bagian ini adalah peserta rapat enggan berpikir kritis dengan saling menguji ide atau pemikiran satu sama lain. Misalnya jika rapat melibatkan laporan kinerja lintas divisi, peserta rapat tidak mau memberikan tantangan pemikiran bagi peserta rapat yang lain agar laporan dibedah lebih tajam dan detail. Bisa jadi karena tidak mau terjadi adu argumen panjang atau bisa jadi juga karena ingin "saling menjaga" satu sama lain. "Saya tidak mau bertanya dan memberi ide macam-macam, agar nanti saya juga jangan ditanyai dan direcoki ide macam-macam," begitu pola pikirnya.
Padahal saling mengkritisi dan memberikan tantangan adalah hal yang positif dalam dinamika sebuah organisasi. Yang penting konteks dan tujuannya jelas: rapat diharapkan membawa hasil yang baik bagi kinerja organisasi secara keseluruhan, bahkan jika keputusan rapat konsekuensinya akan menambah alokasi sumber daya atau mengganggu "kenyamanan" beberapa pihak.
Rapat di Dalam Rapat
