Tips Mengelola Reminder untuk Si Pelupa

Pernah mendapat tugas tambahan dari bos tetapi pada tenggat waktu Anda malah lupa harus mengerjakan tugas tersebut? Atau pernahkan project besar anda kurang berhasil gara-gara Anda melupakan hal sepele saat mempersiapkan project tersebut?

Seringkali karena banyaknya daftar pekerjaan yang harus diselesaikan (apalagi dalam waktu hampir bersamaan) kita jadi melupakan tugas tambahan atau hal-hal kecil yang malah membuat pekerjaan utama jadi berantakan.

Lupa adalah penyakit hampir setiap orang. Yang membedakan adalah frekuensi "lupa"-nya, ada yang sesekali, ada yang sering sekali lupa. 

Orang yang sering melupakan segala sesuatu akhirnya dijuluki si pelupa. Bahkan dalam bahasa Inggris ada frase scaterred-brain untuk memberi label pada seorang pelupa akut.

Saya juga termasuk orang yang pelupa, sehingga teman-teman kantor yang sudah hafal dengan karakter saya itu selalu mengingatkan jika saya memiliki tugas yang terkait dengan mereka. Tapi sejak mengenal karakter itu, saya mensiasatinya dengan memiliki beberapa tool untuk membantu mengingatkan pada tugas-tugas tertentu.

Tool ini di luar alat pembantu utama yang sudah sering digunakan untuk membantu manajemen tugas, seperti agenda kerja, kalendarium dan lain-lain. Sejauh ini cukup berhasil, sehingga saya akan berbagi dengan pembaca sekalian.

Maksimalkan Gawai Anda
Smartphone atau ponsel pintar telah memiliki banyak fitur yang sangat membantu melapangkan memori otak kita. Dengan fitur-fitur smartphone ini, kita tidak perlu lagi memaksa otak mengingat banyak hal. Saat hal-hal baru direkam dalam memori otak, besar kemungkinan kita akan melupakan hal-hal lain yang sudah direkam lebih dahulu.

Fitur yang paling sering saya pakai adalah kalender. Gunanya untuk mencatat jadwal bertemu dengan seseorang, mencatat jadwal kegiatan kantor atau event lainnya, mencatat daftar pekerjaan yang akan ditindaklanjuti beberapa hari ke depan dan beberapa hal lainnya. Kelebihannya, fitur kalender juga telah dilengkapi dengan reminder atau notifikasi untuk membantu mengingatkan kita pada jadwal yang telah tercatat.

Selain itu saya menggunakan notepad atau aplikasi memo pada gawai untuk membuat catatan tambahan. Misalnya saat sedang membicarakan suatu topik saat makan siang atau pada suasana non formal lainnya, teman kantor memberi alternatif pemecahan masalah yang sedang dihadapi. 

Seringkali jika hanya sebatas percakapan biasa, ucapan tersebut tidak teringat lagi saat pikiran berpindah fokus pada hal lainnya. Nah, dengan mencatat pada aplikasi memo kita jadi memiliki waktu untuk melihat kembali hal-hal penting saat pembicaraan tersebut terjadi.

Selain mencatat point pembicaraan penting, saya juga menggunakan memo untuk mencatat ide-ide yang tiba-tiba terlintas, nama atau nomor contact yang didapat dari percakapan atau chat, bahkan draft tulisan seperti puisi, cerpen dan artikel lainnya, banyak yang ditulis terlebih dahulu di memo sebelum memindahkannya ke laptop.

Fitur memo juga saya gunakan untuk mencatat daftar belanja saat membeli kebutuhan event kantor. Daftar belanja ini bisa jadi back-up untuk mengingat semua belanja untuk mengantisipasi jika ada nota belanja yang tercecer atau terselip.

Tampilan kalender di gawai untuk reminder. Gambar: dokpri

Sticky Note 
Teman kantor membutuhkan bantuan kita untuk membuat laporan tertentu, tapi saat itu kita sedang mengerjakan laporan yang lebih urgent. Tentu kita akan memprioritaskan tugas kita dahulu sebelum membantu teman kantor. 

Nah, untuk keadaan seperti itu, saya biasa menggunakan sticky note. "Permintaan" teman ditulis di sticky note dan ditempel di meja kerja, lemari atau tempat-tempat yang kerap menjadi pusat perhatian kita.

Sticky note juga biasa saya gunakan untuk menulis koreksian laporan. Sticky note tersebut ditempelkan pada sampul laporan sehingga mudah terlihat, sebelum mengembalikannya kepada staf yang membuat laporan. Dengan catatan seperti ini kita bisa memastikan hal-hal yang akan dikoreksi tidak ada yang terlewatkan.

Selain menggunakan sticky note, saya juga menggunakan kertas metaplan untuk membuat reminder terutama pada tugas jangka panjang, seperti misalnya membuat modul pelatihan. Metaplan tersebut ditempelkan pada papan kerja agar mudah terlihat. Dengan demikian sejak awal saya sudah bisa mengelola waktu untuk mencicil tugas tersebut.

Seperti halnya komputer, memori otak yang lebih lega memungkinkan otak kita untuk memfokuskan kerjanya pada hal-hal yang lebih strategis seperti analisis masalah dan berpikir kreatif. 

Cara membuat memori otak lebih lega adalah mengoptimalkan "penyimpanan eksternal" seperti pada tulisan saya di atas, melalui gawai atau sticky note. Penyimpanan eksternal ini pun memberi keuntungan bagi si pelupa yang memang sejak awal memiliki kemampuan mengingat yang terbatas. (PG)