Agar Rapat Tidak Membosankan

Seringkali penyelenggaraan rapat di sebuah perusahaan atau organisasi hanya jadi ajang pamer analisis. Seringkali juga jadi sarana adu argumen yang berkepanjangan. Akibatnya rapat yang diharapkan menjadi forum untuk menemukan solusi malah berakhir ngambang. Tidak heran sebagian orang merasa rapat hanya jadi rutinitas yang membosankan. Jika sudah demikian, maka rapat-rapat bisa jadi salah satu penyebab inefisiensi biaya dalam organisasi.

Pemimpin rapat yang baik perlu mengatur strategi sebelum tatap muka dengan peserta rapat lainnya agar rapat tidak berjalan ngalor ngidul dan menghasilkan solusi yang baik. Persiapan yang matang perlu dilakukan, manajemen rapat juga harus dimaksimalkan. Tidak ketinggalan eksekusi keputusan-keputusan rapat harus dipantau agar rapat tidak jadi sekedar mesin penghasil dokumen belaka.

Berikut beberapa kiat sederhana tapi tetap efektif untuk membantu pemimpin rapat “menghidupkan” suasana rapat:

1. 
   
2. Agenda diketahui peserta rapat. Ada baiknya satu atau dua hari sebelum pelaksanaan, peserta rapat telah mengetahui gambaran agenda yang akan dibicarakan. Semakin detail semakin baik. Tapi bila daftar agenda secara rinci belum bisa disampaikan kepada peserta, cukup garis besar agenda saja. Hal ini berguna agar peserta rapat dapat mempersiapkan diri dengan data atau informasi yang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran rapat. Kadang rapat berjalan garing karena peserta rapat pada blank. Mereka baru tahu mau tema pembicaraan setelah duduk manis dalam ruangan rapat. Jangan harap rapat bisa maksimal kalau peserta rapat tidak bisa berkontribusi dengan maksimal pula.
   
3. Mengetahui karakter peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu mengatur jalannya sesi demi sesi dengan baik. Dengan demikian selain mengelola agenda, pemimpin rapat juga harus mampu mengelola sekian karakter yang dipertemukan dalam rapat tersebut. Siapa saja orang yang dapat dipercaya mengambil porsi besar dalam pembicaraan, siapa saja yang dapat diandalkan untuk menjadi penengah, siapa yang dapat jadi sumber informasi, termasuk siapa-siapa saja yang selalu jadi pelempar isu atau troublemaker. Mengenal karakter ini berguna untuk memprediksi statement dari setiap peserta rapat sebelum mereka mengatakannya. Dengan prediksi ini, pemimpin rapat sudah selangkah lebih maju sehingga dapat mengantisipasi setiap perkembangan pembicaraan.
   
4. Menjaga ketegasan. Pemimpin rapat harus memiliki komitmen terhadap agenda rapat, termasuk komitmen terhadap durasi. Jika pembicaraan sudah mulai melenceng pada hal-hal di luar agenda, maka dia harus mampu menyetir kembali pembicaraan kembali pada rel yang semestinya. Kadang-kadang pemimpin rapat harus sedikit “kejam”. Tidak menerima usulan, memotong pembicaraan, bahkan kalau perlu mengusir seseorang dari ruang rapat. Yang penting orientasinya adalah gol yang diharapkan dari rapat itu dapat tercapai dan sebagian besar peserta puas atas hasil rapat tersebut. Untuk mendukung kiat ini, pemimpin rapat harus menguasai kiat pada nomor dua di atas.
   
5. Kelengkapan data. Rapat akan berjalan di tempat jika sebagian besar diskusi atau perdebatan hanya berdasarkan asumsi belaka. Misalnya saat para pengambil keputusan berdiskusi mengenai turunnya grafik penjualan, rapat akan lebih hidup jika selain data utama ada pula data-data pendukung seperti misalnya statistik absensi sales, daftar komplain dari pelanggan, rekapan kotak saran jika ada, atau bahkan update data terbaru mengenai kompetitor dan lain-lain. Oleh karena itu, seorang pemimpin rapat sejak awal mesti meminta pihak-pihak terkait menyiapkan data secara komprehensif termasuk data-data bantu yang diperlukan.
   
6. Mengawal eksekusi hasil rapat. Salah satu penyebab rapat selalu diberi stigma sebagai pemborosan belaka, adalah frekuensi rapat tidak berjalan seiring sejalan dengan peningkatan kinerja organisasi. Ide-ide brilian untuk mengatasi masalah seringkali muncul pada diskusi selama rapat. Tapi pada rapat evaluasi berikutnya, agenda pembicaraan kok diisi permasalahan-permasalahan yang sama? Setelah dicek lagi, ternyata rekomendasi rapat sebelumnya tidak dilaksanakan sepenuhnya, atau malah tidak dilaksanakan sama sekali. Jika pemimpin rapat sekaligus bagian dari top manajemen, perannya mungkin tidak hanya berhenti sampai di batas pintu ruang rapat. Pemimpin rapat juga harus memastikan hasil-hasil rapat tersosialisasi dengan baik sampai ke bawah dan ada sistem monitoring yang memastikan rekomendasi rapat dijalankan semestinya. Sehingga pada rapat berikutnya, pembahasan sudah lebih berkembang. Bukan memperdebatkan hal-hal yang sudah dibahas pada rapat-rapat sebelumnya.
   

Jika rapat telah berjalan dengan baik, setengah upaya untuk meningkatkan kinerja atau mencapai gol organisasi telah dilakukan. Setengahnya lagi adalah aksi di “lapangan” untuk melaksanakan rekomendasi-rekomendasi hasil rapat tersebut.

Rapat cukup esensial dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu gaji orang-orang yang sebagian besar waktunya dihabiskan dalam ruang rapat memang lebih tinggi dari para pelaksana di lapangan.

Tapi bila rapat-rapat tersebut tidak bisa dikelola dengan baik, bisa jadi memang rapat adalah salah satu pemborosan dalam organisasi. (PG)