Transformasi Layanan Kantor Imigrasi

Kantor imigrasi adalah kantor milik pemerintah Indonesia yang memegang peran penting dalam sistem keimigrasian Indonesia. Melalui kantor imigrasi, pengelolaan keimigrasian seperti pengurusan dokumen perjalanan, izin tinggal, VISA, pemeriksaan terhadap orang asing yang masuk dan keluar Indonesia serta semua dokumen lainnya yang berkaitan dengan keimigrasian.

Kali ini saya memiliki pengalaman menarik dengan layanan keimigrasian di bawah naungan Kemenkumham. Sebuah layanan yang sangat memuaskan dari kantor imigrasi. Tetapi sebelumnya, saya akan mengulas dari awal mengapa saya bisa sampai ke kantor imigrasi. 

Paspor adalah satu dokumen wajib bagi seseorang untuk bisa bepergian ke luar negeri. Jika sudah memiliki paspor, maka baru bisa mengurus dokumen penting berikutnya, yakni VISA.

Tahun 2024 saya berkesempatan untuk bepergian ke luar negeri untuk pertama kalinya. Saya terpilih menjadi salah satu peserta dari total 14 orang guru pada program pertukaran guru Indonesia-Korea atau Indonesian-Korean Teacher Exchange (IKTE) 2024. Kami akan berangkat ke Korea Selatan pada bulan Agustus 2024. Salah satu persyaratan pentingnya adalah wajib memiliki paspor.

Implementasi teknologi berbasis website dan aplikasi berbasis Playstore atau AppStore telah dilakukan oleh Kemenkumham yang membawahi semua kantor imigrasi di Indonesia. Kondisi ini memudahkan saya untuk mengakses informasi seputar tata cara pengurusan paspor. 

Oleh karena daerah saya, Kabupaten Tana Toraja tidak memiliki kantor imigrasi, maka saya pun harus mengurus paspor di daerah lain yang memiliki layanan dokumen imigrasi. Tetapi, terdapat cara mudah untuk mengurus paspor saat ini. Berbeda dengan beberapa tahun sebelumnya di mana warga harus berangkat ke kantor imigrasi untuk mengurus semua pemberkasan paspor. Tentu saja kondisi tersebut lebih banyak menghabiskan waktu di perjalanan, tenaga dan materi. Terutama bagi warga yang tinggal jauh dari kantor imigrasi.

Berbekal informasi dari sejumlah laman website kantor imigrasi di Indonesia, saya kemudian mengunduh aplikasi M-PASPOR  di Playstore. Aplikasi milik Kemenkumham ini sangat ramah smartphone, kapasitas kecil dan mudah digunakan. Tidak sampai semenit, saya berhasil mengunduh aplikasi tersebut. Intinya, saat ini makin mudah urus paspor dengan M-PASPOR.

Selepas membuat akun, saya pun melakukan pengajuan pembuatan paspor lewat aplikasi M-PASPOR. Di bagian awal, aplikasi langsung membuat koneksi alamat terkini dengan pilihan kantor imigrasi terdekat. Aplikasi memberikan pilihan kantor imigrasi terdekat dari Tana Toraja, lengkap dengan jarak, alamat dan lokasi via Google Maps. Pilihan kantor imigrasi disajikan mulai dari yang terdekat hingga terjauh. 

Berikut ini daftar kantor imigrasi di Provinsi Sulawesi Selatan yang tersedia di M-PASPOR dari jarak terdekat hingga terjauh ketika diakses dari Tana Toraja. 

• Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Palopo.
• Kantor Imigrasi Polewali Mandar.
• Kantor Imigrasi Pare-Pare.
• Kantor Imigrasi Mamuju.
• Kantor Imigrasi Makassar.
• Unit Layanan Paspor Kabupaten Gowa.

Mempertimbangkan jarak tempuh terdekat, saya pun memilih Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Palopo. Oya, kantor imigrasi Non TPI artinya kantor yang tidak memiliki fasilitas Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI). Kantor imigrasi jenis ini biasanya berada jauh dari pintu masuk dan keluar perjalanan internasional, jauh dari perbatasan negara, seperti kota Palopo. 

Melalui aplikasi M-PASPOR semua data kebutuan keimigrasian langsung dipilih dan dilengkapi. Ada pilihan jenis paspor biasa atau elektronik. Layanan paspor reguler atau percepatan. Termasuk upload dokumen foto KTP, Kartu Keluarga, dan Akte Kelahiran/Surat Nikah/Surat Baptis. 

Kemudian, lewat aplikasi ini pula, saya bisa memilih jadwal layanan di kantor imigrasi. Jadi, saya bisa menyesuaikan waktu tempuh perjalanan dari Tana Toraja. 

Pengajuan permohonan paspor terkirim setelah saya memastikan semua data benar. Langsung muncul di beranda aplikasi notifikasi pengajuan yang memuat nama, jumlah pemohon, tanggal kedatangan, jam kedatangan dan status (menunggu pembayaran atau sudah terbayar). 

Nah, satu lagi yang istimewa dari penggunaan M-PASPOR ini. Pembayaran biaya administrasi pembuatan paspor langsung dilakukan setelah pengajuan permohonan paspor berhasil dan mendapatkan kode billing. Pembayarannya non tunai. Bisa lewat ATM, M-Banking atau internet banking. 

Saya membayar sebesar Rp 1.650.000, dengan rincian biaya paspor elektronik Rp. 650.000 dan biaya percepatan paspor Rp. 1.000.000. Paspor elektronik sebenarnya memiliki fungsi yang sama dengan paspor biasa, hanya saja saya memilihnya karena memiliki smart chip dan fasilitas pendukung lainnya. Lalu, saya memilih layanan percepatan paspor mempertimbangkan jarak dan waktu tempuh dari Tana Toraja jika harus melakukan perjalanan bolak-balik.

Sesuai dengan informasi di aplikasi M-PASPOR, jadwal antrian saya pukul 10:01-11:00. Informasi detailnya pun dikirimkan lewat email yang saya gunakan membuat akun. Saya diminta untuk hadir 30 menit sebelum sesi yang saya pilih. 

Jarak kota Makale menuju kota Palopo kurang lebih 80 km, ditempuh sekitar 2 jam lebih selama tidak ada hambatan perjalanan, seperti macet dan longsor. Artinya, saya wajib ada di kota Palopo paling lambat jam 9:30 pagi. Saya berangkat tepat pukul 7 pagi dari kota Makale dan tiba di kantor imigrasi Palopo pukul 9 lewat beberapa menit. 

Suasana lengang halaman Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Palopo menyambut saya. Halamannya bersih dan asri dengan perpaduan pepohonan dan pohon kelapa.  Ada dua petugas keamanan di pos depan, beberapa mobil terparkir dan hanya satu-dua orang saja yang lalu lalang membawa map. 

Mobil saya parkir di bahu jalan. Saya memilih jalan kaki masuk halaman kantor imigrasi. Saya langsung tertarik dengan simbol dan tanda drop point disabilitas (jalur bertanda khusus). Pihak kantor imigrasi juga menyediakan fasilitas kursi roda di sana. Fasilitas ini disediakan di depan pintu masuk kantor.

Selanjutnya, saya menengok pintu masuk ruangan, ternyata ramai di dalam. Para pengunjung duduk tertib di bangku dan kursi yang tersedia. Saya tak langsung menuju loket. Saya berkeliling kantor sejenak. Di sisi timur kantor terdapat loket pengambilan paspor. Suasana masih lengang. Bersih dan tersedia terminal mini dan sederet bangku. Di sana juga ada bilik toilet yang sangat bersih.

Tepat pukul 9:30 saya masuk ke ruangan. Pas di depan pintu langsung disambut dengan wahana mini permainan balita. Selain itu, tersedia Ruang Laktasi (Nursery Room) bagi ibu menyusui. Bersebelahan dengan tempat bermain anak yang diberi nama Ruang Ibu. Jadi, jika membawa anak balita, tersedia tempat bermain buat mereka sambil ditunggui orang tuanya. 

Suasana ruang tunggu. Sumber: dokumentasi pribadi.

Oleh karena ini pengalaman perdana berkunjung ke kantor imigrasi dan perdana mengurus paspor, jujur saya sempat kebingungan. Saya celingak-celinguk mencari loket nomor antrian, seperti milik bank, tetapi tak ada. Dua kali saya keluar ruangan menghindari kebingungan. 

Mungkin karena terlihat bingung, seorang mahasiswi berjaket kuning cerah, (saya tak sempat membaca logo kampusnya), menghampiri dan menanyai saya. Saya pun menyampaikan tujuan saya sambil menunjukkan berkas registrasi online dan bukti pembayaran. Berkas tersebut langsung diambil dan saya diminta menunggu. Wah, ternyata tanpa nomor antrian, tetapi berbasis antrian berkas yang masuk. 

Warga yang datang mengurus paspor terhitung banyak. Hampir semua bangku besi terisi. Setiap warga yang dilayani petugas loket, dan petugas di ruang wawancara berjalan dengan lancar. Rata-rata 5-10 menit saja. para petugas loket pun sangat ramah. Mereka juga murah senyum. Penjelasan mereka pun secara teknis sangat menolong kebutuhan pengunjung.

Di ruang tunggu tersedia Ruang Tunggu WNI, Ruang Tunggu Disabilitas dan Foreigners' Waiting Room (Ruang Tunggu Orang Asing). Khusus antrian orang asing, sudah disediakan penandatanganan berupa jalur bergaris  merah. Mulai dari pintu masuk hingga ke Ruang Tunggu. Jika warga yang mengurus paspor merasa jenuh, tersedia pula pojok kopi, teh, permen dan air mineral.

Ada satu hal unik di Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Palopo. Beberapa petunjuk dan ajakan jenaka disajikan dalam bahasa lokal Palopo/Luwu. Kata-katanya mirip bahasa Toraja. Memang bahasa ini masih satu rumpun dalam bahasa Toraja. Ada pendekatan kearifan lokal.

Tampak depan kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Palopo. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Saya menunggu sekitar 40 menit sebelum nama saya dipanggil petugas loket. Wajar, pengunjung banyak. Saya diminta mencocokkan data dan dokumen yang saya upload di aplikasi M-PASPOR dengan menunjukkan dokumen asli KTP, Akte Kelahiran, Kartu Keluarga dan Surat Nikah. Tapi, saya lupa membawa copyan berkas tersebut. Untungnya, petugas loket sudah siap sedia dengan printer foto copy. Foto copy gratis! Oya, siapkan pula selembar materai 10.000.

Pilihan paspor elektronik dan percepatan paspor membuat saya tidak terlalu lama menunggu antrian. Meskipun mendapatkan nomor antrian 20 pendaftar online, tetapi saya hanya duduk sekitar 5 menit di bangku ruang tunggu WNI sebelum dipanggil khusus oleh petugas wawancara dan foto. Mungkin inilah salah satu layanan khusus percepatan paspor.

Di dalam bilik wawancara pun, hanya berlangsung sekitar 5 menit, sudah termasuk wawancara dan sesi foto. Mengapa cepat sekali? Hal ini dikarenakan oleh terobosan khusus yang diterapkan oleh pihak kantor imigrasi. Blangko biodata para pemohon paspor tidak lagi diisi manual oleh pemohon, melainkan langsung diketik oleh petugas lewat penggunaan aplikasi khusus terintegrasi dari pengisian online. Sehingga, petugas hanya mencocokkan data dan pemohon bertanda tangan. 

Setelah sesi wawancara dan foto, saya diminta menunggu 20 menit hingga paspor bisa diambil. Tidak sampai 2 jam total waktu saya di kantor imigrasi, paspor elektronik  sudah saya terima. Petugas dengan ramah pula menyampaikan dan mengarahkan pengambilan paspor. Inilah salah satu layanan yang disiapkan oleh Kemenkumham yang bisa memudahkan warga. Meskipun terbilang agak mahal, tetapi selaras dengan layanan yang diberikan.

Kesimpulan saya, Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Palopo ini telah melakukan transformasi yang dipadukan dari kearifan lokal, humanisme dan teknologi digital untuk mewujudkan pelayanan prima bagi seluruh warga yang datang mengurus dokumen keimigrasian. Selain itu sangat ramah pengunjung, secara khusus pula buat anak, ibu, dan disabilitas.