Tips Mengelola Keuangan Panwascam Yang Efisien Di Masa Pilkada

Selain menguasai hal-hal tersebut, koordinator sekretariat wajib mengontrol adanya SK yang menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan yang dilengkapi dengan daftar hadir, notulen rapat, foto kegiatan, dan daftar penerima transport. Daftar hadir penting sebagai lampiran kegiatan rapat yang ada anggaran makan dan snack-nya. Dokumen surat tugas terkait perjalanan dinas pun wajib dikontrol agar memudahkan dalam membuat kuitansi dan laporan.

Terkait dengan belanja perjalanan dinas, koordinator sekretariat perlu memastikan adanya foto dari setiap kegiatan dan perjalanan yang dilakukan oleh Panwascam, kesekretariatan, PKD dan PTPS nantinya. Dokumen laporan perjalanan dinas, bukti pengeluaran riil dan foto yang dilengkapi dengan informasi Google map-nya juga wajib dilampirkan oleh setiap pelaku perjalanan dinas. Foto kegiatan yang riil dengan membuat tanggal dan titik koordinat sangat membantu pengelola keuangan dalam membuat kuitansi.

Dokumen kelengkapan perjalanan dinas wajib dicek kelengkapan visum perjalanan dinasnya. Banyak temuan saya selama ini, visum perjalanan dinas hanya ditandatangani oleh satu orang, stempelnya cuma satu macam padahal lokasi perjalanannya berbeda-beda. Jika hal ini ditemukan, maka koordinator sekretariat memiliki hak untuk tidak membayarkan perjalanan dinas kepada oknum yang melakukannya. 

Secara berkala, minimal setiap bulan, koordinator sekretariat menyelesaikan laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya dilaporkan dan dikonsultasikan dengan sekretariat Bawaslu kabupaten. Semua yang terlibat dalam laporan wajib pula bertandatangan.

Demikianlah gambaran besar pengalaman sebagai PNS yang dipekerjakan di Sekretariat Panwascam. Banyak suka dan dukanya, terutama terkait dengan masa melengkapi laporan pertanggungjawaban.