Keterampilan membuat event adalah keterampilan yang dapat dipelajari oleh setiap orang, Beragam kegiatan dalam setiap tahun diadakan oleh D4 Manajemen Perhotelan, Universitas Airlangga. Pada tahun 2024 D4 Manajemen Perhotelan kembali mengadakan event Creation of us, Seminar, and Exhibition (CRUSH) dengan tema "Upgrade skill untuk bekal karier"
Berkolaborasi dengan Direktorat Pengembangan karier, Inkubasi, Kewirausahaan, dan Alumni (DPKKA) Universitas Airlangga acara yang diselenggarakan pada Sabtu, 25 Mei 2024 ini berjalan dengan sukses dengan tips berikut ini :
1. Menyusun konsep acara dan tema acara
Menentukan paling awal konsep dan tema acara yang akan diselenggarakan. Konsep dan tema acara harus dikemas dengan menarik dan membuat semua orang yang terlibat memiliki wawasan baru dan berkesan dengan event yang diselenggarakan. Event Crush 2024 menggaet kolaborasi dengan Dpkka Unair mengangkat tema Upgrade skill untuk bekal karier agar menjadi bekal generasi muda untuk masa yang akan datang dengan seminar wirausaha bersama Young Entrepreneurship sekaligus Influencer lulusan Universitas Airlangga.
2. Membagi tim dan jobdesk panitia
Menyelenggarakan suatu kegiatan memerlukan kerjasama, Tim yang dapat bekerjasama dengan baik agar suatu acara berjalan dengan lancar dan berhasil mencapai tujuan acara tersebut. Panitia yang kami susun sesuai dengan kebutuhan event yang akan berjalan seperti susunan ketua pelaksana, wakil ketua, sekretaris, bendahara, divisi acara, divisi humas dan perizinan, divisi publikasi dokumentasi, divisi sales and marketing, divisi spondan dan masih banyak lagi sesuai dengan kebutuhan event yang akan berjalan.
3. Membuat timeline dan eksekusi event
Dengan persiapan yang terstruktur maka pengelolaan event akan berjalan dengan baik, Mulai dari menyusun timeline persiapan, eksekusi kegiatan, bahkan hingga evaluasi event. Dengan target dalam runtutan timeline ini maka panitia crush 2024 mengetahui sejauh mana kemajuan kerja yang telah selesai dan pekerjaan yang masih berjalan dengan tabel sasaran kerja yang telah dibuat sebelumnya.
4. Menentukan strategi pemilihan narasumber yang tepat
Hal yang penting dan harus di cermati oleh panitia yang akan menyelenggarakan acara adalah melakukan riset latar belakang narasumber serta memastikan apakah narasumber kita memiliki kapabilitas yang sesuai dengan tema seminar yang akan dibawakan, Pada event crush 2024 pemilihan narasumber dilihat dari beberapa aspek diantaranya narasumber harus merupakan wirausahawan dan merupakan alumni dari Universitas Airlangga. "Kak Riska Maraya merupakan influence & young entrepreneur yang dapat menginspirasi generasi muda untuk berwirausaha" ujar ketua pelaksana Crush 2024
5. Menentukan venue yang nyaman
Dengan seiring persiapan yang dilakukan, panitia crush menyiapkan tempat nyaman dan mudah dijangkau oleh sasaran peserta dari event tersebut, Event crush dengan sasaran peserta mulai dari siswa SMA/K, Mahasiswa, serta khalayak umum maka event yang kami selenggarakan berada dalam kampus Universitas Airlangga. Acara diadakan di Auditorium Ternate, Assec Tower Universitas Airlangga.
6. Membuat daftar vendor, sponsor, dan media partner
Membuat event tidak cukup hanya dengan konsep unik. Namun perlu untuk bekerja sama dengan brand sponsor yang mendukung penyelenggaraan event dan Merancang strategi publikasi yang tepat dengan bantuan media online dan bekerjasama dengan akun sosial media sosial informasi event untuk mempublikasikan acara yang akan diselenggarakan. Penyelenggara Crush, Tim Humas dan Perizinan berhasil menggaet media partner besar seperti @eventsuroboyo, @infoeventjatim, @info.event dan media partner lainnya.
7. Menyediakan rencana kontijensi atau rencana cadangan
Dalam penyelenggaraan event, Meskipun event telah disusun dengan baik dan matang akan tetapi kadang kala masih tidak berjalan dengan sesuai rencana, Maka untuk mengantisipasi hal ini sebaiknya penyelenggara membuat rencana cadangan sebagai backup plan yang tetap memiliki prinsip dan tujuan yang sama dengan plan awal.
Kesuksesan suatu event membutuhkan suatu keterampilan dan pengelolaan manajemen yang baik dan terstruktur. Untuk menyelenggarakan event yang baik dan lancar terapkan 7 Tips and Trick ala seminar CRUSH !!
Penulis : Oktavya Berliana Putri
