Pesan Rutin dan Pesan Positif

1. Strategi untuk Menulis Permintaan Rutin

Membuat permintaan/request adalah suatu kegiatan rutin di dalam bisnis. Di dalam kebanyakan kasus , audiens akan mengikuti permintaan kita selama permintaan tersebut masih masuk akal dan tidak meminta sesuatu yang bisa dilakukan oleh diri sendiri.
Contoh : Meminta kolega di dalam perusahaan untuk membuat jadwal hidup sendiri untuk kepentingan bisnis

Ada 3 bagian penting dari Routine Request :

Opening (Pembukaan) 


Body (Tubuh/Isi) 


Close (Penutupan) 


Untuk menulis Permintaan Rutin dan Pesan yang positif :

Menyatakan dengan jelas permintaan atau gagasan utama 


Memberikan detail/rincian yang dibutuhkan 


Menutup dengan permintaan yang spesifik dengan ramah dan sopan 


MENYATAKAN PERMINTAAN ANDA DI DEPAN

Memperhatikan intonasi/nada, daripada “Berikan saya hasil presentasi kemarin” lebih baik “Bolehkah saya/Tolong ambilkan hasil presentasi kemarin”. Perhatikan intonasi dan nada terhadap lawan bicara supaya bisa menyampaikan pesan secara efektif. 


Mengasumsikan bahwa audiens akan mengikuti permintaan. Karena permintaan itu rutin, dapat diasumsikan secara umum bahwa pembaca akan mengikuti ketika mereka mengerti dengan jelas maksud dari pesan tersebut 


Spesifik , jelaskan secara tepat apa yang diinginkan. 


MENJELASKAN DAN MEMBENARKAN PERMINTAAN ANDA

Gunakanlah bagian Body(Tubuh) dari pesan. Jelaskan secara detail/terperinci, lembut, dan logis dari pembukaan sebelumnya.

Jika kamu mempunyai banyak permintaan, selesaikan lah satu permintaan terpenting baru lanjutkan ke topik permintaan selanjutnya.

 

Jika kamu mempunyai permintaan yang rumit/kompleks, pecahakanlah satu­satu menjadi spesifik, pertanyaan tunggal yang memudahkan pembaca untuk mengerti satu­satu.

Dengan konsiderasi tersebut tidak hanya menunjukan rasa hormat ke lawan bicara tetapi bisa mendapatkan jawaban yang diinginkan secara akurat dan dalam waktu yang singkat.

MENUTUP DENGAN PERMINTAAN YANG SPESIFIK DAN RAMAH

Tutuplah pesan anda dengan tiga elemen berikut:
(1) Permintaan spesifik yang termasuk dengan deadline yang relevan
(2) Informasi tentang bagaimana anda dapat dijangkau (jika pesan belum jelas) (3) Mengapresiasi atau Kesan baik

2. Contoh Umum untuk Pesan Rutin

        ­ Menanyakan Informasi atau Tindakan


        ­ Menanyakan Rekomendasi


        ­ Membuat Klaim dan Meminta Perbaikan/Penyesuaian
Contoh Penulisan Pesan Informasi atau Tindakan


3. Strategi untuk Pesan Rutin dan Positif

Ketika kita merespon positif suatu permintaan, mengirim pemberitahuan secara rutin, atau mengirim pesan yang positif, kita mempunyai beberapa tujuan: untuk memberitahukan informasi tersebut atau memberitahukan kabar bagus, menjawab semua pertanyaan, menyediakan seluruh detail yang diperlukan, yang dapat membuat kesan positif kepada pembaca atau pendengar.

Pembaca yang menerima balasan yang rutin dan pesan yang positif pada umumnya akan tertarik pada hal apa yang akan kita bicarakan, karena itu kita harus menggunakan pendekatan secara langsung. Pada bagian awal tempatkan pokok utama yang ingin kita sampikan (balasan positif/kabar baik). Gunakan bagian isi untuk menjelasakan detail yang relevan, dengan ramah, dan dengan berikan tanda keuntungan yang didapat pembaca.

Memulai dengan ide utama

Dengan membuka pesan positif dengan ide utama atau kabar baik, kita menyiapkan pembaca untuk detail yang ada di bagian setelahnya. Buatlah bagian pembuka dengan jelas dan singkat. Meskipun bagian pengenalan selanjutnya memiliki inti yang sama, salah satu bagian penuh dengan informasi yang tidak perlu yang di dalamnya terdapat tujuan, sedangkan yang lain singkat dan to the point.

Yang benar:
Trask Horton Pharmaceuticals telah menerima penawaran anda untuk menjadi pembicara umum dan persentasi untuk pelatihan kepada para staff penjualan
Yang salah:
saya senang untuk memberitahu Anda bahwa setelah pertimbangan hati­hati dari kolom yang beragam dan pelamar berbakat, yang masing­masing melakukan pekerjaan yang menyeluruh menganalisis kebutuhan pelatihan Trask Horton pharmaecituals ini, kami telah memilih tawaran Andaza

Menyediakan detail dan contoh yang penting

Gunakan bagian isi untuk menjelaskan inti, sehingga para pembaca/pendengar tidak akan bingung atau ragu­ragu dengan arti dari pesan yang ingin kita sampaikan.
Namun, jika pesan rutin Anda dicampur dan harus menyampaikan informasi mengecewakan di tengah, menempatkan porsi negatif dari pesan Anda ke dalam menguntungkan konteks mungkin:

Yang salah:
Tidak, kita tidak lagi membahas sweater spotgirl
Yang benar:
baris olympic baru mengganti swater spotgirl yang anda tanya. Olympic memiliki berbagai macam warna dan ukuran dan lebih bergaya kontemporer.

Akhiri dengan penutup yang sopan

Dalam menutup balasan pesan rutin dan positif pada umumnya ditutup secara pendek dan simple.Jangan lupa juga untuk mengucapkan terima kasih dan pastikan para pendegar/pembaca mengerti apa yang harus dilakukan selanjutnya dan bagaimana tindakan tersebut dapat menguntungkan mereka.

4. Common Examples of Routine and Positive Messages

­ Menjawab permintaan untuk informasi dan tindakannya

Setiap jawaban profesional menginginkan informasi dan tindakan dari waktu ke waktu jika respon simple seperti iya atau lainya yang langsung kepada inti informasi, maka pendekatan secara langsung dikatakan tepat. Ketika anda menjawab permintaan dan yang berhubungan dengan penjualan, ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu :

1. Menanggapi permintaan penanya, dan jawab seluruh pertanyaannya.

Tinggalkan kesan yang baik sebagai gambaran anda dan perusahaan anda. 


Mendorong tingkat penjualan kedepannya. 


­ Mengabulkan klaim dan permintaan untuk penyesuaian

Respon anda yang terperinci dalam keluhan pelanggan tergantung pada kebijakan perusahaan anda untuk menyelesaikan suatu masalah dan penafsiran anda apakah itu perusahaan, pelanggan, atau orang ketiga yang melakukan kesalahan. umumnya, ambil langkah­langkah berikut :

         ­ Mengakui dari klaim dan keluhan pelanggan 


         ­ Bersimpati atas kesusahan dan frustasi pelanggan 


         ­ Mengambil alih tanggung jawab untuk pelurusan pengaturan berbagai hal 


         ­ Jelaskan secara tepat bagaimana anda menyelesaikan masalah, atau rencana 
menyelesaikan masalah atas situasi tersebut. 


         ­ Ambil langkah dalam memperbaiki hubungan 


         ­ Tindakan untuk membuktikan bahwa jawaban respon anda adalah benar. 


        ­ Menyediakan rekomendasi dan refrensi
Ketika anda mememutuskan dalam membuat surat rekomendasi atau respon untuk informasi tentang kandidat kerja, tujuan anda adalah meyakinkan si pembaca bahwa orang yang direkomendasikan adalah orang yang sesuai dengan kareteristik pekerjaan,tugas, atau objek seseorang lainya. Surat rekomendasi yang sukses mengandung rincian yang relevan, seperti : 


         ­ Nama panjang kandidat 


         ­ Posisi atau tujuan lainnya yang kandidat cari.i 


         ­ Pengalaman anda saat kandidat bekerja untuk anda 


         ­ Fakta dan bukti yang relevan untuk kandidat diberikan kesempatan untuk masuk 
perusahaan lain 


        ­ Membagikan informasi rutin
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam organisasi, memo, dan surat surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien, dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan dapat berasal dari dalam maupun dari luar organisasi bisnis .


­ Mengungumkan kabar baik

Untuk menjaga para pelanggannya atau pihak eksternal, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan mengeluarkan produk baru yang kompetetif, yang mampu mendorong tingkat penjualan perusahaan, dengan pemilihan metode promosi yang tepat dan pemilihan saluran distribusi yang tepat. Good news yang berkaitan dengan produk antara lain : pemberian diskon harga produk, sistem beli atau mengeluarkan produk baru.

­ Pesan­ pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Kita sebagai pelaku bisnis dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, dll dengan penyampaian pesan­pesan secara bersahabat atau catatan catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.

Pesan­pesan bisnis dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik di antara mereka.