Rangkap Tugas: Mengasikan Bisa Juga Mematikan

3. Jenis dan volume pekerjaan yang sifatnya aksidental. Yang tidak sangat mengganggu pekerjaan utama dari karyawan

Sebagai wakil ketua saya juga beberapa kali melimpahkan tugas tambahan kepada para staf kampus. Karena secara organisatoris posisi karyawan berada dibawah tanggungjawab dan kewenangan saya.

Hemat saya, rangkap tugas selalu memiliki sisi plus minus. Bahkan jika tidak ditimbang dengan matang bisa berdampak buruk bagi organisasi. Karena itu, hendaknya pimpinan menimbang dengan bijaksana dan memperhitungkan dengan matang sebelum melimpahkan tugas tambahan kepada karyawannya. Misalnya begini:

1. Mengapa tugas tambahan ini dilimpahkan kepada si A? Apakah karena lembaga atau perusahan kekuarangan sumber daya? Misalnya karena kesulitan pembiayaan untuk merekrut pegawai baru, ataukah karena melihat kapasitas SDM dari karyawan yang memadai untuk menjalankan tugas tambahan tersebut.
2. Apakah tugas tambahan ini tidak mengganggu karyawan dalam menjalankan tugas utamanya? Pimpinan harus memastikan bahwa tugas tambahan ini tidak akhirnya mengakibatkan karyawan mengabaikan tugas utamanya. Karena itu sebaiknya pekerjaan yang diberikan itu sifatnya aksidental, yang durasi pengerjaannya itu tidak membutuhkan waktu yang lama. Sehingga karyawan tidak akhirnya mengabaikan tugas utamanya. Energinya tidak terkuras habis oleh pekerjaan tambahan, sementara dia punya tugas utama. Maka Kurang tepat jika jenis dan volume tugas tambahan yang diberikan itu malah lebih besar dari tugas utama si karyawan.
3. Apakah tugas tambahan ini sesuai dengan kapasitas keahlian karyawan? Karena ini terkait dengan hasil atau mutu pekerjaan. Hindari sekedar memberi tugas tambahan tanpa mempertimbangkan kemampuan karyawan untuk mengerjakannya. Ini akan berdampak pada hasil kerja dan juga beban psikologis karyawan.
4. Apakah tugas tambahan ini bakalan diterima dengan lapang oleh karyawan? Pimpinan atas kewenangan yang dimiliki bisa saja melimpahkan tugas apapun kepada karyawannya. Tetapi tidak berarti ia sewenang-wenang melimpahkan tugas itu tanpa mempertimbangkan sisi psikologis karyawan. Pendekatan yang arif sangat dibutuhkan, sehingga kayawan tidak merasa sebagai kuda beban. Ia tidak merasa sebagai pesuruh yang disuruh-suruh tetapi sebagai rekan yang dihargai martabat dan harga dirinya. Karena jika tidak maka akan mempengaruhi kinerja karyawan, bahkan bisa mempengaruhi kinerjanya di tugas utama. Karena ia merasa terbebani.

Demikian beberapa pengalaman sederhana yang bisa saya bagikan kepada rekan pembaca kompasiana. Intinya adalah, tugas tambahan bukan hal buruk dalam organisasi, bukan pula sebagai bentuk hukuman kepada karyawan, tetapi bisa jadi berkah terselubung bagi karyawan. 

Asalkan ini dipertimbangkan dengan matang oleh pimpinan dan dijalani dengan hati lapang oleh karyawan. Simpulnya: rangkap tugas bisa jadi hal mengasikan bisa juga mematikan. Semuanya tergantung dari bagaimana hal ini diimplementasikan dan dijalani oleh pimpinan dan karyawan.