Optimalisasi Pelaksanaan Administrasi dan Keuangan di Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel

Pendahuluan

Magang merupakan bagian integral dari pendidikan tinggi yang bertujuan mempersiapkan mahasiswa menghadapi dunia kerja. Melalui program ini, mahasiswa diberikan kesempatan untuk menerapkan teori yang telah dipelajari di bangku kuliah ke dalam praktik nyata di lingkungan profesional (Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, 2023). Tidak hanya mengasah keterampilan teknis, magang juga memperkuat kemampuan interpersonal, seperti komunikasi, kolaborasi, dan pemecahan masalah. Dalam konteks ini, Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel Surabaya menjadi salah satu tempat yang ideal untuk mengembangkan keterampilan tersebut, khususnya di bidang administrasi dan keuangan. 

Di dunia kerja, kemampuan non-akademis memainkan peran yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan individu. Kemampuan ini sering kali diperoleh melalui kegiatan di luar perkuliahan, seperti mengikuti organisasi atau program magang. Dalam organisasi, mahasiswa dilatih untuk bekerja secara tim, menyampaikan ide secara efektif, dan menghadapi tantangan dengan solusi kreatif. Dengan pengalaman seperti ini, mahasiswa dapat mempersiapkan diri secara menyeluruh untuk menjawab kebutuhan industri yang semakin kompetitif. 

Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel Surabaya dipilih sebagai tempat magang karena institusi ini memiliki tata kelola administrasi yang baik dan lingkungan kerja yang kondusif untuk pembelajaran praktis. Khususnya di bidang keuangan, mahasiswa magang dapat mempelajari berbagai aspek seperti manajemen aset, pengarsipan dokumen, dan pengelolaan administrasi keuangan. Kegiatan ini memberikan pengalaman berharga bagi mahasiswa dalam memahami cara kerja organisasi serta tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan keuangan secara profesional. 

Selain memberikan pengalaman praktis, kegiatan magang juga menjadi salah satu syarat wajib untuk menyelesaikan program sarjana di Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya. Dengan terlibat langsung di lingkungan kerja, mahasiswa tidak hanya memenuhi persyaratan akademis, tetapi juga memperluas wawasan mereka tentang bagaimana teori diterapkan dalam situasi nyata. Hal ini bertujuan untuk menciptakan lulusan yang kompeten, siap bersaing, dan mampu memberikan kontribusi positif di tempat kerja (Allen, T. D., Eby, L. T., & Lentz, 2006). 

Pelaksanaan magang di departemen administrasi, khususnya di bagian keuangan, memiliki relevansi tinggi dengan Program Studi Administrasi Bisnis. Dalam program ini, mahasiswa diajarkan untuk memahami pentingnya pengelolaan keuangan yang efektif, pengarsipan yang rapi, dan penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam mendukung keberhasilan organisasi (Ahmad, S., & Schroeder, 2003). Selain itu, keterlibatan dalam kegiatan ini juga melatih mahasiswa untuk berpikir kritis dan solutif dalam menghadapi masalah yang sering kali muncul di dunia kerja. 

Institusi seperti Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel menghadirkan berbagai tantangan dan peluang yang sangat relevan dengan dunia kerja. Setiap organisasi memiliki tujuan yang ingin dicapai, namun sering kali dihadapkan pada masalah internal maupun eksternal. Dalam kondisi ini, kinerja yang baik dari sumber daya manusia menjadi faktor penentu keberhasilan organisasi. Oleh karena itu, pengalaman magang memberikan wawasan tentang bagaimana suatu institusi mengelola sumber daya, memecahkan masalah, dan mencapai efisiensi kerja. 

Melalui artikel ini, akan dibahas secara sistematis pelaksanaan administrasi dan keuangan di Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel Surabaya. Artikel ini mencakup tata kelola keuangan yang diterapkan, tantangan yang dihadapi, dan kontribusi mahasiswa magang dalam mendukung operasional administrasi dan keuangan. Dengan demikian, artikel ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas tentang pentingnya pengalaman magang dalam membangun kompetensi profesional mahasiswa, sekaligus meningkatkan efektivitas tata kelola institusi pendidikan tinggi.

Metode

Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif untuk memberikan gambaran mendalam tentang pelaksanaan administrasi dan keuangan di Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel Surabaya. Data primer diperoleh melalui wawancara mendalam dengan staf administrasi, staf keuangan, dan mahasiswa magang, serta observasi partisipatif terhadap aktivitas administrasi dan keuangan. Data sekunder diambil dari dokumen institusi seperti laporan keuangan dan arsip administrasi. Analisis dilakukan secara tematik untuk mengidentifikasi pola dan dinamika tata kelola, dengan triangulasi data untuk meningkatkan validitas hasil. Metode ini bertujuan menghasilkan pemahaman komprehensif tentang efektivitas tata kelola administrasi dan keuangan, serta kontribusi mahasiswa magang dalam mendukung operasional institusi.

Hasil/Pembahasan
Pelaksanaan administrasi dan keuangan yang efektif menjadi tulang punggung operasional institusi pendidikan, termasuk di Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah (STIBADA) Masjid Agung Sunan Ampel Surabaya. Sebagai lembaga yang bertujuan untuk mencetak generasi unggul dalam bidang bahasa Arab dan dakwah, STIBADA memerlukan sistem administrasi keuangan yang tertata. Dengan penerapan tata kelola keuangan yang efisien, lembaga dapat memastikan kesinambungan kegiatan operasional sekaligus memaksimalkan pengelolaan sumber daya yang ada.

Pelaksanaan magang di bagian Administrasi Keuangan STIBADA memberikan gambaran nyata tentang proses pengelolaan keuangan di institusi pendidikan (Billett, 2009). Mahasiswa yang ditempatkan di bagian ini dihadapkan pada tugas seperti pencatatan transaksi keuangan, penyusunan laporan bulanan, hingga pengelolaan anggaran. Aktivitas tersebut tidak hanya membutuhkan ketelitian, tetapi juga pemahaman terhadap prosedur keuangan yang sesuai dengan regulasi yang berlaku. Implementasi teori akuntansi yang telah dipelajari di bangku kuliah menjadi sangat relevan dalam konteks ini (Clarke, 2018).

Selama magang, mahasiswa dihadapkan pada berbagai kegiatan operasional, termasuk pengelolaan anggaran untuk kegiatan akademik dan administrasi. Sebagai contoh, pencatatan pembayaran mahasiswa, penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk acara, dan pencairan dana merupakan aktivitas yang memerlukan koordinasi yang baik. Selain itu, mahasiswa juga dilibatkan dalam penyusunan laporan bulanan dan tahunan, yang menjadi dasar evaluasi finansial institusi. Pengalaman ini memberikan pemahaman praktis mengenai pentingnya transparansi dan akurasi dalam pengelolaan keuangan.

Dalam pelaksanaan tugas, terdapat faktor pendukung seperti bimbingan dari pembimbing lapangan yang kompeten serta perangkat lunak keuangan yang mendukung (Kaushik, M., & Walsh, 2019). Namun, tidak dapat diabaikan adanya hambatan, seperti risiko kesalahan pencatatan, tekanan tenggat waktu, hingga perubahan regulasi yang memerlukan adaptasi cepat. Kompleksitas ini memunculkan tantangan tersendiri yang harus diatasi dengan solusi strategis. Pelatihan rutin, penguatan kontrol internal, dan penggunaan teknologi yang canggih menjadi langkah penting dalam mengatasi hambatan tersebut.

Optimalisasi administrasi keuangan tidak hanya bermanfaat bagi kelancaran operasional, tetapi juga mendukung pencapaian visi dan misi institusi. Dengan penerapan nilai-nilai luhur Sunan Ampel, STIBADA berupaya menjadi lembaga pendidikan yang unggul dan berkarakter Islami. Oleh karena itu, sistem administrasi keuangan yang transparan dan akuntabel menjadi salah satu aspek fundamental untuk mendukung keberhasilan akademik dan dakwah.

Pengalaman magang ini juga memberikan manfaat jangka panjang bagi mahasiswa. Selain meningkatkan kemampuan teknis dalam pengelolaan keuangan, mahasiswa juga memperoleh keterampilan soft skills, seperti kemampuan komunikasi, pemecahan masalah, dan kerja sama tim (Suleman, 2018). Kesempatan ini memperluas wawasan tentang bagaimana teori yang telah dipelajari dapat diterapkan dalam dunia kerja yang nyata. Dengan demikian, mahasiswa tidak hanya belajar tentang aspek teknis, tetapi juga mengembangkan karakter profesional yang diperlukan dalam dunia kerja.

Dari perspektif institusi, kehadiran mahasiswa magang memberikan kontribusi positif melalui ide-ide segar dan semangat baru (Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, 2023). Mahasiswa magang tidak hanya menjadi pelaku dalam kegiatan administratif, tetapi juga membawa perspektif generasi muda yang dapat menjadi masukan berharga untuk inovasi. Hal ini sejalan dengan komitmen STIBADA untuk terus beradaptasi dengan perkembangan zaman tanpa meninggalkan nilai-nilai tradisional yang menjadi pondasinya.

Dengan memahami tantangan dan potensi dalam pelaksanaan administrasi keuangan, STIBADA dapat terus meningkatkan kualitas tata kelolanya. Kombinasi antara teknologi, kompetensi sumber daya manusia, dan integrasi nilai-nilai Islami menjadi kekuatan utama dalam mewujudkan institusi pendidikan yang tidak hanya efisien secara operasional tetapi juga berkontribusi pada pengembangan masyarakat. Pengalaman ini menjadi pelajaran berharga bagi semua pihak yang terlibat, termasuk mahasiswa, institusi, dan masyarakat luas.

Kesimpulan

Selama Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah (STIBADA) Masjid Agung Sunan Ampel Surabaya, penulis memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai pengelolaan administrasi keuangan di lembaga pendidikan. Pengalaman ini mencakup pengelolaan transaksi keuangan, penyusunan laporan, serta pengelolaan anggaran untuk dana operasional dan kegiatan pendidikan. Penulis juga dapat mengaplikasikan ilmu teori yang diperoleh di perkuliahan dalam praktik nyata, memastikan bahwa pengelolaan administrasi keuangan sesuai dengan standar regulasi yang berlaku. 

Selain itu, magang ini membantu penulis mengembangkan keterampilan teknis dalam pengelolaan arsip dan dokumen transaksi, serta keterampilan interpersonal dalam komunikasi dan penyelesaian masalah dengan berbagai pihak. Lingkungan kerja yang kondusif dan bimbingan dari staf profesional di STIBADA juga turut mendukung pengembangan kemampuan baik secara teknis maupun pribadi. Secara keseluruhan, pengalaman magang ini berkontribusi dalam optimalisasi pelaksanaan administrasi dan keuangan di STIBADA, memberikan wawasan penting tentang efisiensi dan akuntabilitas yang diperlukan dalam tata kelola lembaga pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Ahmad, S., & Schroeder, R. G. (2003). The Impact of Human Resource Management Practices on Operational Performance: Recognizing Country and Industry Differences.

Allen, T. D., Eby, L. T., & Lentz, E. (2006). Mentorship Behaviors and Mentorship Quality. Journal of Operations Management, 21(1), 19--43.

Billett, S. (2009). Realizing the Educational Worth of Integrative Learning Experiences. Studies in Higher Education, 34(2), 195--212.

Clarke, M. (2018). Rethinking Graduate Employability: The Role of Capital, Individual Attributes, and Context. Studies in Higher Education, 43(11), 1923--1937.

Kaushik, M., & Walsh, K. (2019). Role of Internship in Enhancing Employability of Management Students. International Journal of Management Education, 17(3), 100--120.

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset,  dan T. Panduan Praktik Kerja Lapangan Mahasiswa (2023). Indonesia.

Suleman, F. (2018). The Employability Skills of Higher Education Graduates: Insights into Conceptual Frameworks and Methodological Options. Higher Education, 76(2), 263--278.

Yorke, M., & Knight, P. T. (2004). Employability: Judging and Communicating Achievements. Learning and Employability Series. Higher Education Academy.

Iskandar, M. (2017). Pengaruh Kegiatan Magang Terhadap Kesiapan Kerja Mahasiswa. Jurnal Pendidikan dan Pengajaran, 4(2), 123-130.

Taylor, M. S. (1988). Effects of College Internships on Individual Participants. Journal of Applied Psychology, 73(3), 393-401.

Sutrisno, E. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia. Kencana Prenada Media Group.

Sekolah Tinggi Ilmu Bahasa Arab dan Dakwah Masjid Agung Sunan Ampel. (2023). Profil Institusi. https://www.stibada.com.

Jackson, D. (2015). Employability Skill Development in Work-integrated Learning: Barriers and Best Practice. Studies in Higher Education, 40(2), 350-367.

Zainuddin, Z., Habib, L., & Sadali, M. A. (2020). The Effectiveness of Industrial Training on Students' Competency Development. Journal of Technical Education and Training, 12(2), 34-45.