Surat Bukti Gadai adalah dokumen yang diberikan kepada nasabah saat nasabah menyetujui jumlah pinjaman yang diberikan. Didalam SBG akan tertera barang jaminan dan spesifikasinya, kolom tanda tangan nasabah dan petugas, identitas nasabah, taksiran dan jumlah uang pinjaman, tanggal gadai dan tanggal jatuh tempo, syarat dan ketentuan pinjam, beserta perjanjian utang piutang. Apabila SBG hilang maka nasabah harus matrai 10.000 dan membuat surat nota kehilangan di kantor yang sudah disiapkan oleh petugas.
2. Catatan Akuntansi
1. Rekapitulasi Transaksi Kasir
Rekapitulasi transaksi kasir merupakan catatan yang dipakai untuk mencatat transaksi harian perusahaan, yang diotorisasi oleh kasir dan Kepala Toko. Catatan ini berfungsi untuk menjelaskan berapa kali setiap transaksi dilakukan, beserta berapa nilai pengeluaran atau penerimaan perusahaan dari transaksi-transaksi tersebut. Adapun jenis transaksi yang terjadi seperti pencairan gadai, tambah modal, tarik modal, pelunasan gadai tebus, pelunasan gadai cicil, pelunasan gadai ulang, dan transaksi biaya-biaya.
2. Rekening Koran
Rekening koran merupakan catatan yang dipakai untuk mencatat transaksi keuangan secara menyeluruh dari suatu rekening milik perusahaan. Fungsi rekening koran yaitu menampilkan transaksi yang terjadi selama kurun waktu tertentu, dalam hal ini perusahaan mencatat perharinya, rekening koran juga berfungsi untuk melakukan rekap daftar keuangan, baik transaksi arus masuk dan keluar.
3. Bagian dan Fungsi yang Terkait
dalam sistem pengeluaran kas pada pemberian pinjaman adalah sebagai berikut:
1. Pramuniaga
Dalam sistem pemberian pinjaman bagian ini bertugas untuk menaksir barang jaminan yang diberikan nasabah sebagai agunan untuk mendapatkan pinjaman. Namun tugas penaksir dirangkap oleh kasir dan kepala toko juga karena keterbatasan SDM.
2. Kasir
