Pada setiap peristiwa yang terjadi pasti selalu memiliki memori atau suatu informasi yang terekam, dan informasi inilah yang dinamakan rekod atau arsip. Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting atas suatu kegiatan dan kejadian yang berupa kumpulan dokumen atau warkat untuk memberikan sebuah informasi. Menurut Yohannes Suraja, arsip adalah suatu catatan yang diolah dan diterima oleh sebuah organisasi atau individu mengenai peristiwa dan disimpan agar dapat dengan mudah ditemukan. Arsip disebut juga dokumen, dan pastinya setiap orang memiliki dokumen.
Situasi di Indonesia?
Indonesia adalah salah satu negara dengan iklim tropis, yang dimana hal ini menjadikan Indonesia termasuk wilayah rawan akan bencana alam. Iklim tropis membuat wilayah Indonesia rentan terkena badai, topan, dan juga siklon tropis yang kerap terjadi di wilayah khatulistiwa terutama yang berada dekat dengan Samudra Pasifik. Selain itu, kondisi iklim dan cuaca di Indonesia juga menyebabkan besarnya kemungkinan terjadinya bencana hidrometeorologi, seperti banjir, tanah longsor, kekeringan, serta angin puting beliung.
Salah satu contoh kasus bencana alam yang terjadi pada satu pekan lalu, misalnya tanah longsor di Tanjung Jabung Barat, Jambi pada 25 Mei 2023 dan angin puting beliung di Kabupaten Lampung Tengah pada 29 Mei 2023. Peristiwa tersebut menyebabkan ambruk dan hancurnya rumah-rumah warga, yang kemudian menjadikan beberapa dokumen penting seperti akta tanah, kartu keluarga, akta kelahiran, serta lainnya rusak dan hilang. Dengan adanya situasi alam seperti ini, mengingatkan kita sebagai pemilik sebuah arsip atau dokumen untuk melakukan pencegahan akan hilangnya informasi dari sebuah arsip atau dokumen.
Apa hubungan antara iklim di Indonesia, teknologi, dan arsip?
Pesatnya perkembangan teknologi saat ini menyadarkan kita sebagai masyarakat akan betapa pentingnya penggunaan teknologi terhadap kehidupan sehari-hari, termasuk dalam proses pengelolaan dan penyimpanan arsip. Bencana alam atau kelalaian manusia yang menyebabkan hilangnya arsip penting, menjadi salah satu alasan agar penyimpanan arsip dapat di transformasikan ke dalam bentuk digital. Arsip kini tidak lagi hanya berupa media cetak atau konvensional, namun banyak juga macam metode pengelolaan dan penyimpanan arsip.
Arsip digital sendiri adalah sebuah metode penyimpanan arsip secara digital yang memanfaatkan teknologi sebagai medianya. Penyimpanan media arsip ke dalam bentuk digital atau digital arsip merupakan arsip yang informasi dan fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan media elektronik seperti rekaman suara, gambar bergerak atau media citra yang diciptakan oleh sekelompok orang maupun individu (Syariasih, 2022). Arsip digital dapat berupa teks, gambar, video, suara, atau softfile lainya yang bisa disimpan melalui perangkat.
Pentingnya perlindungan arsip demi menyelamatkan dari kemungkinan kemusnahan, kehilangan, atau kerusakan informasi baik disebabkan bencana alam ataupun kelalaian manusia, maka diperlukan perlindungan dengan cara pengelolaan arsip secara terprogram dan sistematis. Pentingnya pengadaan arsip digital yang matang untuk menjaga kebertahanan arsip agar dapat digunakan dalam jangka waktu panjang.
Sebagai masyarakat yang hidup beriringan dengan perkembangan teknologi, terkhusunya para generasi muda, kita harus memiliki kemampuan menggunakan teknologi dengan baik. Dengan demikian, kita dapat menerapkan usaha pengadaan arsip digital sebagai upaya penyelamatan informasi dalam kehidupan sehari-hari dan bagaimana kemudian dapat memberikan ilmu tersebut kepada masyarakat luas.
