Kiat Membuat Even dari Skala Kecil hingga Besar

Mungkin anda sering melihat acara atau event di sekitar lingkungan anda, dari yang kecil hingga yang besar, pastinya anda akan bertanya -- tanya bagaimana berapa orang yang terlibat dalam pembuatan acara tersebut? dan bisa jadi acara tersebut hanya dibuat oleh tiga sampai lima orang. Atau mungkin anda pernah menjadi bagian penting dari even tersebut? pastinya anda sudah mempunyai pengalaman diberbagai hal tersebut. Nah disini penulis akan berbag pengalaman tentang beberapa unsur penting dalam membuat sebuah acara/even dalam skala kecil hingga besar dan langsung saja.

• Konsep Even

Konsep acara ini penting dalam menyusun sebuah acara baik itu seminar, workshop, pernikahan dll, dipenyusunan konsep acara ini lebih detail lebih bagus mulai dari tema acara, waktu, susunan acara, narasumber, pemateri, bintang tamu, konsumsi ataupun hal lain yang berhubungan dengan acara tersebut. Bisa dikatakan konsep ini adalah Ruh dari acara, jika konsep acara yang dibuat itu terperinci dan teliti maka eksekusi acara biasanya berjalan dengan lancar dan sukses, begitu juga sebaliknya.

Biasanya dalam menyusun konsep ini tidak dibutuhkan banyak orang cukup beberapa orang saja yang memegang kebijakan penting termasuk klien jika ada jadi tidak terlalu lama bertele -- tele dalam penyusunan konsep acara. Biasanya jika sudah sering melakukan penyusunan konsep acara kita hanya butuh sekitar 15 -- 20 menit dalam menyusun konsep acara.

• Tempat Even

Lokasi terbaik akan memberikan kesan terbaik bagi pengunjung dan orang yang melihat acara tersebut. Kunci utama tempat yang baik adalah kenyamanan dan kerapihan sebuah ruangan jika tidak mendapatkan itu pengujung tidak akan menimati acara dari awal hingga akhir, untuk bisa menilai pengunjung akan nyaman atau tidak, anda bisa memposisikan sebagai pengunjung, dari awal pengunjung hadir dari tempat parkir, pasti anda akan bertanya apakah parkirnya cukup atau tidak? Apakah ada petugas parkirnya atau tidak? dll, sampai pengunjung meninggalkan acara. Agar sebagai panitia bisa memperkirakan apa saja yang bisa mengganggu kenyamanan pengunjung.

• Narasumber / Bintang Tamu acara

Berbicara tentang narasumber maupun bintang tamu pasti ini adalah salah satu faktor penting dalam menentukan jumlah pengunjung banyak atau tidak. Tentu saja narasumber atau bintang tamu ini harus sesuai dengan tema acara atau even agar pengunjung lebih banyak. Untuk mengundang seorang bintang tamu saat ini sudah sangat mudah berkat kecanggihan media sosial, kita tinggal menghubungi akun media sosial mereka dan tinggal mengatur jadwal dan menyesuaikan akomodasi dll.

Jangan lupa juga siapkan tim untuk menyambut bintang tamu dan memenuhi kebutuhan mereka selama persiapan acara hingga selesai. Akan lebih baik jika tim penyambut tersebut adalah orang yang komunikatif jadi bintang tamu akan merasa terbantu dengan informasi -- informasi yang di butuhkan untuk bahan tambahan bintang tamu dalam mengisi acara tersebut.

• Peserta Even

Bukan acara yang bagus jika acara tersebut dikunjungi sedikit peserta atau pengunjung. Konsep acara yang disusun dari awal juga harus bisa menentukan banyaknya pengunjung yang hadir, tentunya sebuah acara juga ada acara yang berbentuk gratis pengunjung dan ada yang berbayar, namun apapun itu panitia tentunya mau tidak mau harus berfikir ekstra agar acara / even tersebut bisa dikunjungi banyak orang. Maka dari itu konsep untuk mensosialisasikan harus matang, khusus acara yang berbayar akan lebih baik jika H-1 sebelum acara panitia sudah mendapatkan daftar pengunjung yang sudah positif untuk hadir, biasanya peserta tersebut sudah melakukan pembayaran sebelum acara. Dan untuk yang acara tersebut gratis akan lebih baik jika melibatkan komunitas yang berhubungan dengan acara tersebut, misalnya acara sepeda santai gratis dalam rangka HUT RI, maka yang di undang adalah komunitas sepeda yang ada di wilayah tersebut.

Akan tidak mudah mengatur acara yang melibatkan banyak peserta, anda sebagai panitia harus menyiapkan tim ekstra agar bisa mengkordinir dengan baik peserta selama acara, tidak hanya itu alur acarapun harus dipersiapkan dengan matang agar mudah dipahami oleh peserta. Jika tidak maka anda akan siap -- siap mendapatkan kesan yang kurang baik oleh peserta, dan kedepannya acara anda tidak akan terlalu diminati oleh pengunjung.

Peserta dalam jumlah sedikit akan lebih mudah dikordinir oleh panitia, karena jumlahnya sedikit dan akan sangat kondusif dengan panitia yang terbatas tidak masalah jika event tersebut dikerjakan oleh beberapa orang saja.

• Tim Event

Tim yang dimaksud disini adalah tim utama dalam proses penyelenggaraan acara, karena percaya atau tidak acara besar bisa hanya dikerjakan oleh tiga orang yang lain hanya kordinator -- kordinator saja. Misal untuk membuat acara pernikahan anda cukup mengumpulkan orang -- orang pelaku usaha untuk dibuat sebuah tim, biasanya dalam pernikahan yang dibutuhkan adalah dekorasi, tempat berupa aula hotel atau lainnya, hiburan berupa band, sound sistem, kursi dan meja, konsumsi dan lain -- lain. Jika anda bisa mengorganisir pelaku usaha tersebut dengan waktu yang tepat, maka anda akan bisa menjadi Event Organizer yang sukses.

• Design Grafis

Kenapa ini penting? Simpel saja untuk pemasaran sebuah acara / even dibutuhkan sebuah design yang menarik dan terlihat profesional, maka anda akan mendapatkan trust dari orang -- orang yang melihat design tersebut. Jika salah satu dari tim adalah designer grafis maka ini sangat membantu dalam sebuah tim tersebut. Pemasaran dalam bentuk banner dirasa lebih efektif karena lebih meenajangkau para pengguna gadget diseluruh wilayah, dengan saran media sosial maka semua kalangan bisa mengakses design acara/even tersebut.

• Layanan Kontak Servis

Kunci dari sebuah jasa adalah pelayanan, maka penulis sangat menyarankan agar menyiapkan kontak layanan kontak servis untuk memberikan informasi jika calon pemberli tiket / pengunjung ingin menanyakan informasi seputar even/acara yang akan diselenggarakan. Ramah dan Informatif juga menjadi kunci dalam melayani pelanggan / konsumen, percuma saja ada layanan kontak servis jika operatornya tidak ramah dan tidak informatif. Jadi ini penting untuk sebuah acara baik berskala kecil maupun skala besar agar pengunjung bisa mendapatkan layanan yang memuaskan terkait acara yang akan diselenggarakan.

• Lain -- lain

Sebagai penyelenggara acara / even hendaknya menyediakan layanan yang memuaskan entah itu kepada pengunjung / tamu maupun kepada klien / pemakai jasa. Di sini keramahan seseorang sangat menentukan Exelent Servis sebuah penyelenggara acara. Sebaik mungkin pertanyaan tamu / klien bisa terjawab dengan baik jika membutuhkan sesuatu. Kenapa? Jika pelayanan kita baik dan berkesan maka tidak menutup kemungkinan jasa kita akan laris dipakai oleh orang lain.

Berikut merupakan kiat -- kiat penting untuk membuat sebuah acara / even agar sukses baik itu dalam skala kecil maupun besar. Tidak masalah berapa jumlah tim anda nyatanya banyak acara besar yang hanya diorganisir hany oleh beberapa orang saja dan kunci utamanya adalah kemampuan kordinasi yang baik dan kerja sama tim yang solid. Sebagai manusia tentunya kita bisa melakukan apapun selama kita mempunyai niat yang kuat, selebihnya kita mempunyai naluri untuk menyelesaikan masalah, setelah kita berhasil melampaui masalah tersebut kita pasti akan terheran -- heran sendiri betapa hebatnya kita bisa melewati masalah yang begitu besar. Termasuk ketika anda harus ditugaskan untuk membuat acara yang besar dan butuh banyak tim oleh atasan anda.