Risk Process - Chapter 5

Penulis : Noto Susanto.,S.E.,M.M.,CSTMI.,CPHCM.,CNHRP.,CHLP.,CPS.,CPI.,CCSRMP.,CPRM.

Tentang: Security Karir, Security Konsep, Penulis Harian Lepas, Penulis 15 Buku, Dosen Ilmu Manajemen UNPAM, Head of L&D OCS Group Indonesia, Intrepenership.

"Mulailah dari proses,jika tidak mulai dari proses lebih baik tidak melanjutkan usaha atau bisnis Anda"  sesuatu yang instan tidak akan bertahan lama dan secara pondasi akan rapuh, saat dihembus angin secara otamatis---berlahan akan roboh sendirinnya"?  +++ Masalah baru akan muncul, disanalah anda berpikir pentingnya mempersiapkan "proses risiko".

Risk Process adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisis, menilai, dan mengelola risiko dalam suatu proyek atau organisasi. Dalam proses risiko membutuhkan komitmen pimpinan organisasi atau perusahaan untuk menentukan responsibility atau penanggung jawab dari setiap risiko-risiko yang akan terjadi di berbagai macam dalam lingkungan perusahaan terutama internal yang berhubungan dengan eksternal.

Dalam organisasi, risiko menjadi mandatori untuk dimitigasi oleh karena itu, perlu untuk menyusun struktur organisasi khusus atau bagian yang  menangani risiko-risiko perusahaan supaya lebih teratur menghadapi risiko serta mempersiapkan langkah-langkah komprehensif baik risiko besar maupun risiko yang kecil. Dari sisi sumber daya manusia diberikan kemampuan atau pengetahuan tentang manajemen risiko supaya lebih sensitif dan tajam berpikir risiko yang akan terjadi.

Proses risiko ini perlu mengintegrasikan beberapa aspek atau alat untuk mencapai kesuksesan menghadapi risiko seperti contoh pemberian dan pembekalan pengetahuan risiko, dokumen atau administrasi yang akan digunakan, prosedur kerja manajemen risiko, atau sistem digitalisasi yang bisa dikerjakan menggunakan alat tersebut. Atau menggunakan data-data masa lalu dalam melakukan perbandingan terhadap kemungkinan risiko yang akan terjadi.

Kerangka berpikirnya bagaimana untuk mempersiapkan sebelum mengidentifikasi risiko dengan menganalisis setiap potensi yang akan berdampak negatif baik itu risiko besar maupun risiko kecil di setiap perusahaan. Risiko yang sudah diidentifikasi bagian proses risiko yang akan dikumpulkan kedalam "risk register" atau dikelompokan menjadi satu dalam "risk mapping" sehingga lebih mudah melakukan pengawasan dan monitoring saat menghadapi berbagai macam kejadian.

Tujuan dari pada proses risiko adalah untuk mengurangi dampak negatif dari risiko dan meningkatkan peluang untuk mencapai tujuan proyek atau organisasi tertentu. Risiko tidak mengenal waktu kapanpun bisa terjadi, oleh sebab itu kesiapan dalam menghadapi risiko harus benar-benar dipikirkan baik dari sisi regulasi perusahaan, kemampuan karyawan, perlengkapan dan peralatan yang digunakan atau pihak eksternal yang akan dilibatkan dalam menghadapi risiko di perusahaan ini.

"Ingat" --- risiko tidak bisa hilang begitu saja, risiko hanya bisa diperkecil dengan langkah mitigasi sesuai dengan jenis risiko yang akan dihadapi. --- Jika anda berpikir tidak apa-apa "karena belum terjadi" ya "tidak jadi persoalan juga" namun dibalik itu semua secara tidak langsung anda sudah memikirkan dan mempersiapkan proses risiko yang akan berdampak atau potensi besar tentu menjadi negatif? Oleh sebab itu, sekecil-kecilnya risiko itu tidak akan  terjadi dan sebesar-sebesarnya risiko tidak mengalami kerugian "namun itu semua tidak mungkin terjadi" siapkan risiko sebelum semuanya menjadi fatal?

Kemudian akan diuraikan beberapa poin penting dalam melaksanakan proses risiko diantaranya sebagai berikut: 

Ketajaman Identifikasi Risiko:
Mengidentifikasi semua risiko potensial yang mungkin terjadi dalam proyek atau organisasi. Ini melibatkan mengevaluasi sumber risiko, kemungkinan terjadinya, dan dampaknya. Cermati sebaik mungkin yang dimaksud dengan sumber-sumber risiko dalam perusahaan Anda baik dari sisi lingkungan kerja, prosedur kerja, sistem dan proses kerja oleh karyawan, fasilitas atau alat penunjang, tempat umum yang bisa digunakan oleh customer eksternal lainnya. 

Semua memiliki potensi "jangan menganggap semuanya baik-baik saja" justru itulah akan berdampak lebih besar contoh kecilnya saja "melihat customer yang sudah biasa berkunjung atau sering datang ke perusahaan anda"  itu perlu dipertimbangkan dalam mengidentifikasi risiko baik benda bergerak maupun benda diam. Poin pentingnya adalah semua objek yang berada di perusahaannya itu lah sumber risikonya yang akan berdampak terhadap kejadian apapaun baik berat maupun ringan.

Kemungkinan-kemungkinan terjadi baik yang sering atau yang belum terjadi "jangan menganggap sepele" kapanpun bisa terjadi? Risiko tidak bisa diajak kompromi "suka-suka dia aja datang" mau pagi hari silahkan, mau siang hari bebas-bebas saja, mau sore hari bisa terjadi juga apalagi malam hari yang terlihat adem dengan situasinya santai---sangat mungkin ada kejadian yang fatal? Jadi, apapun kegiatannya jangan sampai terlewatkan untuk mengidentifikasi risikonya.

Sensitivitas Analisis Risiko:
Menganalisis risiko yang diidentifikasi untuk memahami penyebab, kemungkinan, dan dampak dari setiap risiko. Ini melibatkan mengumpulkan data, membuat model, dan melakukan analisis statistik untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang risiko. Penalaran berpikir menjadi prioritas dalam hal menetapkan semua jenis risiko yang ada dalam bisnis Anda atau perusahaan tempat anda bekerja saat ini baik itu instansi pemerintahan, swasta dan/atau perusahaan milik sendiri.

Pada prinsipnya dimanapun bekerja risiko itu sama? Hanya saja tergantung ketajaman analisa dari setiap objek risiko yang  akan ditetapkan oleh karyawan yang ditunjuk atau sebagai penanggung jawab menangani risiko atau lebih terkenal lagi ahli yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis risiko tersebut. Walaupun sebetulnya sama juga, yang intinya memperlakukan risiko sebaik mungkin agar tidak berdampak lebih besar.

Sehingga, apapun yang menjadi analisis baik itu risiko kecil maupun risiko besar tetap diberikan rangking dan segala prioritas, karena kecil dan besarnya risiko tetap dimitigasi sesuai dengan kegiatan manajemen baik harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan. Artinya konsisten dalam melakukan kegiatan manajemen tersebut atau hal-hal apa saja yang sudah dimitigasikan, hal yang menjadi kebiasaan "menganggap sesuatu hal itu, tidak akan terjadi apa-apa" remeh dan gampang karena sudah biasa terhadap hal yang terjadi lingkungan kerja "baik kejadian atau menghadapi permasalahan yang lainnya".

Keakuratan Evaluasi Risiko:
Menilai risiko yang diidentifikasi berdasarkan dampaknya terhadap proyek atau organisasi. Ini melibatkan penilaian subjektif dan objektif dari tingkat risiko dan kemungkinan terjadinya. Dari kemungkinan risiko yang mempunyai dampak negatif bisa diberikan segala prioritas terutama kejadian - kejadian baik yang sudah di identifikasi maupun yang tidak terindentifikasi maksudnya adalah risiko diluar dari kegiatan risiko secara menyeluruh.

Evaluasi risiko bagian penting untuk mengetahui semua kegiatan organisasi baik secara fakta maupun secara analisis disetiap risiko yang ada dilingkungan kerja. Setiap organisasi apapun bidang kegiatan sudah tentu ada risiko, namun yang perlu digarisbawahi, peran dari manajemen dalam membuat rangking risiko sehingga lebih mudah dalam mengevaluasi risiko tersebut. Namun tergantung kemampuan karyawan yang menjadi tanggung jawab dalam kegiatan evaluasi risiko disetiap bagian atau depertment dan/atau division masing-masing.

Hasil dari identifikasi risiko dan analisis risiko menjadi bahan evaluasi risiko, oleh sebab itu itulah penting memahami proses risiko "ketidaksesuaian dan ketidakjelasan" atau bahasa lain "ambiguitas" baik dari sisi kebijakan  perusahaan, prosedur kerja, sistem dan proses kerja, fasilitas penunjang, sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan kerja, serta teknis lainnya yang berhubungan dengan kegiatan manajemen. Jika tidak dievaluasi risiko, masalah baru akan bermunculan bahkan yang kecil menjadi lebih besar sedangkan risiko besar menjadi fataliti. 

Kepastian Pengelolaan Risiko:
Mengembangkan strategi pengelolaan risiko untuk mengurangi dampak negatif dari risiko dan meningkatkan peluang untuk mencapai tujuan. Strategi pengelolaan risiko dapat meliputi penghindaran risiko, mitigasi risiko, transfer risiko, atau penerimaan risiko. Tanggung jawab manajemen perusahaan terhadap risiko tergantung kepada pimpinan perusahaan untuk menggerakkan tim dalam perusahaan tersebut dengan kendali dan konsep terhadap pengeolaan risiko tersebut.

Tindakan pengelolaan risiko murni atas dasar pimpinan perusahaan yang akan  menyetujui terhadap saran atau masukan untuk mengatasi risiko di perusahaan tersebut, terutama berkaitan dengan biaya, budaya kerja yang akan diterapkan, kebijakan perusahaan yang tegas untuk diikuti semua karyawan, sistem yang mendukung, prosedur kerja agar tidak terjadi penyimpangan, dan strategi operational untuk mengendalikan risiko serta hal teknis lainnya. 

Terlihat hal sudah bisa dikerjakan, tapi yang ini menjadi prioritas untuk diberikan pengawasan dan eveluasi secara berkala terutama mitigasi risiko yang sudah ditetapkan. Harus digaris bawahi pengelolaan risiko bukan hanya internal namun libatkan eksternal yang bisa mendukung untuk mengantisipasi dampak risiko yang lebih besar. Contohnya terjadi pemadam kebakaran, tentu koordinasi dengan dinas pemadam kebakaran setempat, asuransi risiko tentu kerja sama dengan  pihak yang bertanggung jawab lainnya.

Keberlangsungan Monitor dan Kendalikan Risiko:
Memantau dan mengendalikan risiko yang diidentifikasi selama proyek atau organisasi berlangsung. Ini melibatkan pengumpulan informasi baru, menganalisis perubahan risiko, dan mengadaptasi strategi pengelolaan risiko yang ada. Pengawasan yang melekat menjadi sistem  yang terikat untuk memastikan hal-hal yang sudah ditetapkan dari setiap risiko yang akan terjadi diperusahaan "baik sudah pernah terjadi maupun yang belum terjadi".

Keberhasilan proses risiko bisa terlihat secara signifikan asalkan dalam monitoring berjalan sesuai dengan prosedur terutama penanganan risiko "risiko besar akan menjadi kecil" sedang risiko kecil menjadi stabil dan lebih cepat penanganannya. Efektinya orfanisasi bisa terlihat juga, dari tindakan dan perilaku sumber daya manusia yang terlibat baik dalam mematuhi prosedur kerja, kebijakan perusahan, budaya kerja yang konsisten dijalanlan dan kegiatan teknis lainnya.

Pengukuran selanjutnya peran dari pimpinan perusahaan yang memiliki kemampuan meningkatkan kesadaran dan kepedulian bahwa pada dasarnya "risiko itu akan menurunkan reputasi perusahaan" baik risiko yang sudah diidentifikasi maupun risiko yang belum dianalisa. Sekali lagi ditegaskan bahwa risiko tidak akan hilang melainkan terus bertambah dalam situasi dan kondisi tidak menentu baik itu keadaan darurat yang disebabkan oleh alam, penyimpangan dan pelanggaran oleh karyawan, dan kebijakan pemerintah dan perusahaan lainnya. 

Dengan demikian melalui Risk Process ini, organisasi atau tim proyek dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan peluang keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Salam peduli dan sadar bahawa risiko akan datang dikehidupan kit semua, oleh sebab itu tetap semangat dan bersiap-siaplah untuk menghadapi risiko yang akan muncul.