Penerapan "POAC" dalam Learning and Development

                 

POAC ini sering disebutkan dalam beberapa kegiatan seperti saat kuliah, seminar, training, pertemuan komunitas, diskusi internal perusahaan dan organisasi, memberikan pengarahan kepada tim dan diskusi dengan rekan kerja. Namun belum ada panduan yang jelas atau contoh yang diberikan  secara praktis, hanya sebagai gambaran umum atau ada juga hanya ikut-ikutan menyebutkan POAC tapi sebenarnya pemahamannya hanya sebatas itu saja.

Oleh karena itu, penulis akan menguraikan POAC dalam kegiatan 'learning and development'  yang pembahasannya tentang pelatihan dan pengembangan karyawan dalam perusahaan atau organisasi. POAC bagian dari mapping atau pemetaan pekerjaan dan tugas sebelum merencanakan kegiatan pelatihan, hal yang mendasar adalah bagaimana membuat list semua kegiatan kemudian dibuatkan kedalam perencanaan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

Menurut teori dari "George R. Terry,1958 dalam bukunya Principles of Management membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) dan Controlling (Pengawasan)". Dari penjelasan fungsi manajemen ini dapat di singkat dengan "POAC" yang mana akan diimplementasikan di berbagai kegiatan terutama dalam hal ini untuk mendesign pelaksanaan pelatihan dan pengembangan dalam perusahaan atau organisasi tertentu.

Konsep POAC bertujuan mempermudah untuk mencapai tujuan dalam membuat perencanaan pelatihan sampai dengan pengawasan. Yang perlu diperhatikan sebelum membuat perencanaan, agar melakukan persiapan yang matang diantaranya data base karyawan baik posisi atau jabatan, summary pelatihan tahun sebelumnya, kebutuhan materi pelatihan baik internal maupun eksternal, kegiatan diluar KPI atau work plan, dan kegiatan kreativitas inovasi lainnya. 

Kemudian akan diterjemahkan  konsep POAC secara rinci dalam pelatihan dan pengembangan berdasarkan pengalaman dan analisa baik pekerjaan rutinitas maupun mindset strategis learning and development. Akan digabungkan juga kebutuhan perusahaan dan organisasi terutama visi dan misi, nilai-nilai perusahaan,dan budaya perusahaan. Perubahan dan perbaikan kualitas menjadi unsur penujang utama untuk memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan.

Planning (Percencanaan) dalam L&D : 

Membuat perencanaan dalam pelatihan bagian menentukan tujuan yang akan dicapai dengan menganalisa kebutuhan perusahaan untuk mengembangkan sumber daya manusia yang berada dalam perusahaan. Efektifnya perencanaan tergantung dari bagaimana menetapkan poin-poin penting disetiap kegiatan pelatihan dan pengembangan baik dari teknis pekerjaan maupun non teknis pekerjaan karyawan. 

Sehingga perencanaan tidak hanya dibuat saja atau yang penting perencanaannya ada, namun yang perlu dipertimbangkan adalah apakah perencanaan tersebut akan berdampak terhadap situasi dalam perusahaan tempat anda bekerja. Sebelum membuat perencanaan hendaknya melakukan persiapan yang matang diantaranya diskusi dengan pimpinan, rekan kerja, departemen intetnal, dan pihak eksternal yang bisa mendukung dalam mengembangkan kompetensi karyawan baik level orperator, supervisor sampai dengan level manager.

Tingkatan perencanaan bisa dibuat dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Dalam menjalankan tugas pekerjaan di bagian pelatihan dan pengembangan tentu mempunyai kemampuan untuk menentukan dan menetapkan perencanaan baik rutinitas maupun yang belum dipikirkan maksudnya adalah bahwa setiap perencanaan harus bisa diukur, sehingga output  dari perencanaan bisa menghasilkan karya baik bentuk dokumen, ide, inovasi, evaluasi dan yang berhubungan dengan pelatihan dan pengembangan karyawan.

Perencanaan jangka pendek : membuat time table pelatihan dalam jangka waktu pendek seperti agenda pelatihan yang dilaksanakan satu hari, dua hari, tiga hari dan bahkan sampai tujuh hari. Poin penting didalam time table pelatihan adalah bagaimana memastikan agenda yang sudah dibuat bisa berjalan sesuai dengan jam atau waktu yang telah ditetapkan, walaupun tidak berurutan atau bahkan materi pelatihan diganti dengan hari lain, nah itulah perencanaan pasti mengalami perubahan atau ketidaksesuaian.

Bayangkan saja bila tidak mempunyai perencanaan jangka pendek terutama dalam pelatihan, sudah pasti tidak teratur baik dalam waktu pelaksanaan dan materi yang disampaikan. Oleh sebab itu, perencanaan perlu diberikan batasan waktu atau gambaran secara jelas supaya bisa mengerjakan segala prioritas dan tetap fokus untuk menjalankan sesuai dengan time line yang sudah direncanakan. Pengawasan time line menjadi tanggung jawab trainer dan dilakukan pengawasan oleh training manager untuk mengevaluasi selama kegiatan pelatihan berlangsung.

Contoh lain dari perencanaan jangka pendek adalah membuat agenda meeting mingguan, mencatat kegiatan harian yang akan dikerjakan, membuat laporan pelaksanaan training, membuat analisa kebutuhan training, komunikasi dan koordinasi pihak internal yang berhubungan dengan pelatihan dan pengembangan karyawan. Bila perencanaan jangka pendek tidak bisa diselesaikan karena waktu sangat terbatas bisa rencanakan dalam jangka menengah dan jangka panjang.

Perencanaan jangka menengah : bagian dari membuat perencanaan berdasarkan pekerjaan bulanan baik rutinitas yang belum selesai dikerjakan dari perencanaan jangka pendek dan perencanaan pekerjaan yang bersifat kuartal artinya pencapaian target dalam waktu 3-4 bulan. Rangkaian kegiatannya dibatasi dengan deadline, sehingga tolok ukur tugas pekerjaan lebih mudah untuk mencapainya baik dari sisi proses, progres, pengawasan dan evaluasi. 

Hitungan perencanaan jangka menengah tetap masih hitungan bulanan seperti gabungan perencanaan jangka panjang yang dikerjakan atau ditargetkan dalam beberapa bulan kedepan baik 1,2 sampai dengan  3 bulan kedepan. Jika tidak bisa diselesaikan sesuai dengan deadline bisa dikategorikan kedalam perencanaan jangka panjang dengan catatan secara pekerjaan memang sulit atau mengalami kendala yang rumit untuk dicapai baik secara pekerjaan individu, kelompok atau perusahaan belum mendukung.

Perencanaan jangka panjang : merupakan gabungan kegiatan yang sudah dikerjakan dalam jangka pendek dan jangka menengah, secara proses dari setiap perencanaan saling berkaitan dengan tujuan pencapaian kerja yang sudah direncanakan dalam waktu satu tahun. Penting diketahui untuk memudahkan perencanaan jangka panjang mencapai target agar melaksanakan pengawasan kerja perkuartal atau pertiga bulan sekali untuk dievaluasi secara berkala, sehingga pada akhir tahun tidak kejar-kejaran dari setiap pekerjaan yang melibihi batas deadline.

Bagian dari perencanaan jangka panjang seperti work plan,training plan, perencanaan pengembangan karyawan, pelatihan perbaikan kualitas kerja, keterlibatan dalam visi dan misi perusahaan, memastikan budaya perusahaan bisa diimplementasikan dengan baik, dan lain sebagainya. Yang lebih dominan dalam kegiatan training and development adalah perencanaan training baik level operator, supervisor sampai dengan level menagerial. Setiap perencanaan menjadi panduan dalam setiap aktivitas pekerjaan baik secara individu maupun secara kelompok.

Organizing (Pengorganisasian) : 

Pengorganisasian adalah suatu konsep untuk menetapkan tim pelatihan dan pengembangan bekerja dengan efektif dengan melalui struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan yang saling berhubungan dengan departement lain. Membentuk agar setiap departement saling berkoordinasi dan berkomunikasi terkait kebutuhan pelatihan atau bisa juga dengan kegiatan lain baik itu operasional, finance, marketing, sumber daya manusia, teknologi, dan bagian lainnya.

Pengelompokan tugas tim menjadi kekuatan dalam menghadapi persaingan bisnis terutama contoh perusahaan bergerak dibidang "facility management" yang mana skill dan knowledge serta pengalaman yang berbeda-beda saling mengisi satu sama lain, dalam mendukung Kemajuan perusahaan terutama dalam memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan. Dalam hal ini tentu tim trainer menjadi penggerak roda departement training and development dalam mencapai tujuan perusahaan.

Seperti contoh yang akan diuraikan : trainer A bertanggung jawab pelatihan karyawan internal dan membuat video pelatihan, trainer B bertanggung jawab pelatihan eksternal dan inovasi kelas training, trainer C bertanggung jawab training level supervisor dan level manajerial, trainer D bertanggung jawab memberikan pelatihan shop skill dan pekerjaan administrasi lainnya. Ini bagian dari mapping  tugas dan pekerjaan berjalan dengan produktif  serta fokus apa yang menjadi tugas yang diberikan oleh pimpinan.

Sehingga dari sisi pimpinan sebagai pengawas dan evaluasi serta membuat konsep dan inovasi dari sistem pelatihan dan pengembangan untuk dijadikan peningkatan kerja disetiap karyawan. Pengorganisasian ini agar setiap karyawan tahu fungsi harus melakukan apa "cukup jelas dipahami" dan yang paling penting job description sudah mewakili dalam setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tim training and development.

Actuating (Pelaksanaan) :

Actuating adalah suatu kegiatan untuk memberikan pengarahan kepada semua tim yang berada dalam organisasi atau perusahaan agar mampu bekerja sama dalam mencapai visi dan misi perusahaan atau tujuan yang sudah ditetapkan bersama-sama. Mendobrak karyawan agar terus bergerak dan termotivasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab merupakan komitmen dari implementasi bahwa pelaksanaan tugas dan pekerjaan menjadi suatu ikatan antara karyawan dengan perusahaan.

Dalam kegiatan training and development yang menjadi nilai utamanya adalah bagaimana bisa memberikan pelatihan secara konsisten kepada karyawan baik new hire, existing, pelatihan karyawan yang di promosikan dan kegiatan lainnya. Hasil dari pelaksanaan pelatihan tersebut hendaknya mendapat feedback terutama dari peserta pelatihan maupun dari pimpinan yang memberikan instruksi, sehingga pelaksanaan lanjutan training terus memberikan inovasi dan perubahan baik dari sisi teknologi, video training maupun metode yang diberikan.

Tolok ukur pencapaian dari pelaksanaan ini lebih kepada bagaimana tim trainer yang berada di training and development tetap "disiplin, konsisten dan komitmen" dalam memberikan pelatihan baik secara individu maupun secara kelompok. Berdasarkan intruksi atau pengarahan agar training plan sebagai panduan dalam menetapkan pelaksanaan training tersebut, sehingga secara pekerjaan lebih terukur dan menyesuaikan perencanaan yang sudah dibuat sesuai dengan kebutuhan operasional.

Controlling (Pengawasan) : 

Controlling adalah suatu kegiatan melakukan pengawasan mulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi terhadap kegiatan pelatihan dan pengembangan, sehingga pencapaian apa yang sudah dikerjakan bisa dilihat dalam laporan terutama laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan. Peran dari seorang pimpinan sangat penting dalam monitoring selama kegiatan berlangsung sehingga pengawasan melekat terhadap trainer dan karyawan lainnya lebih terorganisir. 

Oleh sebab itu, pengawasan juga bisa dibuktikan dengan administrasi baik pelaporan, dokumentasi dan laporan tertulis karena menjadi pertimbangan dalam mengevaluasi karyawan antara target yang disampaikan secara lisan dengan laporan secara tertulis. Konsistensi karyawan bisa diukur dalam pelaporan  dari setiap yang sudah dikerjakan serta tugas dan tanggung jawab dalam memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan internal.

Jadi, pengawasan tidak hanya apa yang dikerjakan kemudian menghasilkan output yang memuaskan atau kinerja yang berprestasi, namun proses menjalankan kegiatan dan tugas pekerjaan perlu diberikan penilaian baik pekerjaan teknis, hard skills, shop skills dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan training and development. Pahami konsep POAC melalui fungsi manajemen "apapun pekerjaannya" bisa di mapping-kan dengan baik terutama dari sisi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi, dan perbaikan secara berkelanjutan. 

Fokus dengan POAC berarti cara berpikirnya sudah berbeda levelnya "sudah naik kelas" yang tadinya hanya menjalankan instruksi atau perintah, mulai sekarang buatkan perencanaan yang baik sampai dengan perbaikan sesuai apa yang dikemukakan diatas. Ilmu ini memang tidak terlihat tapi penting dimiliki terutama level trainer, training manager, para supervisor dan para manager lainnya yang berada di perusahaan tempat anda bekerja. 

Oleh: Noto Susanto, SE, MM, CSTMI, CPS, CPI, CNHRP, CHLP, CCSRMP, CPRM.
Sebagai : Penulis harian lepas, Penulis 14 Buku, Dosen Manajemen, Head Of L&D, Intrerprenership.