Alasan Pelatihan Diperlukan dalam Bisnis Facility Management

                            "Daily Mail"

Pelatihan atau training merupakan hal yang penting dalam menjalankan bisnis terutama bergerak dibidang facility management. Suatu komitmen dari pimpinan perusahaan harus diimplementasikan kepada setiap karyawan yang memerlukan pengetahuan dan keterampilan sebelum para calon pelamar atau sumber daya manusia menjadi karyawan. Tentunya melalui proses recruitment and selection  yang sudah teridentifikasi baik secara persyaratan, personil, kualifikasi maupun teknis lainnya.

Facility management  yang dimaksud semua kegiatan di suatu gedung atau tempat yang di support karyawan  dilingkungan kerja untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya seperti cleaning service, security, technician, gardener, pest control, gondola, recepcionist, administration dan pekerjaan lainnya. Dari jenis pekerjaan tersebut memiliki competecy atau ilmu yang berbeda artinya perlu diberikan pembekalan secara khusus baik itu pengetahuan, keterampilan dan budaya kerja agar bisa menciptakan karyawan yang mampu bekerja dengan keilmuan yang dimilikinya.

Training and facility management  menjadi integrasi yang saling berhubungan terutama bagi penyedia jasa facility service "baik itu  outsourching 'bekerja tempat klien atas dasar kerja sama pihak kedua' maupun in-house 'yang bekerja dengan langsung kepada pihak pertama' intinya sama". Namun yang harus digaris bawahi bagaimana implementasi pelatihan yang diberikan, tentu berbeda-beda tergantung perusahaannya fokus atau tidak terhadap pelatihan yang diberikan kepada karyawannya? Bila perusahaan yang besar tentu mempunyai departement training untuk mendukung kegiatan bisnis dilingkungan kerjanya masing-masing.

Lebih spesifik lagi, uraian ini akan menitik beratkan terhadap perusahaan outsourching atau perusahaan yang menyediakan berbagai jenis service seperti penjelasan diatas. Baik itu "global company maupun local company" intinya sama, hanya saja kebijakan dan budaya kerja yang berbeda terutama dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat untuk memenangkan tender atau kerja sama pelayanan disegementasi customer yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan dari pengguna jasa "jasa pelayanan apa yang dibutuhkan" sehingga terjadilah kerja sama dalam jangka waktu tertentu kedepannya. 

Hubungan dengan training, sudah jelas sangat diperhitungkan? "logikanya begini karyawan yang baru masuk pasti belum mengerti apa-apa baik dari skill pekerjaan, budaya kerja, nilai-nilai perusahaan dan hal lainnya" tentu tidak akan berjalan secara professional bila tidak diberikan pelatihan 'baik karyawan pengalaman maupun karyawan non pengalaman' artinya siapapun yang menjadi karyawan baru wajib diberikan pelatihan, sehingga karyawan yang bekerja ditempat klien dapat menjalankan tugas pekerjaannya sesuai pengetahuan dan keterampilan yang diberikan pada saat training berlangsung sebelumnya. 

Perspektif training diperlukan lebih kepada perusahaan facility management  mengelolah karyawan yang bekerja atau ditempatkan diarea customer atau klien sebagai pengguna jasa facility management tersebut. Berikut adalah bebarapa alasan penting mengapa perlu diberikan pelatihan dalam kegiatan pelayanan dilingkungan kerja pengguna jasa, sehingga proses pelaksanaan pekerjaan baik dari proses, sistem maupun prosedur berjalan maksimal dan tentunya diikuti oleh seluruh karyawan yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing.

Membangun Pondasi Perusahaan :

Pada prinsipnya pelatihan itu hal yang melekat terhadap kegiatan manajemen yang menerima calon karyawan baru, kemudian diberikan pelatihan untuk mengetahui proses seleksi dari karyawan tersebut. Artinya jika tidak mengikuti proses pelatihan, bagaimana karyawan menjalankan pekerjaan yang benar karena belum diberikan pembekalan diawal seperti peraturan perusahaan, visi dan misi perusahaan, nilai-nilai perusahaan, budaya yang wajib dijalankan dilingkungan kerja dan prosedur kerja yang membantu karyawan bekerja.

Kesadaran pimpinan perusahaan menjadi pertimbangan bahwa pelatihan menjadi kewajiban "setiap karyawan diberikan pelatihan" merupakan aset terbesar untuk kemajuan perusahaan dimasa akan datang. Tentu menjadi penilaian dari pihak terkait baik internal maupun eksternal bahwa memang benar adanya bahwa perusahaan X konsisten dalam memberikan pelatihan kepada karyawannya, hal ini memperkuat daya saing di segmen pasar facility management untuk menghadapi tantangan perusahaan yang terus mengalami perubahan.

Kekuatan training dalam membangun perusahaan menjadi keseimbangan dalam menciptakan keunggulan karyawan yang terus diberikan pengembangan baik dari pengetahuan, keterampilan dan kelimuan lainnya yang menunjang dilingkungan kerja karyawan. Baik dan buruknya suatu perusahaan menjadi ketergantungan karyawan yang bekerja dilokasi kerja klien, oleh sebab itu bila pelatihan diberikan secara berkala "baik sebelum mulai kerja dan yang sudah bekerja" maka kecil kemungkinan karyawan tersebut melakukan penyimpangan, pelanggaran dan Kelalaian bekerja.

Jadi, kenapa pelatihan menjadi pondasi perusahaan? Karena setiap karyawan yang bekerja menjadi "ujung tombak perusahaan" yang selalu membawa nama baik perusahaan baik dari seragam yang digunakan maupun sikap dan perilaku dalam memberikan pelayanan kepada customer. Apapun perusahaan intinya pelatihan wajib diberikan kepada karyawan? 

Meningkatkan Pengetahuan dan Keterampilan Karyawan : 

Bisnis jasa pelayanan "produck utamanya adalah orang" nah, bila dilihat dari aktivitas pekerjaannya secara otomatis pasti membutuhkan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk karyawan tersebut. Tidak mungkin datang tiba-tiba kecuali melalui proses training, seperti contoh terhadap petugas kebersihan "bila tidak ada pengetahuan dan keterampilan" kurangnya rasa percaya diri dalam menjalankan tugas pekerjaannya, menghindar tugas yang belum dikuasainya, dan lain sebagainya.

Kompetensi yang dimiliki oleh karyawan menjadi tolok ukur "bahwa karyawan tersebut sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai" anggap saja petugas cleaning service harus menguasai dry mopping, dusting, toilet cleaning, dan skill lainnya. Ini sebagai contoh saja, untuk mengetahui agar setiap karyawan wajib menguasai kemampuan basic pekerjaan yang dimilikinya, sehingga tidak mengalami kesulitan ketika menghadapi permasalahan ditempat pekerjaannya masing-masing baik internal perusahaan maupun eksternal klien. 

"Contoh lainnya terkait skill dan knowledge yang ada dalam facilify management" seorang security harus bisa menguasai pemeriksaan kendaraan, pemeriksaan tas, melaksanakan patroli, pengecekan keluar/masuk barang, pengaturan arus kendaraan atau lalu lintas, penulisan laporan, pelayanan prima dan lain sebagainya. Jika seorang teknisi harus menguasai tentang kelisrikan, mesin, AC, genset, trafo, lift, escalator, ilmu K3 (keselamatan dan kesehatan kerja), dan skill  lainnya, sedangkan seorang resepsionis harus menguasai dalam hal memberikan pelayanan 5S (senyum, salam, sapa, sopan dan santun), penerimaan tamu, penerimaan telpon, handling complaint, communication efective, dan lainnya.

Itulah gambaran kompetensi karyawan yang perlu ditingkatkan "baik terhadap pengguna jasa pelayanan maupun terhadap penyedia jasa pengamanan" sehingga kerja sama jangka panjang akan terus berlanjut dalam arti lain "kontrak diperpanjang" karena karyawannya sangat professional dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab dilingkungan kerjanya. Tentunya hal ini lebih mempermudah tim manajemen dan para manajer mengevaluasi dan mengembangkan bisnis apa saja yang akan dibutuhkan oleh customer tersebut. Ini alasan "mengapa harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang tinggi".

Memperkuat Branding Perusahaan Melalui Pelatihan : 

Sebagai komitmen setiap perusahaan akan menjanjikan kepada calon klien baru, bahwa karyawan yang akan ditempatkan sebelum bekerja melalui proses pelatihan, tidak hanya karyawan yang baru masuk saja namun karyawan yang sudah bekerja akan diberikan pelatihan satu kali dalam satu bulan dalam hitungan satu tahun lamanya  "itu ungkap sales atau marketing". Untuk memikat hati klien agar bisa memenangkan tender atau bisnis jasa pelayanan yang menjadi persaingan dengan kompetitor lain. 

"Strategi ini paling ampuh" karena 90 % klien tertarik dan sangat berminat bila perusahaan facility management menyediakan pelatihan kepada karyawannya." Terkadang tidak hanya karyawan internal tapi karyawan eksternal ikut bergabung mengikuti training yang diselenggarakan oleh penyedia jasa" walaupun diberikan secara gratis, hal ini bagian untuk membangun kepercayaan terhadap klien bahwa yang disampaikan diawal  bisa terealisasikan atau sesuai dengan yang dijanjikan. Oleh sebab itu, harus konsisten dalam memgimplementasikan setiap training yang sudah direncanakan baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

Perlu dikomunikasikan juga kepada pihak internal terutama tim operasional dan tim training untuk mencocokan agenda pelatihan tahunan "karena didalam perjanjian kontrak kerja tidak ada tertulis yang menyatakan bahwa pelatihan diberikan sebulan satu kali selama kerja sama berlangsung" hanya saja penyampaian secara lisan oleh sales/marketing kemudian diterima oleh klien dengan menjawab "mengiyakan" artinya inilah kecerdasan komunikasi untuk mencapai tujuan bersama dengan perjanjian kerja tersebut.

Solusi efektif dari pelaksanaan training tahunan  "dengan melibatkan tim dari support function untuk memberikan materi pelatihan yang berbeda-beda" yang berperan disini adalah operasional untuk membagikan waktunya siapa saja yang bisa mengisi waktu training tersebut, tidak hanya divisi training saja, operasional juga harus bertanggung jawab untuk memberikan training kepada timnya diarea kerja masing-masing. "Ini hal yang perlu dipahami bahwa training semuanya bisa memberikannya", tidak hanya trainer atau instructor perusahaan yang memberikan materi training tersebut.

Jadi, klien tidak tahu hal sebenarnya, yang klien ingin melihat bahwa pelatihan setiap bulan terlaksana "siapapun yang menyampaikan materi tidak menjadi persoalan serius". Alasan ini menjadi gabungan dari membangun pondasi perusahaan dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, sehingga klien bisa menceritakan ke klien lain bahwa perusahaan X memang layak direkomendasikan untuk menjadi terbaik dan mendapatkan project-project baru atau lain, karena branding perusahaan sudah terkenal oleh klien-klien lain. 

Mempersiapkan Menghadapi Tantangan Perkembangan Dunia Bisnis : 

Selain yang diuraikan diatas "membangun pondasi perusahaan, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dan memperkuat branding perusahaan" ada alasan yang lebih penting untuk menghadapi perubahan terutama dibidang teknologi. Bisa saja berhubungan dengan elektronik seperti absensi karyawan, penyimpanan dokumen,pengadaan barang, sistem perusahaan yang diterapkan oleh masing-masing departement, dan lain sebagainya. Intinya seluruh karyawan wajib tahu dan mengetahui terhadap penggunaan sistem teknologi yang digunakan oleh perusahaan. 

Menghindari dari kemalasan agar keluar dari "zona nyaman" maksudnya agar setiap karyawan terus belajar dan mengikuti perkembangan dan perubahan di lingkungan kerja. Ini menjadi tantangan internal perusahaan membuat karyawan selalu "termotivasi tetap mengembangkan diri baik mengikuti pelatihan, seminar, baca buku, bahkan melanjutkan kuliah bila memungkinkan".  Peran dari dari seorang pengawas dan manager sangat dibutuhkan untuk membangkitkan rutinitas tidak membosankan terutama menjalankan tugas dan tanggung jawab dilingkungan kerja.

Fenomena terjadi hampir rata-rata "karyawan sudah nyaman dengan posisi kerja yang saat ini mereka jalani" seperti contoh tidak ingin di promosikan karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan, tidak mau dipindahkan karena lokasi kerja dekat dengan rumah, merasa dekat dengan pimpinan sehingga berperilaku acuh tak acuh sehingga prosedur kerja tidak berjalan maksimal, dan lain sebagainya. Itu lah sebabnya, pelatihan penting diberikan kepada karyawan "salah satu  untuk merubah cara berpikir yang benar atau sudut pandang dalam menjalankan tugas pekerjaan" yang menjadi tanggung jawab masing-masing.

"Maka dari itu kecenderungan akan terjadi beberapa kemungkinan yang bisa berdampak negatif terhadap perusahaan" seperti kontrak tidak diperpanjang atau putus kontrak, reputasi perusahaan menjadi lebih buruk, dan identitas perusahaan semakin menurun sehingga klien akan mempertimbangkan untuk menggunakan jasa pelayanan. Hal ini menjadi serius, diperhatikan "terutama dari semua jajaran pimpinan baik level manager sampai dengan Level direktur perusahaan".

"INOVASI DAN PERBAIKAN DALAM TRAINING" akan menjawab semua kebutuhan dan keluhan customer baik internal maupun eksternal, sehingga apapun alasannya bahwa pelatihan itu penting?

Oleh : Noto Susanto, SE,MM,CSTMI, CPHCM, CNHRP, CNLP, CRMP, CCSRMP, CPI, CPS.

Sebagai : Penulis lepas harian, penulis 14 Buku, Dosen Manajemen, Head of L&D dan Enterprenership.