Spedometerku

Pengantar

Tulisan ini merupakan rangkuman dari hasil pengamatan selama membantu program penerapan improvement di berbagai organisasi, baik dalam bentuk pelatihan maupun konsultansi. Pada waktu program improvement mulai digulirkan, sering muncul pertanyaan, antara lain

• “Apa manfaatnya bagi saya kalau saya menerapkan program improvement ini”;
• “Apakah gaji saya akan naik kalau ikut menerapkan program improvement ini?”.

Pertanyaan ini muncul tidak saja dari jenjang operator, akan tetapi juga jenjang di atasnya yaitu Leader, Group Leader, Supervisor bahkan Manajer. Dengan membaca tulisan ini diharapkan satu kendala yang muncul dalam rangka penerapan program improvement bisa diatasi (ada jalan keluarnya).

Setelah tulisan ini dipublikasikan sejak 21 Februari 2011, banyak masukan yang saya peroleh ketika menjelaskan konsep speedometerku ini pada acara pelatihan dan konsultansi di perusahaan. Secara berkala artikel ini akan di update, akan ditambahkan link atau catatan lainnya yang mudah-mudahan lebih memberikan pencerahan dalam memahami speedometerku. 

-Salam Improvement- 3 Juli 2015 -  

 

Spedometerku

Pada waktu mengendarai kendaraan bermotor, salah satu alat bantu dalam mengendalikan perjalan kita adalah spedometer. Dari spedometer inilah kita bisa mengetahui kecepatan kendaraan, putaran mesin, bahan bakar, suhu (gambar-1).

 Gambar-1: Spedometer kendaraan bermotor

Karena takut terlambat sampai di tempat kerja, sering pada waktu memacu kendaraan, selain melihat jalan raya, maka indikator kecepatan di spedometerlah yang kita amati. Apa yang terjadi? Bukannya tepat waktu sampai tujuan, tetapi berhenti di tengah jalan karena bahan bakarnya habis..

Cerita di atas merupakan perumpamaan dalam bekerja, dimana ada speedometer yang membantu mengendalikan kinerja pekerjaan. Indikator di spedometer dalam bekerja adalah gaji, kepuasaan pelanggan, improvement, belajar&berkembang (gambar-2)

 

Gambar-2: Spedometer dalam bekerja

Dalam bekerja, gaji merupakan indikator yang biasanya selalu dicermati, adalah wajar kalau inginnya naik terus. Hanya menjadi suatu yang tidak wajar ketika indikator gaji tidak naik, kemudian aksi protes / demo yang muncul tanpa terlebih dahulu mengamati indikator lainnya, yaitu Kepuasan Pelanggan, Improvement dan Belajar&Berkembang.

 

Kepuasan Pelanggan

Dalam bekerja, apapun yang Anda kerjakan, tujuan akhirnya adalah kepuasaan pelanggan. Kecepatan proses kerja di dalam suatu organisasi -berawal dari permintaan pelanggan berakhir ketika pelanggan membayar pesanannya, sehingga sering digambarkan seperti rantai- merupakan salah satu ukuran yang diinginkan oleh pelanggan -disamping ukuran lainnya misal harga, keselamatan kerja, pelayanan, lingkungan-

source: http://www.scielo.cl/scielo.php?pid=S0718-27242014000300016&script=sci_arttext 

Gambar-3: Rantai Proses 

Kalau diibaratkan seperti rantai, maka dimanapun posisi Anda, proses selanjutnya –proses yang menerima hasil kerja Anda- adalah pelanggan Anda dan Anda wajib untuk untuk memenuhi segala keinginannya sampai puas. Ada tiga hal minimal yang bisa Anda lakukan untuk memuaskan pelanggan, yaitu JANGAN

1. MENERIMA –dari proses sebelumnya / supplier-
2. MEMBUAT –memproses-
3. MENGIRIMKAN –ke proses selanjutnya / pelanggan-

Artinya kalau tahu barang / dokumen / material tersebut tidak sesuai dengan spesifikasi, maka tidak usah diterima, kalau sudah diterima jangan diproses, kalau sudah diterima jangan dikirimkan.ke proses selanjutnya.

Karena fokus pengendaliannya hanya di indikator gaji, maka sering indikator kepuasan pelanggan menjadi dinomorduakan. Ada hal lain yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, yaitu setiap hari antar proses dalam organisasi mereview kinerjanya -populer dengan istilah SLA-service level agreement-, terutama hal-hal yang belum memuaskan proses selanjutnya. Sehingga masalah yang terjadi bisa langsung terungkap dan tidak disembunyikan lagi –masalahku masalahmu, masalahmu masalahku, masalah kita bersama-

Improvement

Pola pikir yang sering ditemui dalam bekerja adalah “saya bekerja sesuai dengan uraian jabatan, karena saya digaji berdasarkan uraian jabatan”. Masaaki Imai dalam bukunya KAIZEN yang terbit di tahun 1986, menggambarkan peran masing-masing jenjang jabatan di dalam organisasi (gambar-4)

Gambar-4: Kaizen dalam Organisasi

Seluruh jenjang di organisasi mempunyai pekerjaan rutin sehari-hari –dimana semakin ke bawah jenjangnya semakin besar pekerjaan rutinnya-, selain pekerjaan rutin, setiap jenjang mempunyai peran dalam hal Kaizen (continuous improvement).-dimana semakin ke atas jenjangnya semakin besar porsinya untuk Kaizen-. Semakin tinggi jenjangnya, selain Kaizen ada tuntutan lain yaitu Inovasi.

Banyak organisasi yang sudah menjalankan program Kaizen melalui 5S/5R, QCC, SS; hanya saja program tsb sering tidak dikaitkan dengan perannya seperti yang terlihat di gambar-4. Berikut ini catatan yang ditemui dari hasil melihat penerapan masing-masing program di organisasi.

Pola Pikir SDCA-PDCA

Daur SDCA-PDCA dipakai sebagai pola pikir dalam pelaksanaan improvement, untuk penjelasannya silahkan lihat video berikut ini (https://www.youtube.com/watch?v=yh4h2rft3c8)

Program 5S/5R

Program ini (Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-Shitsuke/Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-Rajin) dijalankan karena tuntutan, mau ada

- Tamu, kunjungan

- Audit, baik internal maupun eksternal,

Yang terjadi adalah program 5S/5R hanya sekedar bersih-bersih tempat kerja atau mengecat mesin –akibatnya label informasi mesin sering hilang karena tertutup cat-

 

Program QCC

Program ini (Quality Control Circle) bertujuan membekali operator dengan pola pikir proses pemecahan masalah dengan menggunakan alat statistik yang sudah disederhanakan. Sehingga kalau menemui masalah sehari-hari di area kerjanya, misal: kelainan / gejala-gejala di mesin dapat langsung mengatasinya sendiri. Ada berbagai nama yang ditemui di berbagai organisasi a.l GKM (Gugus kendali Mutu), QIT (Quality Improvement Team), SGA (Small Group Activity), AKK (Aktivitas Kelompok Kecil), HPWT (High Performance Working Team).

Belajar & Berkembang

Gambar-5: Matrik Skill

Indikator belajar&berkembang di beberapa organisasi sudah dijalankan, hanya saja tidak secara langsung dijelaskan bahwa apa yang dilakukan tsb merupakan ukuran dalam spedometerku. Ada contoh menarik untuk indikator ini, yaitu di suatu organisasi yang memiliki alat transportasi forklift, ternyata tidak ada pengemudi forklift secara khusus. Setiap orang dalam organisasi tsb –jenjang apapun- boleh mengemudikan forklift asalkan sudah berlisensi. Contoh lainnya, di line produksi dipasang foto operator yang menjalankan mesin, dimana skill operator tsb memang sudah memenuhi persyaratan.

Saat ini, melalui internet untuk menambah ilmu pengetahuan dapat diperoleh dengan mudah dan gratis. Berikut ini adalah link yang bisa di akses

 

• https://www.indonesiax.co.id/courses
• https://ocw.mit.edu/index.htm 
• http://www.apo-elearning.org/moodle19/ 
• https://www.khanacademy.org/

 

 

Kesimpulan

Indikator gaji dalam bekerja memang diperlukan, akan tetapi kita tidak bisa berbuat apapun terhadap indikator ini –dalam 7-Habits nya Stephen Covey dikenal sebagai lingkaran perhatian-.(https://www.youtube.com/watch?v=0AsYQNfk8Uk) Bergeraknya indikator gaji dipengaruhi oleh kerja keras, sehingga sering muncul anekdot 7P: pergi pagi pulang petang penghasilan pas-pasan.

Sebagai manusia kita mempunyai pilihan -dalam 7-Habits nya Stephen Covey dikenal sebagai lingkaran pengaruh- yaitu menggerakkan indikator kepuasan pelanggan, improvement dan belajar&berkembang. Karena ditiga indikator inilah kita bisa langsung berbuat sesuatu, hanya saja di tiga indikator ini kita bekerjanya harus cerdas.

Sering muncul pertanyaan, “Saya sudah menjalankan ketiga indikator tsb, akan tetapi mengapa indikator gaji tidak naik?”. Jawabannya adalah di speedometer kendaraan, kalau indikator bahan bakar menunjukkan angka penuh, apakah kecepatan kendaraan langsung naik? Semuanya memang membutuhkan waktu, sehingga setelah menjalankan tiga indikator dibutuhkan kerja yang ikhlas (Gambar-6)

Gambar-6: Kerja Keras + Kerja Cerdas = Kerja Ikhlas

Referensi:

1. Kaizen: The Key To Japan's Competitive Success, by Masaaki Imai, Nov 1, 1986
2. The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey, Nov 9, 2004
3. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action by Robert S. Kaplan and David P. Norton, Sep 1, 1996
4. 20 Februari 2011: http://www.emeraldinsight.com/content_images/fig/0690260502002.png

Diposkan 21st February 2011 oleh KOMUNITAS IMPROVEMENT - NOERADJI PRABOWO (http://komunitasimprovement-noeradjiprabowo.blogspot.com/2011/02/spedometerku_21.html )